Que protocolo, no es lo mismo que educación, NI QUE COMPORTAMIENTO, CARAMBAAAAA¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡


Hace unos meses que lo escribí: PROTOCOLO NO ES LO MISMO QUE EDUCACIÓN.  El 18 de julio de 2017 hice un post que podéis leer aquí

Tengo que seguir insistiendo en que el protocolo es otra cosa distinta del comportamiento o de la educación,  pues veo que  se sigue manteniendo ese concepto ambiguo de protocolo como educación, cosas de reyes o diplomacia, comportamiento en la mesa, etc. etc.

Esto me causa tristeza, incluso impotencia, pues llevamos más de 20 años en la Escuela Internacional de Protocolo haciendo verdaderos esfuerzos por transmitir el verdadero concepto de protocolo como el diseño de un  procedimiento organizativo de cualquier evento para conseguir transmitir un mensaje.

Una disciplina apasionante que se ha convertido en los últimos tiempos en una potente herramienta para poder comunicar y  que requiere de una formación avanzada en el arte de saber organizar, y que se frivoliza de manera continua.

Y mira que nos esforzamos, pero nada, no hay manera…….

  • Ya podemos hablar en medios de comunicación, explicando el concepto comunicativo que tiene el vocablo intentando que no se quede en la mera frivolidad de algún famoso que….”se ha saltado el protocolo”
  • Ya podemos organizar congresos, encuentros, foros, que cuestan un arduo trabajo, además del correspondiente riesgo económico, que lo que genera expectación es el vestido de la reina o ese posible desplante que hace en una aparición pública algún político a algo que alguien ha decidido que sea lo correcto escudándose en el “protocolo”
  • Ya podemos dedicar grandes esfuerzos a que un grupo de profesionales inviertan su tiempo y conocimientos en analizar, estudiar e  investigar el desarrollo de planes de estudio  fomentando así el desarrollo de una profesión (EL PROCEDIMIENTO ORGANIZATIVO) que cada día atrae a más personas por lo apasionante que resulta su ejercicio y por las salidas laborales que tiene, que siguen preguntando a nuestros alumnos “Ah, pero eso se estudia?”.

En fin, que dedicas tu vida al fomento y desarrollo de UNA DISCIPLINA que, sinceramente, crees que mejora la vida de la sociedad, que, cada vez que acudes a una cena de amigos, siempre acaban preguntándote si en el segundo plato se puede empezar a comer aunque no estén servidos todos.

¿Tan difícil es de entender que el cómo se comporte determinada persona es cosa de ella y que no afecta a la forma de vivir de los demás sino a ella exclusivamente?

¿Tan difícil  es de entender que cómo va vestida una persona, sea quien sea y esté donde esté, es  una opción personal?

Si alguien decide comportarse de una manera determinada en disonancia a unos cánones establecidos por no se sabe quién,  y que además en muchos casos al ritmo que va la sociedad, están desfasados, allá él y, seguro que si molesta,  tendrá su sanción social. El protocolo mejora las relaciones sociales y ha servido, a lo largo de la historia,  precisamente para concretar los códigos de esas relaciones sociales.

¿No os habéis dado cuenta que cada vez que alguien se “salta el protocolo·” sale en todos los medios de comunicación pero tiene cero trascendencia? Se alimenta el morbo y ya está. Es superficial y, claro, si esto es el protocolo, EL PROTOCOLO SE CONSIDERA COMO ALGO SUPERFICIAL.

NO……….EL PROTOCOLO ES OTRA COSA.

El protocolo es otra cosa

Y una cosa mucho más seria que el que un personaje público se vista o se comporte de una manera determinada, o la mejor manera de entregar un regalo o de poner una mesa. De verdad. MUCHO MÁS SERIA, GRATIFICANTE Y QUE NOS AYUDA A RELACIONARNOS MEJOR  con nuestros amigos, nuestros clientes, nuestros proveedores, nuestros públicos objetivos.

