PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Gran expectación del XVI Congreso en los medios.


Dos páginas en las ediciones impresas de El Día de Valladolid, El Día de SegoviaEl Día de LeónEl Día de SalamancaEl Día de Soria,  El Diario de BurgosEl Diario de Ávila o el Diario Palentino. se dedican a una serie de reflexiones que mantuve con la periodista Patricia Velasco el pasado domingo 25 de septiembre, sobre el verdadero concepto de PROTOCOLO y de la necesidad de coordinar las disciplinas afines de comunicación, punto principal del XVI CONGRESO INTERNACIONAL DE PROTOCOLO, COMUNICACIÓN CORPORATIVA, IMAGEN PERSONAL Y ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Hablamos de las novedades metodológicas que estamos empleando en la planificación de este congreso, como necesidad de adaptarse a una nueva forma de organización de este tipo de encuentros donde lo principal es LAS VIVENCIAS Y LAS SENSACIONES que van a realizar todos los asistentes.

Se puede leer la entrevista en los siguientes enlaces de uno de los periódicos.

Diario Burgos 17.10.01 (1)

Diario Burgos 17.10.01 (2)

También ha acceso a la noticia en la página oficial del congreso en su apartado de NOTICIAS: http://www.congresoprotocolovalladolid.com/noticias-3/274-entrevista-a-gerardo-correas-en-las-principales-cabeceras-de-castilla-leon

 

NOS VEMOS EN VALLADOLID

 

 

 

Avanzamos a buen ritmo con el Congreso


Parece que fue ayer cuando empezamos con el XVI  CIPRO , allá por noviembre 2016, pero ya estamos a falta de 75 días para encontrarnos en Valladolid y tenemos muchas novedades cerradas que os queremos contar.

PROGRAMA CIENTÍFICO.- Ya  tenemos cerrado el programa en el que seguro habrá NOVEDADESalgún cambio, pero ya os podemos adelantar los horarios previstos.

Lo podéis ver en la web del congreso: http://www.congresoprotocolovalladolid.com/programa/programa-cientifico

PONENTES Y PONENCIAS.- Podréis ver la relación de los 80  ponentes ( Y todavía nos faltan algunos por confirmar). Su foto, su currículum y el abstract de su ponencia.En el enlace:  http://www.congresoprotocolovalladolid.com/el-congreso/ponentes-y-ponencias

PROGRAMA SOCIAL.– Hemos desarrollado en este congreso un  ambicioso programa social pero que no solo sirva para hacer turismo sin que se ha enmarcado dentro del programa científico.

De esta manera, hemos programado, además de las 80 ponencias que se van a desarrollar,  un total de 22 EXPERIENCIAS que se podrán vivir de manera directa y que cada una de ellas tendrá relación directa  con el mundo del protocolo, la comunicación, la imagen personal y la organización de eventos.

Puedes verlo en  el enlace http://www.congresoprotocolovalladolid.com/el-congreso/experiencias-actividades

Desde visitar la ciudad analizando distintas cuestiones de protocolo, pasando por una visita al estadio para ver “in situ” el funcionamiento del protocolo deportivo, o al paraninfo de la Universidad. Cabe  destacar , la última actividad / experiencia que se ha incorporado, por lo inédita de la misma.

Se trata de la presentación del  primer programa informático de GESTIÓN INTEGRAL DE EVENTOS y de una completa APP de guía para profesionales y no iniciados del protocolo, desarrollada por Javier Carnicer, (@Carnicer-Proto)  Director de Protocolo del Gobierno de Aragón

ESCENARIO .  

YA TENEMOS 137 PALABRAS con las que definimos protocolo.

Pretendemos que el propio escenario también forme parte del contenido del congreso,. De esta manera ya estamos trabajando en el diseño del mismo, para que podáis observar cómo se conforma un escenario que potencie el mensaje del evento

Será un escenario dinámico y realizado con las aportaciones de todos compuesto por las palabras que cada uno ha ido mandando como definición de lo que significa y es el PROTOCOLO Y LA IMAGEN.

