PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La Secretaría Técnica de un Congreso I


La SECRETARÍA TÉCNICA es el organismo fundamental del congreso, el brazo ejecutivo de los mandatos del comité organizador.

Es necesario establecer una SECRETARÍA TÉCNICA desde la que poder centralizar todo el proceso organizativo del evento y, por tanto ser  el referente para las confirmaciones y todas las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de las premisas establecidas por el comité organizador.

La secretaría técnica de un congreso

La secretaría técnica deberá funcionar en el proceso de planificación, en el de ejecución y en el post congreso, encargándose de todo lo relacionado con las tareas a realizar. Esta planificación fundamental se debe trabajar con muchos meses de antelación para concluir en los dos o tres días de duración que dura el proceso de ejecución del congreso

Es por tanto el eje principal sobre el que gira toda la gestión del congreso.

 

De manera general elabora el programa de convocatoria, y coordina y ejecuta toda la gestión del congreso ocupándose en grandes rasgos de:

● Gestión de necesidades logísticas
● Administración del encuentro
● Plan de difusión
● Convocatoria de ponentes y moderadores
● Materiales y documentación
● Ejecución del evento
● Evaluación y memoria final

 

 

 

Concretando un poco más, se podrían enumerar, entre otras, una serie de funciones más específicas de la SECRETARÍA TÉCNICA:

  • Publicidad y convocatoria del congreso
    • Elaboración programa de convocatoria
    • Mailing
    • Plan de publicidad
    • Plan de comunicación
  • Control de inscripciones
  • Ubicación física del congreso
    • Logística necesaria para las infraestructuras
    • Escenarios
    • Técnica: sonido,proyecciones, iluminación
    • Montajes y desmontajes
  • Alojamiento y manutención
    • Congresistas
    • Comité Organizador
    • Ponentes
    • Personal
    • Autoridades invitadas
  • Programa Social
    • Acompañantes
    • Congresistas
    • Cena de Gala – Clausura – Cena Oficial
  • Inauguración – Clausura
  • Plan de Transporte
  • Patrocinios
  • Acreditaciones
  • Coordinación y desarrollo
  • Plan de Comunicación

Para conformar la Secretaría Técnica, es preciso establecer una estructura de recursos humanos necesarios para poder atender, en función de la magnitud y necesidades del proyecto, todos los requisitos según el organigrama de funciones que se establece más adelante. Se establecerá así un equipo compuesto por un profesional director del encuentro, asistido por profesionales coordinadores de áreas y estos tendrán a su cargo personal sénior, júnior, auxiliares y enlaces, todos ellos con experiencia reconocida en este tipo de eventos.

Marco Secretaría técnica 1

SECRETARÍA CIENTÍFICA

No hace las labores del comité científico, que trataremos más adelante, sino que es la responsable de la logística necesaria para que el panel científico, los ponentes, las ponencias, libro de ponencias, los medios técnicos necesarios a disposición de los ponentes, y todo lo que conlleva, pueda desarrollarse a la perfección.

Las funciones principales que debe planificar y ejecutar en coordinación con el resto de la secretaría técnica se pueden enumerar de manera general:

  • Relaciones con los ponentes para logística
  • Soporte técnico al programa científico
  • Elaboración, coordinación y envío de las comunicaciones con los ponentes
  • Recepción y envío de trabajos y ponencias
  • Archivo, control y clasificación de los trabajos
  • Traducción de textos
  • Edición y publicación de las ponencias
  • Preparación de las necesidades de los ponentes en su exposición en coordinación con el soporte logístico.

AGENCIA DE VIAJES

El organizador de congresos no es un experto en la organización de viajes, tratamiento de alojamientos, etc. Nuestra propuesta, por la experiencia después de tantos años organizando congresos, es que es conveniente contratar una agencia de viajes experimentada que se ocupe de la logística del alojamiento y de los viajes de los asistentes ya sean ponentes, congresistas, etc.
Es muy interesante la contratación con una agencia de viajes ya que pueden hacer más fácil la financiación necesaria para las reservas y bloqueos de los alojamientos, estando al tanto de las penalizaciones, etc. que imponen los hoteles.