Seguiremos dedicando todo el esfuerzo a fomentar el desarrollo de lo que creemos una profesión con unas connotaciones de mejora para el desarrollo profesional de los organizadores de eventos.

Pero no me quiero quedar ahí porque puedo entender que cualquier profano, pueda confundir los términos, pero lo que no entiendo y me molesta es que los profesionales los confundan.

No puedo entender  cómo algunos profesionales que se llaman expertos y que debían dar ejemplo transmitiendo el verdadero concepto del protocolo, se les llene la boca de expresiones y artículos que lanzan sin ningún pudor fomentando precisamente ese concepto frívolo de protocolo= comportamiento  mientras que al mismo tiempo se les llena la boca diciendo que “el protocolo es una herramienta de comunicación”.

Queridos colegas. TENEMOS UNA RESPONSABILIDAD.

                NO CONFUNDAMOS LOS TÉRMINOS. NO AYUDEMOS A CONFUNDIR LOS TÉRMINOS.

No confundamos los términos

Me dirijo a los profesionales de protocolo, muchos de los cuales han pasado por las aulas de la Escuela Internacional de Protocolo, pidiéndoles un poco de cordura y de sentido profesional.

Por favor, que nadie se me moleste, pero creo que mi obligación en la representación que ostento en la EIP, de la misma manera que en la lectura de conclusiones del XVI Congreso Internacional de Protocolo hice un llamamiento a la Unidad de la profesión, es la de hacer una llamada a la responsabilidad de todos aquellos profesionales que, conocedores del concepto, divulguen el mismo de manera adecuada y no confundan el protocolo con la educación y el comportamiento.

  Propongo públicamente que, en beneficio del traslado a la sociedad del concepto adecuado de lo que es y significa protocolo, CUIDEMOS EN NUESTROS ESCRITOS la semántica y el contenido cuando hablemos de protocolo.

Desde mi punto de vista se deben acabar expresiones  como : Protocolo de los regalos, Protocolo  en los negocios, Protocolo en la navidad o Protocolo en la mesa, así como muchos otros, cuando se habla de cómo se debe comportar uno cuando hace o recibe algún regalo, o cómo deben ser los comportamientos en el trato con distintas culturas, o cómo se debe comportar uno en la mesa.

Hablemos de comportamiento, pero no lo mezclemos con Protocolo.

Protocolo, es una palabra que debe causar respeto y admiración y en este momento, precisamente por ese concepto ambiguo no solo no se le tiene respeto sino que se considera accesorio y frívolo.

Os propongo que UNIDOS, luchemos por ello.

Un saludo.

 

 

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La estrategia de comunicación digital


Hoy en día es imposible hablar de la comunicación de un evento sin pensar en dotarlo de una estrategia digital, así que  el XVI Congreso Internacional de Protocolo no podía a ser una excepción.

Desde el principio tuvimos claro que toda nuestra estrategia tenía que partir de un epicentro: la web de congreso que había creado Tomás Correas, director TIC de Escuela Internacional de Protocoloy del congreso. Porque es en  la web de un evento donde debe estar toda la información relevante y desde donde se deben originar por lo tanto todas las acciones de comunicación en las redes sociales.

Además en este caso, la web no solo servía para dar la información del evento, sino que era el punto hacia donde queríamos enviar a los interesados para el proceso de inscripción.

Es difícil resumir en un artículo todas las acciones que se hicieron pero vamos a resumirlo agrupándolas en tres bloques: antes, durante y después del evento.

ANTES DEL EVENTO

Uno de los puntos principales era definir en qué redes sociales queríamos estar presentes, y para ello analizamos los públicos objetivos y decidimos focalizarnos sobre todo en Twitter,Facebook e Instagram, con un apoyo ocasional de Youtube, desde el canal de GrupoEIP y el que crearían los alumnos de Comunicación de la UEMC

Tanto en Facebook como en Twitter se decide reutilizar alguno de l¡los perfiles que ya se habían creado para congresos anteriores (en twitter la del XIII  Congreso Internacional de Protocolo de Cádiz que también fue organizado por la EIP, y en FB la página que seguía activa del XV Congreso Internaiconal de Protocolo en Manaus ) pero en Instagram se crea un nuevo perfil específico.