PARTICIPANTES

pablo (5)En esta edición nos hemos puesto los objetivos más ambiciosos en cuanto a participación de asistentes. A falta de 76 días ( y a sabiendas que todos solemos esperar al final) se encuentran 298 inscritos de más de 30 países. Grecia, Israel, Marruecos, Países Bajos, Paraguay, Uruguay, Argentina, Rumanía, Polonia, Venezuela, Perú, Chile, Colombia, Bolivia, Panamá, Honduras, Guatemala, El salvador, México, Estados Unidos, Canadá, Francia, Reino Unido, Alemania, Puerto Rico,entre otros

E BOOK

Como novedad del congreso, hemos ido elaborando y publicando una serie de capítulos mice_1del libro en formato “e book” : GUÍA RÁPIDA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS” que esperamos pueda servir de ayuda a todos.

Al final de las publicaciones, a mitad del mes de octubre, estará a disposición de todos de manera gratuita.

 

LA CENA

En la misma línea de que todo lo que se haga en el congreso forme parte de los contenidos específicos del mismo, no solo nos divertiremos con el espectáculo de luz y sonido, sino que podremos observar, al mismo tiempo que degustamos productos típicos de la zona, la escenografía de un evento de este tipo.

Una cena distinta en la que todos nos podremos sentar pero  también nos podremos mover entre sitios y que será amenizada por un grupo de jóvenes con síndrome de Down demostrando así la accesibilidad en los eventos.

EN ESTE ACTO, VOSOTROS SOIS LAS ESTRELLAS,

y así esperamos haceros sentir.

LA APP

Hemos desarrollado para uso de todos losAPP CONGRESO

asistentes una aplicación para dispositivos

móviles que nos permitirá interrelacionarnos

entre todos al mismo tiempo que nos dará

información puntual de todo lo que pueda

acontecer a lo largo de la duración del congreso.

 

 

 

Como os digo, estamos ultimando todas las cuestiones organizativas y ponemos toda la ilusión en conseguir un encuentro que una las profesiones comunicativas y que sirva para hacernos mejores profesionales y mejores amigos.

Os recuerdo que la inscripción está abierta en el enlace:

http://www.congresoprotocolovalladolid.com/inscripcion/boletin-de-inscripcion

 

NOS VEMOS EN VALLADOLID

 

Un evento con dos millones de invitados de diferentes países.


Protocolo  Religioso unido al Protocolo Internacional y  Diplomático, en el que  prima la logística, seguridad y la sanidad.

4 ministerios implicados y más de 150.000 personas trabajando para el evento

 

¿Cómo se puede controlar un evento con tantos invitados?

¿Dónde los ubicas?, recibimientos?, invitaciones?, Actos institucionales?, precedencias?….. ¿La seguridad?      ¿El catering?   ¿los Alojamientos?    ¿Los traslados?

Y ese largo etcétera que sería interminable 

Una cantidad enorme  de cuestiones que hacen de éste,  un evento único en el planeta y que, además, se repite cada año.

Si. Me estoy refiriendo  al “HACH”. O como se dice en árabe :“HAGG” que se inció el pasado 30 de agosto en Arabia saudí.

La peregrinación anual a la ciudad santa de La Meca la cual, según el Corán, debe realizar todo musulmán al menos una vez en la vida, siempre y cuando tenga medios económicos, y  a la que se espera acudan dos millones de musulmanes.

Cifras que dan Vértigo;

  • 17.000 socorristas, varios helicópteros, 100 ambulancias y 51 autobuses hachmedicalizados estarán dispuestos a intervenir en caso de necesidad.
  • 1,5 millones de botellas de agua del venerado pozo de Zamzam se repartirán el domingo en el momento de la ascensión y el estacionamiento en el Monte Arafat.
  • 18.000 autobuses
  • 23.000 empleados de limpieza estarán encargados de mantener limpio el sitio de La Meca.
  • Los peregrinos extranjeros gastaron unos 20.000 millones de riyales (5.300 millones de dólares) durante el hach el año pasado.

 

La pregunta es: ¿Cómo se organiza esto?  