Entre las funciones que se les pueden delegar de manera general son aquellas que inciden directamente en su actividad diaria y en la que están especializados, cosa ue no ocurre con el organizador del congreso:

  • Organización de las excursiones y actividades pre y post congreso.
  • Gestión del transporte aéreo de congresistas y ponentes
  • Traslados de llegada y salida de los asistentes
  • Transporte entre los hoteles y la sede del congreso
  • Visitas y excursiones
  • Programa de acompañantes.

ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA EN SÍ MISMA

Muy importante, o vital, para la óptima consecución del congreso es el que la secretaría técnica se organice debidamente, por medio de un reparto de tareas, estableciendo un modelo de recursos humanos acorde a los parámetros generales del congreso.

Es evidente que el organigrama de la secretaría técnica, se deberá adaptar a las necesidades propias del congreso a organizar.
De manera general, proponemos un organigrama de gestión de cualquier congreso que se podría configurar bajo este esquema, como decimos, adaptándolo a las circunstancias particulares del evento:

Secretaría técnica 2

REPARTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

  • SECRETARÍA TÉCNICA EN SI MISMA:
    Se ocupará de traducción, informática, recursos humanos e inscripciones.
  • RELACIONES INSTITUCIONALES
    Se ocupará de RRPP, oonentes, comités, internacional, documentación…
  • PROTOCOLO
    Se ocupará del programa social, protocolo de la sede, infraestructuras, actos sociales, atenciones protocolarias …
  • COMUNICACIÓN
    Se ocupará de la comunicación corporativa, relaciones con los medios, oficina de prensa, dossieres
  • GERENCIA
    Se ocupará de facturación, presupuestos, informes de ingresos y gastos, balances, gestión de compras, atención proveedores, servicios …

Por la importancia que tiene este asunto, continuaremos, en una siguiente entrega, desglosando todas las cuestiones a tener en cuenta para la coordinación de los trabajos de planificación y de ejecución.

“CONSTRUYAMOS EL ESCENARIO ENTRE TODOS”.


Un congreso se hace entre todos los asistentes y cercanos al tema  que se va a debatir.

En este primer encuentro de disciplinas comunicativas enmarcado en el XVI CONGRESO INTERNACIONAL DE PROTOCOLO, COMUNICACIÓN CORPORATIVA, IMAGEN PERSONAL Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, tenemos la intención de que todos aporten sus conocimientos.

TODOS APRENDEMOS DE TODOS

No solo aprendemos de las exposiciones de los ponentes y, para ello, 

 la interrelación entre los profesionales es fundamental.

Pero esto no se debe producir solo en el transcurso del Congreso, sino que os proponemos que lo hagamos desde ahora mismo a falta de tres meses y medio para que nos encontremos en Valladolid.

Por todo ello, se nos ha ocurrido que una manera de compartir conocimientos es

CREAR EL ESCENARIO ENTRE TODOS.

¿Cómo lo vamos a hacer?

BUSCAMOS LA PALABRA MÁS BONITA QUE DEFINA EL PROTOCOLO

En este congreso la vamos a encontrar entre todos:

Hemos incorporado en el Boletín de inscripción un nuevo campo que os pedimos que rellenéis:

Se trata de que nos digáis la que para cada uno es la palabra más bonita y que mejor define EL PROTOCOLO.

Con todas las palabras que nos mandéis, confeccionaremos una NUBE DE PALABRAS que formará parte protagonista del escenario.nube protocolo

 

Cada uno podrá ver su palabra en el escenario como muestra de ese gran grano de arena a modo de una aportación más al congreso.

 

Además, personalizaremos la acreditación de cada uno con la palabra que nos haya mandado.

Aquellos que ya se hayan inscrito, por favor, que manden la palabra a: congreso@protocolo.com 

Se podrá discutir sobre la relevancia de cada una de las palabras e, incluso, se podrá defender con argumentos la palabra elegida por cada uno.

Podremos, incluso, a través de la app,  votar la palabra que más guste a todos y podremos obtener :

 LA PALABRA MÁS BONITA QUE DEFINA EL PROTOCOLO

Os animo a todos a que  conformemos un escenario con las palabras definitorias de nuestra apasionante profesión.