Una vez decididos los perfiles había que pensar en la etiqueta a utilizar para este congreso en concreto, y tras varias conversaciones con la ciudad sede, como era importante visualizarla  y además por primera vez no era un congreso de protocolo sino con otras disciplinas afines de comunicación, imagen y organización de eventos, se opta finalmente por #CIPROVALLADOLID17 y se empieza a utilizar en todos los mensajes  que se lanzan en las redes sociales desde febrero de 2017 para que la etiqueta se fuera consolidando a la par que la evolución del congreso.

Acciones en la web

Además de la información estática que la web ofrece en sus diferentes pestañas, se dinamiza el contenido a través de la pestaña de Noticias que se convierte en un blog en el que se publican desde febrero de 2017 más de 120  artículos de las siguientes categorías:

  • Una serie escrita por Gerardo Correas sobre la organización de congresos, que se  recopilará al finalizar todo el proceso y se convertirá en ebook.
  • Las novedades sobre los avances del  propio congreso
  • Una serie de posts sobre los ponentes con su biografía y el contenido de su ponencia, y para los que se crea una plantilla de imagen para poder dotarlas de contenido visual.
  • La recopilación de las apariciones en medios de comunicación, ya sea prensa escrita, radio o televisión.
  • Las firmas de los convenios con entidades e instituciones
  • La creación y la explicación de la app del congreso
  • Una serie con las 5 razones para asistir: los ponentes, las ponencias, la ciudad, las experiencias y el networking.
  • La serie sobre indicaciones previas para facilitar la inscripción, la acreditación y la llegada a Valladolid.

Acciones en las redes sociales.

Como hemos dicho, todo ese contenido cambiante de la web era lo que se difundía a través de las redes sociales del congreso, así como en las de la Escuela Internacional de Protocolo, entidad organizadora del congreso. El objetivo inicial en un primer momento era comunicar y difundir la existencia del congreso, y generar expectación. Y en un segundo momento, a tres meses del congreso se intensifican  las acciones para potenciar la inscripción, incluyendo al final de los posts unos banner de llamada a la acción que remitían directamente al boletín de inscripción, y facilitar así que la personas interesadas llegaran a ese punto de la web.

Desde el mes de enero se planifica un calendario de publicacionesque se va incrementando a medida que se acerca el congreso. El objetivo de 750 asistentes era muy ambicioso, así que la única manera de conseguirlo era hacer que las publicaciones sobre el congreso llegaran al mayor número de personas posibles.

En twitter se crean unas listas con los ponentes y otra con entidades colaboradoras, y en noviembre se crea otra más de asistentes para poder hacer un seguimiento correcto sobre el congreso y detectar las posibles incidencias que surgieran.

Como las redes sociales tienen un componente visual elevado se crean imágenes específicas para cada post, en la que la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 está siempre presente.

Por eso cada uno de esos 124 artículos escrito lleva un soporte visual que se optimiza para cada red social, así que se diseña una plantilla para Twitter, Facebook e Instagram. En total se crean más de 400 imágenes específicas para CIPROVALLADOLID17: fichas de ponentes, imágenes de cabecera de los posts, infografías, planos, contenidos de las mesas, instrucciones, etc

Para calendarizar esas acciones se utilizan en principio dos herramientas: Buffer y Hootsuite, pero dos meses antes del congreso se centraliza todo el trabajo en Hootsuite, para hacer tres grupos de trabajo.