La organización, medida al milímetro, es un ejemplo de trabajo colaborativo y coordinación entre distintos departamentos de varias instituciones en el que se desarrolla no solo un trabajo logístico impresionante sino una labor de protocolo diplomático e internacional de altos vuelos, en el que se ven implicados los ministerios de Peregrinación, Exteriores, Sanidad e Interior

El ministerio de peregrinación coordinado  con el ministerio del interior saudí, despliega a 100.000 (Unos por cada 20 peregrinos) miembros de los cuerpos de seguridad para velar por su seguridad con multitud de cámaras y una cantidad importante de aviones,  y organizarán y dirigirán,  entre otras cosas, en contacto continuo con todos los responsables de las Misiones de Peregrinos, los movimientos y los horarios MUY ESTRICTOS para evitar colapsos y aglomeraciones que, en 2015, causaron centenares de muertos.

En coordinación con los 4 ministerios, la Presidencia de los asuntos de la Mezquita  en La Meca y la Mezquita del Profeta  en La Medina, se ocupan de atender y acoger a los peregrinos para, además de dotar  de más de 15.000 sillas de ruedas para ancianos y discapacitados, destacar a 6.300 empleados que atienden de manera continua a todos, proporcionando agua fría a todos, supervisando las labores de limpieza y ofreciendo el Corán, al mismo tiempo que guardan las puertas sagradas de La Meca y La Medina.

Así mismo, por parte del Ministerio de Sanidad de Arabia Saudí en coordinación con la Media Luna roja, dispone 288 centros sanitarios y 25 grandes hospitales donde trabajan 29.000 médicos y enfermeros apoyados por  2.500 funcionarios .

El  Ministerio de Asuntos exteriores se ocupa de controlar  los visados para que puedan acudir los peregrinos de distintos países  incluidos aquellos con los que Arabia Saudí no tiene las mejores relaciones diplomáticas  en este momento como ocurre con  Qatar o Irán, a cuyos habitantes se les ha permitido este año la entrada en el País.

Todo ello para dotar de seguridad y atención a los tres días de duración que tiene el peregrinaje, cuyo programa según https://es.wikipedia.org/wiki/Hach consta de los siguiente, según reza en esta página (sic):

  • El primer día, 8 de du l-hiyya,* se declara la intención (niyya) de hacer la peregrinación mediante una fórmula repetida tres veces.
    • El peregrino entra en estado de ihrāmo sacralización.
    • Se dan siete vueltas alrededor de la Kaabay se besa la Piedra Negra (matāf).
    • Se hace siete veces el recorrido entre dos lugares llamados Safā y Marwa (separados por 420 m) en recuerdo de la errancia de Agarcuando buscaba agua para su hijo Ismael. Después, se bebe agua del pozo Zamzam  [sa`yi], «esfuerzo, búsqueda»).
    • Seguidamente se acude al lugar llamado Mina, a 4 km de la ciudad, y se hacen las oraciones del mediodía, de la puesta de sol y del alba.
  • El segundo día, 9 de du l-hiyya*, por la mañana, se va al monte Arafat(a 20 km) y allí se realizan las oraciones del mediodía y de la tarde. Se permanece allí hasta la puesta de sol, pues fue en ese momento cuando Mahoma pronunció su discurso de despedida ف [wuqūf], «alto, pausa»).
    • Tras la puesta de sol se va a otro sitio, Muzdalifa, donde se rezan las oraciones nocturnas. En Muzdalifa los peregrinos buscan piedras, que usarán al día siguiente.
  • El tercer día, 10 de du l-hiyya*, tras rezar la oración matutina, los peregrinos vuelven a Mina. Ese día es también el del Aid al-Kabiro fiesta del sacrificio. En el camino hay tres pilares que simbolizan los tres puntos del recorrido donde Iblís, el demonio, intentó disuadir a Abraham. El peregrino lapida los pilares con las piedras recogidas la víspera, en lo que se conoce como la Lapidación del diablo. Algunos rituales marcan que debe sacrificarse también un cordero en recuerdo del que Abraham sacrificó en lugar de su hijo.
    • De regreso a la mezquita donde está la Kaaba, se repiten las circunvalaciones y los recorridos entre Safā y Marwa.
    • Finalmente, se hace una última circunvalación, la del adiós, y se sale del estado de ihrām: los hombres se rapan la cabeza y las mujeres se cortan unos pequeños mechones.
El calendario islámico, no tiene una correspondencia fija con el calendario gregoriano, debido a que éste es solar y en cambio el islámico es lunar y tiene 11 días menos cada año. Como referencia se puede indicar que: el mes Du l-hiyya del año 1434 de la Hégira se se celebró entre el 6 de octubre y el 5 de noviembre de 2013.