NOS VEMOS EN VALLADOLID

Localización de la sede y los espacios de un congreso (II)


En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede.localizacic3b3n_sede_congreso_protocolo_ii

 

 

Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada uno de ellos, pero en el caso de dudas, es conveniente realizar un estudio comparativo de los mismos porque a la hora de elegir un espacio determinado, tendremos siempre varias alternativas y la elección de una de ellas, vendrá dada por las características del congreso que vamos a realizar.

De manera general tendremos posibilidades de elegir entre:

  • Palacio de congresos y/o centros de convenciones
  • Salón en hotel
  • Salón de actos institucional
  • Otros espacios o locales

Vamos a ver las ventajas y desventajas que ofrecen estos espacios:

PALACIOS DE CONGRESOS Y/O CENTROS DE CONVENCIONES

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Se pueden celebrar eventos de distintos formatos, a la medida
  • Suelen disponer de salas paneladas y  adecuadas a todos los tamaños
  • Posibilidad de utilización de salas alternativas complementarias
  • Suelen estar equipados correctamente para el uso de las necesidades técnicas
  • Disponibilidad de espacios para catering
  • Suelen tener buenas comunicaciones en la ciudad
  • Son muy costosos
  • En algunos casos, construidos hace tiempo, no están suficientemente renovados en cuanto a equipamientos
  • Parámetros previamente establecidos bastante inflexibles

HOTELES

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Comodidad: mismo espacio que los alojamientos
  • Posibilidad de otros usos y servicios del hotel
  • Servicios confortables
  • Personal cualificado
  • Flexibilidad ante demandas concretas
  • Salones incluidos con el alojamiento
  • Localización céntrica en las ciudades
  • Facilidad de check in
  • Utilización de servicios del hotel
  • Personalización en habitaciones
  • Fácil transporte
  • Mezcla con otros  clientes del hotel
  • Caterings costosos
  • Construcción no específica para este tipo de eventos: especificaciones técnicas de salones no adecuadas ( alturas…)
  • Salas con capacidad pequeña o media
  • Identidad del congreso mezclada con la del hotel
  • Construcción  complicada de  escenarios

 

SALONES DE UNIVERSIDADES U OTROS ESPACIOS

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Espacios más económicos
  • Entorno más científico ( universidades)
  • Malas comunicaciones
  • Condiciones técnicas deficientes
  • Escasez de salones
  • Equipos técnicos deficientes
  • Necesidad de externalización de servicios
  • Edificios e instalaciones antiguos
  • No son específicos para este tipo de eventos. Poca versatilidad

En base al tipo de congreso que se esté organizando, en función del público potencial, y, sobre todo, en función del presupuesto se elegirá el espacio que se considere más conveniente.

¿Cómo realizar la elección del espacio?

Se deben estudiar dos tipos de aspectos para elegir el espacio adecuado:

  1. Requisitos generales: localización, presupuestos, capacidades, etc.
  2. Requisitos puntuales y específicos para el tipo de congreso que se organiza: necesidad de salas, cuestiones específicas de adaptación del espacio al evento, etc.

A partir de aquí, y una vez que las necesidades, los públicos, etc. se tienen claras, es necesario establecer REQUISITOS BÁSICOS E IMPRESCINDIBLES (si van a acudir 500 personas, es obvio que se necesita una sala de esas dimensiones) y REQUISITOS COMPLEMENTARIOS (aquellos que mejorarán la organización del congreso pero que en algún momento pueden ser prescindibles)

Para tener esto claro se deberá buscar un espacio que, en principio, pueda cumplir con esos requisitos básicos y a partir de ahí se deben inspeccionar los elegidos en base a las mejoras posibles de los requisitos complementarios. Estas visitas a los espacios suelen ser muy pesadas y prolongadas por lo que es muy conveniente planificarlas debidamente. Para ello, se deben seguir una serie de pasos, con el objeto de que no se deje nada olvidado y se pueda preguntar todo, por lo que es bastante efectivo hacer una lista con los requisitos que se necesitan aclarar en esas visitas:

REQUISITOS CONTRACTUALES:Todas aquellas cuestiones que afectan al uso del espacio y términos legales

  • Coste y presupuesto
  • Formas de pago
  • Utilización de otros servicios
  • Tiempos de montaje
  • Horarios
  • Cuestiones generales que puede abordar el espacio: limpieza, mantenimiento,etc

REQUISITOS TÉCNICOS: Necesidades técnicas y uso de las mismas.