Durante los dos días antes del evento también se hicieron unos Momentos en Twitter que recopilaban tanto los preparativos del montaje como los tuits de los congresistas a medida que iban llegando a Valladolid:

DURANTE EL EVENTO

Durante los tres días de congreso se generan cuatro  tipos de contenidos: la información del programa, el contenido real de ese programa que le da cada ponente (es decir, lo que pasaba en cada sala del Teatro Calderón) o  la información de las experiencias;  lo que pasaba fuera de las salas  (entrevistas a los ponentes por los medios de comunicación, el ambiente en el hall, noticias que surgían en la prensa, etc.), y lo que los asistentes contaban durante el congreso.

Para el primer tipo de contenido, la información del programa, se deja programado en Hootsuite todo el contenido de los tres días, cada una de las actividades del programa detallando la hora de  inicio, el ponente, el título de la ponencia, y la imagen correspondiente que ya habíamos utilizado en los posts.

Se decide que el contenido eminentemente visual de Instagram se hará con las imágenes reales de lo va sucediendo así que no se puede programar con antelación. De todos modos, otra de las decisiones tomadas es focalizar la estrategia de la comunicación inmediata en Twitter, y dejar los contenidos que se generan durante el congreso para acciones posteriores en Facebook ( creación de álbumes) e Instagram ( publicaciones durante y después del congreso)

//platform.instagram.com/en_US/embeds.js

Para el contenido real de lo que estaba sucediendo tanto en las salas como fuera de ellas, el equipo de social media se reparte en los diferentes espacios (Sala Calderón, Sala Delibes, Hall, Backstage, etc.)  para ir haciendo fotos y contar en vivo lo que sucedía. Además contaba con la ayuda de TODOS los componentes del equipo organizador que repartidos en las diferentes rutas y experiencias enviaban sus fotos por los grupos de whatsapp que se habían configurado (PONENTES, RUTAS, EXPERIENCIAS, COMUNICACIÓN) , y en los que el grupo de redes estaba incluido para recibir información actualizada de cada uno de ellos.

Mientras los congresistas de  están en el @TCalderonVLL o en las experiencias de exteriores, parte de nuestro  está ya en la Cúpula del Milenio preparándolo todo para la cena de hermandad de esta noche

Y se hace un seguimiento de la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 y otras búsquedas similares (para posibles despistados o erratas de escritura)  para retuitear y citar lo que los asistentes iban contando sobre el congreso.

Al final de cada día también se publicaba en twitter un resumen de estadísticas sobre el alcance e impacto del congreso en las redes.

Ya sabemos que las estadísticas no lo son todo, pero estos números reflejan el apoyo de los congresistas de  al trabajo realizado ¡Gracias, gracias, gracias!

DESPUÉS DEL EVENTO

Un congreso de tres días con un número tan elevado de ponentes y actividades genera mucha información, así que era imposible contarlo todo durante el congreso sin convertirse en spam, por lo que se toma la decisión de que gran parte de los contenidos se compartirán en las redes una vez finalizado el congreso, lo que contribuye a darle continuidad en el tiempo.

En esta etapa es esencial el contenido creado por los alumnos de Comunicación de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, que crearon una web en wordpress que se integró dentro de la web original del congreso y donde subieron los materiales creados por ellos mismos. Para sus posts utilizaron tanto videos que subieron a un canal específico creado para el congreso en Youtube, y clips de audio así como fotos.

Todo ese material se programó para publicarlo en Twitter y Facebook  en las semanas posteriores al congreso  bajo el epígrafe Recordando #CIPROVALLADOLID17

Pero sabíamos que el congreso iba a seguir generando información más allá del 29 de noviembre, por lo que se hace un seguimiento continuado de la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 y otras búsquedas similares relacionadas, para seguir publicando lo que muchos ponentes y asistentes cuentan sobre el congreso una vez que ya han llegado a sus ciudades y países de origen.

Se decide también publicar desde El blog de la EIP esta serie de artículos sobre Así se hizo #CIPROVALLADOLID17, para mostrar el trabajo organizativo de un evento complejo como el Congreso Internacional de Protocolo.

