El Procedimiento de calidad protocolaria en las empresas

Ya hemos hablado de la necesidad actual de desarrollar un procedimiento adecuado a la política de comunicación de la empresa, en el que se establezcan pautas a seguir en las actuaciones de las personas que componen la empresa y de sus actos que generará un valor añadido en la imagen externa e interna de la empresa, a través del cual se configurará la política protocolaria de la empresa de manera singular y única.

Sin embargo, el protocolo en la empresa se tropieza con el problema de no disponer de un conjunto de normas de general aceptación que puedan constituir el Libro de Estilo del Protocolo en la empresa.

Toda empresa,  que quiera cumplir con sus objetivos de expansión o permanencia, no debe confiar el protocolo a la solución puntual de cada caso, o a las trasnochadas recopilaciones de buenas maneras o buenos modales. Sino, que debe personalizar su propio protocolo.

La imagen que la empresa lanza al mercado a través de sus campañas de relaciones públicas y de marketing, se verá muy reforzada si se desarrolla este procedimiento y se habilita la estructura necesaria para su regulación, gestión y control.

Por todo ello, cualquier empresa,   deberá incorporar a su política general de funcionamiento lo que hemos dado en llamar “PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PROTOCOLARIA”  que, redactado por expertos, recoja todas las cuestiones técnicas y estrategias relativas a sus actos internos y externos, ya sean propios o ajenos, público o privados, así como de cuantas premisas sean necesarias para el desarrollo de un protocolo integral y similar en cualquier sede o delegación de la entidad.

La incidencia que  este Procedimiento va a tener  en la política de imagen de la entidad, no se deberá  realizar de espaldas a la realidad en cuanto  la situación de la Empresa en el marco  de la sociedad, sino que se deberán tener en cuenta  una serie de factores que personalizan el trabajo, como son la implantación  que la empresa tenga dentro de su sector no sólo  en el ámbito nacional, sino en el internacional, sus labores de patrocinio, su expansión económica, su política de diversificación, y en definitiva el peso específico que tiene la Institución en el marco político, económico y social.

Esta política de unificación de criterios en la organización de cualquier acto que organice la empresa, en la atención de sus invitados, y en todas las actuaciones públicas de la misma, se plasmará en un  Procedimiento de Calidad que llamaremos MANUAL INTERNO DE PROTOCOLO.

En dicho documento deben recogerse no solo la línea de actuación en la programación de los actos más importantes de la entidad, sino todos aquellos casos en el que el quehacer de cada día, la imagen de la empresa puede estar en juego.

Supone, en definitiva, una serie de recomendaciones de mucha utilidad, en el deseo de extender la acción de ésta al conjunto de la empresa y facilitar a sus directivos y responsables el conocimiento de determinadas técnicas que puedan contribuir a su mejor relación ante la sociedad en general y ante los «públicos» de la Empresa.

Un manual Interno de Protocolo, no es otra cosa que la recopilación de una serie de normas  internas, adecuadas a la entidad que regulan la manera de organizar los actos por parte de la misma, teniendo en cuenta la política global de comunicación de la empresa, y tendrá las siguientes características:

1.- Se tratará de un Manual individual de esa Empresa. Cada empresa es distinta y tiene distintas políticas de comunicación e incluso teniendo las mismas y las mismas campañas, son desarrolladas por distintas personas, por lo que hay que adaptarlo a las circunstancias y características singulares de cada empresa. Será un Manual único y que solo servirá para la empresa  que lo desarrolle.

2.- Un Manual Interno de protocolo no se termina nunca. Será un Manual vivo y dinámico que se irá modificando según se van modificando las circunstancias generales de la empresa.

Se deben desarrollar tres grandes apartados para cubrir todos los aspectos del procedimiento de calidad en el protocolo a seguir en la empresa.

A- LA POLITICA GENERAL  DE PROTOCOLO DE LA EMPRESA

B.- LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS ACTOS QUE ORGANIZA LA EMPRESA

C.- ASPECTOS DEL PROTOCOLO INTERNO DE LA EMPRESA

Más adelante iremos viendo los distintos puntos que componen ese manual y las líneas generales a tratar en cada uno de ellos.