  • Número, tamaño y tipo de salas alternativas
  • Equipamientos de proyecciones, luz y sonido
  • Cabinas de traducción
  • Proveedores exclusivos
  • Otros espacios necesarios
  • Capacidad de adaptación a las necesidades propias
  • Facilidades de transporte
  • Posibilidades de montajes y desmontajes
  • Etc.

REQUISITOS ORGANIZATIVOS.

  • Espacios para salas de atención
  • Acreditaciones
  • Guardarropa
  • Ayudas en montajes
  • Horarios de cierre y apertura
  • Transportes
  • Comercios cercanos
  • Servicios médicos
  • Etc.

Si la visita es a un hotel es conveniente contemplar, además de lo anterior:

–Alojamiento y servicios mínimos

–Habitaciones disponibles
–Release
–Horarios de llegadas y salidas
–Servicios incluidos en hotel
–Amenities
–Horario general

–Reuniones pre congreso
–Periodo de congreso
–Reuniones post congreso

–Número y tipo de salas (aforo)
–Estado y tipo del mobiliario
–Posibilidades de decoración y escenografía
–Servicio de alimentos
–Manejo de recepción y registro
–Trato del personal

REQUERIMIENTOS DE OTROS ESPACIOS

  • Salas de juntas
  • Espacio para ferias complementarias
  • Áreas de servicio
  • Estacionamientos
  • Horarios de comidas y cenas

REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS

  • Borrador de programa
  • Instalaciones
  • Equipos
  • Servicios generales y concretos

En la próxima entrega estableceremos la mejor forma de desarrollar y desglosar la MEMORIA PREVIA que vimos en el capítulo 2 en los tres documentos básicos que nos van a servir para ir planificando el contenido científico , la promoción y difusión del congreso y la organización intrínseca del mismo:

  • DOSSIER DE PRESENTACIÓN
  • PROGRAMA PRELIMINAR
  • DOCUMENTO DIRECTOR

Y a partir de ahí, ya con todos los datos y el trabajo previo realizado,  nos meteremos de lleno  con la  planificación de la Secretaría Técnica, pieza fundamental de la ejecución de cualquier congreso

y……………… ACORDAROS:

NOS VEMOS EN VALLADOLID

La isla mas protocolaria del mundo: La isla de los faisanes


Ha caído en mis manos una noticia que me ha llamado la atención. Su titular es:

La isla que pertenece seis meses a España y seis meses a Francia

Este martes pasa a manos galas la Isla de los Faisanes, el condominio más pequeño del mundo

Aquí tenéis el interesante  ENLACE A LA NOTICIA:

 

Es muy curiosa esta isla, y tiene historia.paz-de-los-pirineos

La Isla de los Faisanes, en la que no hay faisanes,  Está en el río Bidasoa, que hace frontera entre España y Francia. No mide mas de un campo de fútbol y sin embargo ha sido el escenario protagonista de uno de los acontecimientos protocolarios más bonitos de los que he visto.Allí se firmó en 1659 la llamada paz de los Pirineos entre Francia y España ( Rey Sol, Luis XIV  y  Felipe IV) que daba fin a la guerra de los treinta años.

Este tratado, se firmó después de una exhaustiva preparación protocolaria del acto en la que se debatieron los términos del acuerdo entre los que estaba el enlace matrimonial entre la hija del Rey español, María Teresa de Austria con el Rey Sol.

Se dice, se comenta, que lo exhaustivo de la preparación y de la ejecución fueron la causa del agotamiento del  Pintor D. Diego Velázquez  que ocupaba el cargo de  Gran aposentador de la Corte de Felipe IV, entre cuyas funciones estaban las de regir el protocolo regio, que pocos meses después le causó la muerte.