 

Más noticias del Congreso


Estamos en Agosto, periodo vacacional en Europa, pero…………… EL CONGRESO NO PARA.

SEGUIMOS CRECIENDO:

1.- PARTICIPANTES.

pablo (5)

A falta de 94 días para el inicio del congreso tenemos ya confirmados

207 PARTICIPANTES

Es una cifra que nos ilusiona y, sobre todo, nos anima a seguir trabajando en beneficio de la profesión y de los profesionales.

Las profesiones se hacen entre todos los profesionales y si, además, unimos profesiones afines en este mundo globalizado y transversal, con seguridad ese ” hacer profesión” supone un aporte a la sociedad.

Ya tenemos listo el programa horario básico que, a falta de los lógicos cambios organizativos, llevaremos adelante en los días 27,28 y 29 de noviembre.

Lo publicaremos en muy breve.

Los que organizamos actos, sabemos que el inscribirse pronto a un congreso no consigue solamente la reserva de plaza sino que AYUDA, así en mayúsculas, de manera definitiva a la mejor organización del mismo.

Por todo ello, Animo a todos a que participéis en este gran evento convirtiéndolo así en la referencia del mundo de la comunicación, el protocolo, la imagen personal y la organización de eventos.

CADA UNO TIENE MUCHO QUE APORTAR Y…………….TODOS APRENDEMOS DE TODOS.

2.- HACEMOS ESCENARIO.

Como sabéis, nos hemos empeñado en que este congreso lo hagamos entre todos y os hemos pedido UNA PALABRA, la palabra más bonita que defina el protocolo.

La respuesta ha sido impresionantepablo (6)

Ya tenemos 74 palabras que definen el protocolo, La Imagen Personal y la Comunicación. La verdad algunas sorprendentes, otras en distintos idiomas, Tenemos algunas en Guaraní, catalán, Vasco, Gallego, inglés y Francés.

 

AQUÍ ESTÁ EL RETO: TENEMOS QUE LLEGAR A…………

DOSCIENTAS

Esperamos vuestras palabras.

Os recordamos que vuestra palabra, aparecerá en el escenario y, además, personalizaremos la acreditación de cada uno con la palabra que nos haya mandado.

Los que se inscriban, la podrán proponer en el boletín de inscripción y aquellos que ya se hayan inscrito, por favor, que manden la palabra a:

congreso@protocolo.com 

Gracias por vuestra colaboración. Sois estupendos¡¡¡¡¡

NOS VEMOS EN VALLADOLID

 

El control de inscripciones de un congreso –


Una de las cuestiones fundamentales que debe hacer la secretaría técnica es el CONTROL DE LAS INSCRIPCIONES. Como en cualquier evento, cuanto más se conozca las circunstancias particulares de los “invitados” asistentes al congreso todo saldrá mejor con seguridad. Por eso le dedicamos un apartado especial.

EL CONTROL D ELAS INSCRIPCIONES DE UN CONGRESO

 

 

 

 

Las tres cuestiones fundamentales para el control de las inscripciones son:

  • LAS BASES DE DATOS
  • LA GESTIÓN DEL MAILING
  • EL BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN.

LAS BASES DE DATOS PARA EL CONGRESO.

Dos son las bases de datos que se deben utilizar en un congreso:

  1. BASE DE DATOS PARA ENVIAR INFORMACIÓN A POSIBLES INTERESADOS EN EL CONGRESO
  2. BASE DE LOS DISTINTOS ASISTENTES AL CONGRESO, SEA CUAL SEA SU CONDICIÓN: congresistas, ponentes, comités, proveedores, etc.