LAS ESTADÍSTICAS

Toda esta estrategia de social media tenía como objetivo principal llevar el Congreso Internacional de Protocolo al mayor número de gente posible, así que era importante también ver el alcance e impacto de estas acciones.

El primer resultado lo tenemos en los resultados de la web ya que en estos 11 meses, ha tenido más de 200.000 visitas. Incluso hay artículos o pestañas que han sido visitadas más de 10.000 veces.

Para el rastreo de redes se empleó la herramiento Cool-tabs, y no podemos estar más contentos del resultado. Os dejamos como ejemplo un análisis realizado el 4 de diciembre.

Pero además de este informe de estadísticas, hay que añadir  que #CIPROVALLADOLID17  fue Trending Topic en España ya el domingo 26 antes de que empezara el congresoel lunes 27, el martes 28 y el miércoles 29, pero además el miércoles 29, también fue TT Peter Van Laere, el jefe de Protocolo de la ONU, que participaba en la clausura del congreso. 5 Trending topics para un congreso de 3 días.

Atención‼️Ya llevamos casi cinco horas siendo TrendingTopic pero aún nos queda la tarde para contar las experiencias y la cena de gala de 

📣Y ya es oficial ¡hoy  ha sido Trending Topic durante 7 horas y 5 minutos, en el puesto 38 de 409 tendencias! http://www.trendinalia.com/twitter-trending-topics/spain/spain-171127.html  vía @trendinaliaES

Las 409 Tendencias de España para el lunes 27

#FelizLunes #DiaDelMaestro Zaza Deulofeu Umtiti Garay #CyberMonday #SalvadosMasZP #JESC2017 gloria fuertes Meghan Markle #diacontralaviolenciadegenero Eslovenia Suárez #LaRepúblicaEs #AbuDhabiGP…

trendinalia.com

Se nos había pasado contároslo pero el domingo 26  fue Trending Topic durante 2 horas 50 minutos según la lista de  de @trendinalia en el puesto 135 de 419 http://www.trendinalia.com/twitter-trending-topics/spain/spain-171126.html 

Las 419 Tendencias de España para el domingo 26

#AbuDhabiGP #FAQSSomTV3 #L6Ncamino21D Bernabéu Egipto #CodemotionMadrid #TCMS9 Lucas Vázquez #NosQueremosVivas #UniónSoloHuboUna Dortmund #AraSíVotarem #JESC2017 #GranadaHuesca #CarreraPFMadrid…

trendinalia.com

EL EQUIPO

Una estrategia de estas características requiere un equipo implicado que trabaje codo con codo, así que en febrero se establece el germen de ese equipo formado por las dos personas que coordinan la acción de social media de la Escuela Internacional de Protocolo: Pilar Muiños, que coordina la estrategia de las redes de Grupo EIP , y Leyre Echeverría que gestiona específicamente las de EIP Madrid y Valencia, junto con el responsable de la web, Tomás Correas, ya que como hemos dicho, toda la estrategia de redes sociales giraba en torno a esa web.

A este grupo se añadiría el responsable de las redes de EIP Barcelona, Pablo Cenizo, que por un percance médico finalmente no pudo estar en el congreso.

Pero a medida que se acercaba el congreso y el trabajo se intensificaba, necesitábamos mejores herramientas, así que contamos con la ayuda del experto en Hootsuite, Victor Gañán de Servilia, que nos configuraría los equipos de trabajo dentro de la plataforma y nos ayudaría en el seguimiento y las estadísticas.

Y desde el viernes el viernes 24 al jueves 30 de noviembre se incorporaba también al equipo, Ana Garrido, alumna del máster de la EIP de Galicia, sin la que hacer la programación previa del contenido de los tres días del congreso, y contar lo que pasaba en las ponencias, hubiera sido imposible para el reducido grupo inicial.

Detrás de las redes sociales hay algo más que estadísticas y Trending Topics. En el caso de  ha sido un lujazo tener conmigo a dos currantas como @LeyreEcheve y @garrillass y la ayuda técnica de @VictorGanan y ¡cómo no! nuestro @TomasCorreas ¡Equipazo!