FUE CLARAMENTE UN ÉXITO DEL PROTOCOLO.

Os remito al post que escribí el 29 de enero de 2012, hace cinco años, y en el que explicaba , un poco novelado, cómo se produjo este acontecimiento, en el que dominó el protocolo para salvar la economía y la política de los dos países en litigio. (del que, por cierto, los políticos actuales deberían tomar nota)

Pinchad en el enlace que es interesante:

LA PAZ DE LOS PIRINEOS

Vista de la Isla de los Faisanes,       Cartel informativo frente a la isla

 

Desarrollo Científico del Congreso


Hemos mandado un boletín a los mas de 30.000 registros que constan en nuestra base de datos, informando de los avances en el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO.

Aquí os lo replico, no sin antes dar las GRACIAS a todos los ponentes que nos están ayudando a marcar un antes y un después de la celebración de este congreso:

Ya lo tenemos casi listo.

A falta de cuatro meses ya tenemos conformada una parte muy importante del desarrollo científico del congreso y que se desarrollará tal y como habíamos. prometido: De manera novedosa, adaptada a os tiempos y haciendo de este encuentro una EXPERIENCIA ÚNICA.

Un verdadero lujo los ponentes que nos van a acompañar. Aquí los podéis ver a todos a falta de las últimas incorporaciones:  su foto, su curriculum y su resumen de ponencia

http://www.congresoprotocolovalladolid.com/el-congreso/ponentes-y-ponencias

 Y Aquí tenéis el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO.

Pinchad en los enlaces para verlo con detalle.

13 Mesas de Especialización desarrolladas por 41 Ponentes
25 Exposiciones de Casos con 26 Ponentes internacionales
16 Experiencias Culturales de Protocolo, Comunicación e Imagen personal
4 Vivencias Personales
4 Talleres Prácticos

NOS VEMOS EN VALLADOLID

CONGRESO@PROTOCOLO.COM

Novedades en el Congreso ( XVI CIPROVALLADOLID): La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil.


Seguimos trabajando  en la planificación del congreso y tenemos novedades que queremos compartir con todos y que os iremos contando  en este blog.

APP DEL CONGRESO- GRATUITA

Ya tenemos lista la APP del Congreso que todos, congresistas o no, podrán disfrutar.APP2.PNG

 

Ya se puede bajar, de manera gratuita, a cualquier  Smartphone  desde las tiendas, mediante una sencilla búsqueda en las diferentes tiendas con :

CIPROVALLADOLID17

ES GRATUITA

 

Es una APP muy intuitiva y que consta de TRES partes fundamentales: APP CONGRESO

1.- INFORMACIÓN :

En las cinco primeras pestañas, se encontrará:

INFORMACIÓN GENERAL: Toda la información del congreso y de la ciudad

UBICACIONES– Dónde se encuentra cada sitio del congreso

PROGRAMA: Programa con horarios de todo lo que va  a ocurrir en el congreso

PONENTES: Relación detallada de todos los ponentes, con su curriculum vitae, su foto y el abstract de su ponencia

ÁREAS: Se insertará el programa horario de cada espacio y área del congreso

2.- INTERRELACIÓN ENTRE TODOS, 

En las siguientes 4 pestañas, se podrán utilizar las herramientas necesarias para poder conectarse entre los asistentes (UNO DE LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE ESTE ENCUENTRO)

REGISTRO: Con el fin de salvaguardar la protección de datos, no utilizaremos los que tenemos procedentes de la inscripción sino que cada uno se podrá registrar  incorporando sus datos a su gusto. Cada persona registrada incorporará su propia clave para para poder entrar en el resto.

MUROS: Hemos configurado un macro chat para que los asistentes puedan hablar entre ellos, ya sea uno a uno o en grupos. Se podrá conectar con un ponente determinado, hacer preguntas, intercambiar contactos, hacer citas en el propio congreso, etc. a gusto de cada uno.

ENCUESTAS: Sin faltar al respeto a cada ponente, podremos por medio de esta pestaña valorar de manera instantánea y on line todo lo que está ocurriendo en el congreso

ASISTENTES.- Todo aquel que dé permiso, tendrá a disposición de los demás sus datos de contacto, convirtiendo esta pestaña en un auténtico tarjetero de contactos de los asistentes al congreso.