A efectos de que todos los posibles interesados en el congreso conozcan de primera mano los parámetros del mismo, se hace preciso desarrollar la base de datos más amplia para poder difundir el congreso.

Para el control de los asistentes, sea cual sea su condición, será de vital importancia para el trabajo de planificación en las últimas fases y para la ejecución del congreso, pues si se elaboran correctamente podrán proveer de una serie de informes que ayudarán a una mejor calidad en el trato a los asistentes y, sobre todo, se conseguirá un movimiento de todos mucho más dinámico y fluido, evitando colas, molestias y aglomeraciones.

El buen uso de la base de datos de los asistentes, permitirá que el momento clave de acreditaciones que es cuando se producen las aglomeraciones, sea fluido y se resuelva con facilidad.

Para que la base de datos optimice su efectividad y pueda dotar de los informes que se puedan necesitar hay que tener en cuenta de manera especial LOS DATOS QUE NECESITAMOS DE LOS ASISTENTES, para implementar los campos/registros de la base.

Campos a contemplar de manera general:

  • TRATAMIENTO
  • DATOS PERSONALES E INSTITUCIONALES (COLUMNAS SEPARADAS)
  • CARGO
  • INSTITUCION O SIMILAR
  • ORDEN PROTOCOLARIO
  • TÍTULO
  • GRUPO AL QUE SE ASIGNA
  • PROFESIÓN
  • EFEMERIDES
  • DATOS BIOGRÁFICOS
  • ATENCIONES PROTOCOLARIAS
  • DATOS CÓNYUGE O PAREJA
  • DOMICILIOS
  • Teléfono y mail
  • Formas de pago, etc.

Los ERRORES MAS USUALES que se deben evitar en la elaboración de una base de datos son:

  • DUPLICIDAD DE NOMBRES- (SOLO ACEPTABLE POR CARGOS DISTINTOS)
  • DOMICILIOS INCORRECTOS
  • TRATAMIENTOS INCORRECTOS
  • CAMBIOS DE TITULAR EN EL CARGO
  • EXCESO DE AUTORIDADES
  • MEDIOS DE COMUNICACIÓN (PERSONALIZAR)
  • SELECCIÓN CORRECTA
  • FALLECIDOS Y CAMBIOS DE ESTADO

LA GESTIÓN DEL MAILING

Es una pieza fundamental en la etapa de planificación para dar cumplida información a todo el que la solicite y recabar la misma de aquellos que necesitemos.

REGLA DE ORO: 

LA BASE DE DATOS LA PODRÁN VER TODOS LOS QUE SE CONSIDEREN, PERO SOLO LA TOCA UNA PERSONA RESPONSABLE.

Varios son los puntos que se deben tener en cuenta para trabajar debidamente la gestión de transmisión de información a través de la base de datos:

  • Formación del equipo de trabajo, Para que se pueda optimizar la base, es buena idea el definir el equipo de personas que la va a utilizar (no completar, solo utilizar).
  • Formación exhaustiva a todos. Todas las personas del equipo deben tener conocimiento pleno de todos los movimientos del congreso para que cualquier pueda dar la correspondiente información al que la solicite.
  • Transmisión de información a la base de datos. A parte de los campos/registros que se hayan definicio, es muy conveniente establecer una serie de controles que puedan servir a los distintos responsables para una mejor actuación. Me refiero a necesidad de recibimientos, acompañantes, asistencia a todo o no, atenciones protocolarias, horarios de llegada, etc.
  • Plan de Trabajo. Es muy conveniente realizar un plan de trabajo de la gestión del mailing, adecuado para controlar los envíos, las confirmaciones y las respuestas, de tal manera que no se pase ninguna y que la información sea fluida, profesional y efectiva.
  • LAS EXCEPCIONES. Por último, es preciso saber que SIEMPRE habrá excepciones en toda base de datos. Se deberá estar atento, poniendo las correspondientes alertas, a aquellas excepciones que afecten a un número muy reducido de congresistas.
  • EL BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN

El boletín de inscripción no sirve solamente para que los congresistas se inscriban. El boletín de inscripción se debe configurar de tal modo que permita disponer de toda la información necesaria de aquellos que se han inscrito y van a participar en el congreso. Se debe adaptar y personalizar a cada congreso pues son distintos los datos que se necesitan para un evento determinado que para otro.