Lo esencial de este resumen es demostrar la importancia de sacar los eventos fuera de su recinto espacial antes durante y después, y la mejor herramienta que tenemos son las redes sociales, pero siempre con una estrategia bien definida que nos ayude a nuestros objetivos.

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*Artículo elaborado por Pilar Muiños, coordinadora de la estrategia digital del XVI Congreso Internacional de Protocolo y Directora de Desarrollo online de GrupoEIP en colaboración con Leyre Echeverría, responsable de redes sociales de EIP Madrid.

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El tratamiento de la comunicación del congreso


Se desarrolló, bajo la dirección de Francisco Suárez, durante la planificación y ejecución del congreso un ambicioso plan de comunicación con el objeto no solo de dar a conocer el congreso sino de divulgar de la mejor forma posible el concepto de protocolo y la conexión del mismo con las disciplinas afines.

Para ello, se realizaron las siguientes acciones:

I. Notas de prensa y foto-noticias

Fotonoticias:

  • Convenio Club Internacional de Prensa.

Enviada el 17 de mayo de 2017

Una de las entrevistas a Gerardo Correas, director del congreso

Artículos de protocolo

  • 10 normas de protocolo en la playa

Enviada el 28 de julio de 2017

Notas de prensa:

Enviada el 22 de junio de 2017

  • Incorporación Jefe de Protocolo del Estado a Comité de Honor

Enviada el 23 y 26 de junio de 2017

Enviada el 25 de julio de 2017

Enviada el 10 de agosto de 2017

  • Las mujeres empiezan a destacar en protocolo, una profesión tradicionalmente liderada por hombres

Enviada el 25 de agosto de 2017

Enviada el 28 de septiembre de 2017

Enviada el 16 de octubre

Enviada el 23 de octubre

II. Entrevistas, encuentros con los medios y cuestionarios

  • Cadena Ser Valladolid

22 de febrero de 2017

  • Cadena Cope Valladolid

8 de mayo de 2017

  • La Razón Castilla y León

16 de mayo de 2017

  • Agencia EFE con Presidente de la OICP

23 de mayo de 2017

  • Onda Cero

10 de marzo de 2017

  • El Norte de Castilla

2 de junio de 2017

  • ABC Castilla y León

13 de julio de 2017

III. Otras actividades destacadas

  • Reunión con Director de El Norte de Castilla – 20 de febrero de 2017.
  • Reunión con Oficina de Turismo de Ayuntamiento de Valladolid – 10 de marzo de 2017.
  • Firma de Convenio con Club Internacional de Prensa de España – 12 de mayo de 2017.
  • Reunión con Jefe de Gabinete de la Delegación del Gobierno en Castilla y León – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Almuerzo de trabajo con Ayuntamiento de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Fundación Siglo – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director General de Turismo de la Consejería de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León – 22 de mayo de 2017.
  • Visita a la Cúpula del Milenio con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Comunicación de la Junta de Castilla y León y con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Divisa Informática – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Exclusive Training – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Presidente de la DO Cigales – 23 de mayo de 2017.
  • Visita a las Cortes de Castilla y León con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Entrevista con alcalde de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Visita a Teatro Calderón con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Concejal de Cultura y Turismo del Ayuntamiento de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Reunión con Gerente Asociación Provincial de Hosteleros de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Elaboración de Dossier de Prensa.

IV. Apariciones en medios impresos y on line

Se consiguieron a través de los medios digitales más de 200 apariciones hablando de distintas noticias del congreso y de la importancia del protocolo en el mundo de la comunicación.

Uno de los artículos publicados sobre la repercusión mediática del congreso

V.Valoración económica

A continuación se detalla el valor económico de la información generada en los medios de comunicación durante el periodo comprendido de septiembre 2016 hasta septiembre 2017.

El valor publicitario que una noticia tiene en un medio de comunicación se valora en función del espacio que la noticia ocupa en la página, haciendo una equivalencia con el coste publicitario.