3.- INFORMACIONES PUNTUALES Y DEL MOMENTO

LUGARES.- Por medio de esta pestaña, no solo podremos encontrar todos los lugares donde estén pasando cosas en el congreso, sino que por medio del GPS, se controlará la ubicación de cada uno y le dirigirá en plano hacia el lugar deseado.

AVISOS.- Continuamente, se dispondrá de una persona que estará enviando avisos a todos de lo que está ocurriendo en cada momento del congreso, pudiendo de esta manera conocer de primera mano y de manera instantánea cualquier cosa que sea de interés.

Con esta APP, también estamos contribuyendo a utilizar menos papel y poner nuestro granito de arena para cuidar el medio ambiente.

Además, tenemos otras novedades de las que iremos informando y que ya os adelanto:

“VAMOS A HACER EL ESCENARIO ENTRE TODOS”.

La próxima semana os contaremos cómo lo vamos a hacer, pero será una experiencia estupenda: Todo aquel que quiera va a participar aportando sus ideas para configurar el escenario. TODAS LAS IDEAS SE EJECUTARÁN

OTRA NOVEDAD QUE YA ESTAMOS IMPLEMENTANDO:

E BOOK, GUÍA RÁPIDA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS.

Otra de las cosas en las que estamos trabajando, como se puede ir viendo, es la elaboración de una GUÍA sobre la planificación y ejecución de los congresos y de la que ya llevamos 4 entregas.

Como actividad de comunicación para  todos, estamos desarrollando distintas entregas que vamos incorporando al blog del Congreso y, con el que pretendemos ofrecer una actividad previa del congreso que genere valor para todos aquellos interesados. Sean o no, congresistas.

http://www.congresoprotocolovalladolid.com/noticias

Cada lunes y, hasta  una semana antes del inicio del congreso, durante estos cinco meses, publicaremos una entrada con un tema concreto con una infografía resumen de lo expuesto para que al final, pondremos a disposición de todos de manera gratuita el  E BOOK.

¿Cómo trabajar para elegir la sede de un congreso?


Cuando hablamos de la SEDE de un congreso, nos referimos a la ciudad en la que se va a celebrar.
La elección de la ciudad es importante ya que es un atractivo para los públicos potenciales por un lado, y por otro, hay que tener en cuenta las infraestructuras que posea en lo que se refiere a oferta hotelera, localización, y un largo etcétera que vamos a desglosar. Además en función de la cantidad de asistentes previstos, incluso hay ciudades que se postulan para albergar el congreso ofreciendo a los organizadores determinadas ventajas debido al impacto económico y mediático que produce la celebración del congreso.

En muchas ocasiones, cuando los promotores del congreso sacan a concurso el mismo, se imponen una serie de condiciones establecidas en las bases para adjudicar la sede.

Factores a tener en cuenta para el estudio de la elección de la sede: localización sede congreso protocolo

  • Localización e historia
  • Motivos e implicación d la ciudad en el congreso
  • Apoyo institucional
  • Repercusión mediática y posibles patrocinios
  • Las comunicaciones
  • Posibilidad de programa social
  • El clima
  • Infraestructuras e instalaciones
  • Capacidad hotelera
  • Tradición de congresos anteriores
  • Oferta de ocio y de cultura de la ciudad
  • Coincidencia con otros eventos que puedan colisionar con el congreso, o complicar el alojamiento o encarecer los servicios
  • Posibilidades turísticas en ciudad y en la región más próxima de interés cultural, geográfico, histórico o gastronómico
  • Coincidencia con fiestas religiosas, locales o nacionales
  • Seguridad y estabilidad política
  • Sistema sanitario: Vacunaciones especiales, etc..

    Una vez analizada la ciudad sede según sus cualidades o defectos hay que seguir estudiando otras cuestiones para elegirla definitivamente. HAY QUE ELEGIR LOS ESPACIOS donde se van a celebrar las distintas actividades a realizar.