Este boletín no solo sirve para tener los datos de los congresistas, sino también para poder incorporarlos a los distintos grupos y tener los controles necesarios para poder atenderlos debidamente. De este boletín, saldrá una base de datos con los datos que interesen. También debe contener la información necesaria para el congresista, con el fin de evitar preguntas y repeticiones.

Tres cuestiones a tener en cuenta para la confección del boletín de inscripción:

  • SENCILLO
  • CLARO
  • UTILIZACIÓN DEL FORMATO MAS ADECUADO: PAPEL/WEB…

Debe ser un boletín COMPLETO.

Se elaborará un boletín de inscripción para insertar en el folleto informativo a remitir y que se colgará de la página web, así como en formato .pdf para su remisión por correo electrónico y que contenga al menos los siguientes datos:

  • DATOS PERSONALES: nombre, apellidos, empresa, teléfono, fax, e-mail, ciudad, código postal, provincia, país…
  • DATOS PARA FACTURACIÓN: empresa, NIF-CIF, dirección, ciudad, provincia, código postal, país.
  • CUOTAS DE INSCRIPCIÓN AL CONGRESO: En cuanto a la cuota del congresista, suele ser muy habitual, distinguirla por colectivos distintos:
    • Especial para miembros organización
    • Reducida para residentes o no (iberoamérica)
    • Reducida para estudiantes
    • Tarifa de acompañantes
    • Tarifas especiales de complementos
    • Tarifa especial Post congreso
    • Tarifas especiales de alojamientos
    • Tarifas especiales proporcionales de inscripción diaria
  •  FORMA DE PAGO: Se establecerán distintas formas de pago:
    • Transferencia Bancaria: El abono deberá realizarse por transferencia a nombre de ………. En la cuenta …………
      • Indicando la persona a quien corresponde el pago. La fecha de realización de inscripción será la fecha de realización de la transferencia bancaria de la tasa de inscripción. Deberá enviar justificante bancario, junto al comprobante de inscripción al mail…..
    • Pago al contado.
    • Tarjeta de crédito.
  • FECHAS LÍMITES DE PAGOS
    Descuentos hasta un mes/dos previos al congreso……………. 20-25 %
    No reservas de plazas hoteleras.
  • CANCELACIONES Y CAMBIOS: Se deberán hacer por escrito. Todas las cancelaciones recibidas antes de una determinada fecha, darán derecho a la devolución del 75 % del dinero abonado. A partir de esa fecha no se llevarán a cabo devoluciones.
  • OTROS DATOS DE INTERÉS: control de llegada y salida, alguna característica especial, etc.

TODO LO QUE TENGA QUE PAGAR EL CONGRESISTA debe estar incluido en el boletín de inscripción:

  • hoteles de distintos precios
  • precios para estudiantes, participantes por días, participantes para todo…
  • excursiones no incluidas
  • cenas o comidas no incluidas
  • actividades paralelas no incluidas, etc.

A efectos de fomentar la inscripción, es corriente periodificar las tarifas bonificando a aquellos que se inscriban antes.

¿QUÉ INCLUYE LA TARIFA DE INSCRIPCIÓN?

Es muy importante que se haga constar lo que incluye el pago que hace el congresista y que conozca perfectamente sus derechos y obligaciones:

Por ejemplo:

Participación en todas las sesiones
Entrada en exhibición comercial
Acceso a ponencias ( libro resumen o página web)
Diploma acreditativo de asistencia
Ceremonia inaugural
Recepciones sociales
Almuerzos de trabajo
Eventos sociales y visitas alternativas
Cena de Gala/ Fiesta
Ceremonia de clausura
Accesos especiales
Cascos de traducción
Recepciones oficiales

La Secretaría Técnica de un Congreso I


La SECRETARÍA TÉCNICA es el organismo fundamental del congreso, el brazo ejecutivo de los mandatos del comité organizador.