Sin embargo, según la fórmula acuñada por la Universidad de Columbia (USA), el valor informativo es mayor, ya que la opinión pública lo entiende, asimila y consume como información, no como publicidad. Teniendo en cuenta esta premisa y para obtener dicha valoración hay que multiplicar por 3 el valor publicitario.

Así, la cobertura generada con relación a la actividad del Congreso Internacional de Protocolo ascendería a un total de 7.000.000€.

_________________________

*Artículo elaborado por Francisco Suárez, DIRCOM  del XVI Congreso Internacional de Protocolo y CEO de Agencia de Comunicación profesional

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La logística de las experiencias


En el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se desarrollaron una serie de experiencias por las tardes en donde se pretendía que el congresista pudiera ver, incluso tocar, el lugar donde se desarrollaban las acciones de aquello que se les iba a contar, de ahí que se programaran experiencias de muy diversa índole.

El grueso de las experiencias se dividió en tres grandes grupos:

  • Bodegas y provincia
  • Rutas
  • Experiencias Valladolid

Bodegas

Se contactó con los responsables de los tres  Consejos Reguladores de las Denominaciones de Origen, en concreto con Cigales, Rueda y Ribera del Duero, quienes, una vez contado lo que se pretendía, contactaron con sus diferentes bodegas para ofrecernos visitas en cinco de cada una de las D.O.

En cada bodega, un grupo de unos 10-15 congresistas recibían una visita, junto con una pequeña ponencia sobre como organizan su comunicación, tanto interna como externa, y una cata.

Se realizaron tres rutas diferentes en autocar que facilitó la Diputación de Valladolid , para que en cada ruta se comiera en un restaurante de camino para, después, hacer un recorrido que permitiera pasar por cada una de las cinco bodegas seleccionadas y en cada una, se apearan un grupo de congresistas, que luego sería recogido para regresar a Valladolid.

D.O CIGALES

Las bodegas que nos proporcionó la DO fueron:

D.O RIBERA DEL DUERO

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

D.O RUEDA

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

PROVINCIA

Para conocer otras zonas de la provincia, además de la ciudad de Valladolid, se programaron dos visitas a dos municipios cargados de historia:

  • Peñafiel: se programó una visita al castillo de Peñafiel y al museo del vino, donde los congresistas pudieron disfrutar de una cata de vino. El grupo de personas que acudieron a esta experiencia fue de 50 personas.
  • Medina del Campo: en este municipio de la provincia de Valladolid se programó una visita al palacio Real Testamentario, así como al Mercado de Abastos. El grupo estuvo formado por 20 congresistas.

Rutas

Gracias al Ayuntamiento de Valladolid, y en concreto a la Sociedad Mixta de Turismo, se pudieron programar una serie de rutas que fueron previamente adaptadas para darles un contenido que estuviera relacionado con el congreso, más allá del propio contenido turístico que tuvieran las rutas.

En total se programaron las siguientes rutas, que fueron anunciadas en la página web con el texto que a continuación se indica:

La Luz, la Arquitectura y la Comunicación

Espectacular ruta nocturna que nos trasladará al pasado con un aspecto de futuro, ya que nos contarán aquellas particularidades de edificios históricos, y no tanto, iluminados de forma espectacular. Podremos conocer qué comunicaban los edificios antaño y qué comunican a día de hoy, todo ello teniendo en cuenta la luz como fuente subsidiaria de comunicación para la ciudad. El recorrido nocturno comenzará por el Casco Histórico (Plaza Zorrilla, Plaza Mayor, zona de la Catedral y Zona de San Pablo). Se explicarán las principales fachadas históricas y el sentido que tiene el color de la luz en los monumentos.