Vamos a centrarnos en el ESPACIO donde se va a alojar el Congreso.Caben las siguientes alternativas a analizar:
● Palacio de congresos
● Centros de convenciones
● Salón en hotel
● Salón de actos institucional ( institución pública, privada o universidad)
● Otros espacios o locales

La elección de cualquiera de estas alternativas dependerá de distintos factores pero fundamentalmente se deberá elegir en función, en primer lugar, del presupuesto del que se disponga a sabiendas que cada alternativa tendrá sus ventajas e inconvenientes y se deberá encontrar el equilibrio siempre pensando en los asistentes.

Una vez determinado el tipo de espacio, que deberemos adaptar en función del presupuesto, será preciso analizar con detenimiento LAS NECESIDADES que se van a demandar a este espacio para que cumpla los REQUISITOS BÁSICOS exigidos en la celebración del congreso.
Cuáles son estos requisitos a contemplar:

• La mejor o peor localización del espacio a elegir dentro de la ciudad (mucho espacios se encuentran alejados del centro de la ciudad y eso convierte a los congresistas en “ermitaños” en el propio congreso dificultándoles las actividades turísticas y de ocio.
• La duración del congreso. Habrá que contemplar también los días de montaje y desmontaje.
• La envergadura del congreso, teniendo en cuenta el número total de asistentes y por tanto, los aforos y los servicios que se van a necesitar. (¡cuidado con  los planes de seguridad!)
• El número de salas de intervenciones en función del programa científico
• Posibilidades técnicas de dichas salas.
• El número de salas de apoyo que se puedan necesitar: salas de prensa, salas vip, sala de ponentes, etc.
• Disposición de espacios adecuados para la Secretaría técnica
• Posibilidades de espacios comunes bien para los descansos o bien para los sitios de exposición si se van a ofrecer, etc.
• Posibilidades de carga y descarga para montajes y desmontajes

En este análisis de elección del espacio donde se va a celebrar el congreso, cabe destacar la necesidad de estudiar muy detenidamente las salas principales donde se va a dearrollar el congreso.

EL SALÓN PLENARIO

Para seleccionar el salón plenario, deberemos de tener en cuenta lo siguiente:
• Aforo
• Determinación horaria
• Accesibilidad
• Comodidad ( teatro – escuela)
• Ventilación
• Iluminación
• Acústica
• Indicativos/ señalética
• Mantenimiento
• Instalación técnica
• Escenario
• Posibilidades de escenografía y puesta en escena

Atendiendo al aforo previsto, hay que tener en cuenta dos grandes premisas:
• Sala grande y pocas personas da sensación de Frialdad
• Sala pequeña y muchos asitentes, incomodidad y agobio
Esta es una cuestión complicada ya que normalmente las reservas de espacio deben hacer con una antelación de no menos de un año y no se conocen números exactos de asistencia.

También se hace preciso analizar otras cuestiones, antes de elegir, como son:

Antesala:
Stand de azafatas
Entrega y recogida de auriculares
Entrega y recogida de móviles
Recados para el salón plenario
Control de entrada al salón
Acreditaciones
Capacidad necesaria:
Escuela / Teatro
Posibilidades de decoración
Traseras e identidad
Escenario:
Mesa de presidencia. Autoridades
Atril
Colocación Comité Organizador

Salas alternativas

• Sala de prensa: necesidades según funciones
• Sala de secretaría
• Sala de trabajos y almacén
• Sala Vip
• Despacho Director Comité Organizador
• Sala de traducción simultánea
• Sala de reprografía
• Salas auxiliares…..

Así como los servicios que podremos necesitar y que detallamos algunos a modo de ejemplo:
– presentaciones y proyecciones audiovisuales
– espacios habilitados como tarimas o escenarios
– la alimentación
– pausas y esperas: un servicio completo para todos los asistentes.
– mobiliario adecuado
– servicio Wi-Fi
– ubicación y transporte
– servicio profesional de azafatas
– servicio de traducción simultánea
– montajes y desmontajes
– otros servicios

En la próxima entrega continuaremos hablando de la elección de la sede y desgranaremos ventajas e inconvenientes de la elección de los distintos tipos de espacios que se pueden contemplar para la celebración de un congreso.