Es necesario establecer una SECRETARÍA TÉCNICA desde la que poder centralizar todo el proceso organizativo del evento y, por tanto ser  el referente para las confirmaciones y todas las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de las premisas establecidas por el comité organizador.

La secretaría técnica de un congreso

La secretaría técnica deberá funcionar en el proceso de planificación, en el de ejecución y en el post congreso, encargándose de todo lo relacionado con las tareas a realizar. Esta planificación fundamental se debe trabajar con muchos meses de antelación para concluir en los dos o tres días de duración que dura el proceso de ejecución del congreso

Es por tanto el eje principal sobre el que gira toda la gestión del congreso.

 

De manera general elabora el programa de convocatoria, y coordina y ejecuta toda la gestión del congreso ocupándose en grandes rasgos de:

● Gestión de necesidades logísticas
● Administración del encuentro
● Plan de difusión
● Convocatoria de ponentes y moderadores
● Materiales y documentación
● Ejecución del evento
● Evaluación y memoria final

 

 

 

Concretando un poco más, se podrían enumerar, entre otras, una serie de funciones más específicas de la SECRETARÍA TÉCNICA:

  • Publicidad y convocatoria del congreso
    • Elaboración programa de convocatoria
    • Mailing
    • Plan de publicidad
    • Plan de comunicación
  • Control de inscripciones
  • Ubicación física del congreso
    • Logística necesaria para las infraestructuras
    • Escenarios
    • Técnica: sonido,proyecciones, iluminación
    • Montajes y desmontajes
  • Alojamiento y manutención
    • Congresistas
    • Comité Organizador
    • Ponentes
    • Personal
    • Autoridades invitadas
  • Programa Social
    • Acompañantes
    • Congresistas
    • Cena de Gala – Clausura – Cena Oficial
  • Inauguración – Clausura
  • Plan de Transporte
  • Patrocinios
  • Acreditaciones
  • Coordinación y desarrollo
  • Plan de Comunicación

Para conformar la Secretaría Técnica, es preciso establecer una estructura de recursos humanos necesarios para poder atender, en función de la magnitud y necesidades del proyecto, todos los requisitos según el organigrama de funciones que se establece más adelante. Se establecerá así un equipo compuesto por un profesional director del encuentro, asistido por profesionales coordinadores de áreas y estos tendrán a su cargo personal sénior, júnior, auxiliares y enlaces, todos ellos con experiencia reconocida en este tipo de eventos.

Marco Secretaría técnica 1

SECRETARÍA CIENTÍFICA

No hace las labores del comité científico, que trataremos más adelante, sino que es la responsable de la logística necesaria para que el panel científico, los ponentes, las ponencias, libro de ponencias, los medios técnicos necesarios a disposición de los ponentes, y todo lo que conlleva, pueda desarrollarse a la perfección.

Las funciones principales que debe planificar y ejecutar en coordinación con el resto de la secretaría técnica se pueden enumerar de manera general:

  • Relaciones con los ponentes para logística
  • Soporte técnico al programa científico
  • Elaboración, coordinación y envío de las comunicaciones con los ponentes
  • Recepción y envío de trabajos y ponencias
  • Archivo, control y clasificación de los trabajos
  • Traducción de textos
  • Edición y publicación de las ponencias
  • Preparación de las necesidades de los ponentes en su exposición en coordinación con el soporte logístico.

AGENCIA DE VIAJES

El organizador de congresos no es un experto en la organización de viajes, tratamiento de alojamientos, etc. Nuestra propuesta, por la experiencia después de tantos años organizando congresos, es que es conveniente contratar una agencia de viajes experimentada que se ocupe de la logística del alojamiento y de los viajes de los asistentes ya sean ponentes, congresistas, etc.
Es muy interesante la contratación con una agencia de viajes ya que pueden hacer más fácil la financiación necesaria para las reservas y bloqueos de los alojamientos, estando al tanto de las penalizaciones, etc. que imponen los hoteles.

Entre las funciones que se les pueden delegar de manera general son aquellas que inciden directamente en su actividad diaria y en la que están especializados, cosa ue no ocurre con el organizador del congreso:

  • Organización de las excursiones y actividades pre y post congreso.
  • Gestión del transporte aéreo de congresistas y ponentes
  • Traslados de llegada y salida de los asistentes
  • Transporte entre los hoteles y la sede del congreso
  • Visitas y excursiones
  • Programa de acompañantes.

ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA EN SÍ MISMA

Muy importante, o vital, para la óptima consecución del congreso es el que la secretaría técnica se organice debidamente, por medio de un reparto de tareas, estableciendo un modelo de recursos humanos acorde a los parámetros generales del congreso.

Es evidente que el organigrama de la secretaría técnica, se deberá adaptar a las necesidades propias del congreso a organizar.
De manera general, proponemos un organigrama de gestión de cualquier congreso que se podría configurar bajo este esquema, como decimos, adaptándolo a las circunstancias particulares del evento:

Secretaría técnica 2

REPARTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

  • SECRETARÍA TÉCNICA EN SI MISMA:
    Se ocupará de traducción, informática, recursos humanos e inscripciones.
  • RELACIONES INSTITUCIONALES
    Se ocupará de RRPP, oonentes, comités, internacional, documentación…
  • PROTOCOLO
    Se ocupará del programa social, protocolo de la sede, infraestructuras, actos sociales, atenciones protocolarias …
  • COMUNICACIÓN
    Se ocupará de la comunicación corporativa, relaciones con los medios, oficina de prensa, dossieres
  • GERENCIA
    Se ocupará de facturación, presupuestos, informes de ingresos y gastos, balances, gestión de compras, atención proveedores, servicios …

Por la importancia que tiene este asunto, continuaremos, en una siguiente entrega, desglosando todas las cuestiones a tener en cuenta para la coordinación de los trabajos de planificación y de ejecución.

“CONSTRUYAMOS EL ESCENARIO ENTRE TODOS”.


Un congreso se hace entre todos los asistentes y cercanos al tema  que se va a debatir.

En este primer encuentro de disciplinas comunicativas enmarcado en el XVI CONGRESO INTERNACIONAL DE PROTOCOLO, COMUNICACIÓN CORPORATIVA, IMAGEN PERSONAL Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, tenemos la intención de que todos aporten sus conocimientos.

TODOS APRENDEMOS DE TODOS

No solo aprendemos de las exposiciones de los ponentes y, para ello, 

 la interrelación entre los profesionales es fundamental.

Pero esto no se debe producir solo en el transcurso del Congreso, sino que os proponemos que lo hagamos desde ahora mismo a falta de tres meses y medio para que nos encontremos en Valladolid.

Por todo ello, se nos ha ocurrido que una manera de compartir conocimientos es

CREAR EL ESCENARIO ENTRE TODOS.

¿Cómo lo vamos a hacer?

BUSCAMOS LA PALABRA MÁS BONITA QUE DEFINA EL PROTOCOLO

En este congreso la vamos a encontrar entre todos:

Hemos incorporado en el Boletín de inscripción un nuevo campo que os pedimos que rellenéis:

Se trata de que nos digáis la que para cada uno es la palabra más bonita y que mejor define EL PROTOCOLO.

Con todas las palabras que nos mandéis, confeccionaremos una NUBE DE PALABRAS que formará parte protagonista del escenario.nube protocolo

 

Cada uno podrá ver su palabra en el escenario como muestra de ese gran grano de arena a modo de una aportación más al congreso.

 

Además, personalizaremos la acreditación de cada uno con la palabra que nos haya mandado.

Aquellos que ya se hayan inscrito, por favor, que manden la palabra a: congreso@protocolo.com 

Se podrá discutir sobre la relevancia de cada una de las palabras e, incluso, se podrá defender con argumentos la palabra elegida por cada uno.

Podremos, incluso, a través de la app,  votar la palabra que más guste a todos y podremos obtener :

 LA PALABRA MÁS BONITA QUE DEFINA EL PROTOCOLO

Os animo a todos a que  conformemos un escenario con las palabras definitorias de nuestra apasionante profesión.

NOS VEMOS EN VALLADOLID