Los Fantasmas de Valladolid

Podrás conocer en directo la historia de los personajes históricos de la ciudad de Valladolid, las leyendas que les hicieron famosos y sus principales formas de actuar tanto en la vestimenta como en la relación social, en entornos monumentales como la Plaza de Colón, el Parque de Campo Grande, La Plaza de Santa Ana y el archivo de San Agustín, al mismo tiempo que puedes vivir de primera mano las complejidades organizativas de una visita turística.

Historia de un pícaro: cotilleos en la corte

Vivirás Los cotilleos de la Corte en el Valladolid del siglo XVII, de la mano de un personaje, el pícaro, con las correspondientes explicaciones del por qué se eligen los recorridos de las distintas plazas y calles de la ciudad en este tipo de visita turística.

Un paseo por el romanticismo y su protocolo

La celebración del bicentenario del nacimiento de José Zorrilla, nos introducirá de lleno en el mundo del romanticismo visitando los principales pasajes de lo vivido por Zorrilla en Valladolid, al mismo tiempo que analizamos cuestiones de etiqueta, imagen, relación social y comunicación en la literatura del escritor.

Las reinas en Valladolid y su protocolo

En esta ruta conoceremos aspectos de cuatro reinas que han desarrollado su actividad en la ciudad de Valladolid: María de Molina, Catalina de Lancaster, Margarita y Ana Mauricia de Austria. Podremos conocer los lugares donde se produjeron algunos de sus episodios más conocidos, se podrá acceder al interior del Monasterio de Santa María la Real de Huelgas y al Palacio de los Condes de Benavente, donde está el sepulcro de María de Molina, que fue su fundadora. El hilo conductor son las reinas que a lo largo de la historia tiene que ver con Valladolid, dando datos de cómo era la vida en la Corte, su etiqueta, sus fiestas… Se visita además de lo ya indicado, el Palacio Real y el Museo Nacional de Escultura.

La ruta del hereje: el ceremonial de la inquisición

La importancia del escritor Miguel Delibes se puede apreciar en esta ruta por algunos de los palacios donde se desarrolla una de las obras cumbre de éste autor vallisoletano, El Hereje. En ella, descubriremos cómo era el ceremonial, la etiqueta y los escenarios que utilizaban para con los reos penitenciados, los herejes, antes de darles la pena capital por iniciativa de la Inquisición. El recorrido nos muestra las zonas de la ciudad que aparecen en la novela ambientada en el Valladolid del siglo XVI. Comienza en la Plaza de San Pablo, pasa por  Plaza de las Brígidas, Palacio Fabio Nelli, Iglesia de San Benito, Plaza Mayor para terminar en el parque Campo Grande, antiguo quemadero.

Ruta de los patios históricos: la comunicación del pueblo

La visita comenzará con una breve explicación sobre cómo un Ayuntamiento organiza las rutas turísticas que dan a conocer su valor histórico, arquitectónico y patrimonial. Después comenzará el recorrido guiado por los patios históricos más emblemáticos de  la ciudad, donde en su día se desarrollaba parte del día a día de la sociedad. Valladolid en el siglo XVI tenía documentado más de 300 palacios, en la ruta descubrimos aquellos patios de monasterios o palacios que aún quedan vigentes y donde nos contarán cómo eran los ceremoniales que se desarrollaban, la etiqueta que se seguía en aquella época y cómo eran las relaciones sociales. La visita comienza en la Plaza de Zorrilla, pasamos por el claustro de las Francesas, Patio del Caballo de Troya, Patio Herreriano, Patio de Fabio Nelli, Patio del Palacio Real, Patio del Colegio de San Gregorio y Patio de Palacio de Villena.

En todas las rutas, los guías debían indicar a los congresistas unas breves nociones sobre como un gran ayuntamiento como el de Valladolid, organiza las visitas y rutas turísticas. Para ello se pasó a la oficina de turismo un pequeño guion a modo de ejemplo para que lo transmitieran a los guías.

Las rutas podías ser nocturnas o diurnas, así como teatralizadas o no. Se realizaron dos pases, tanto los días 27 como 28, salvo aquellas en las que resultara imposible hacer dos sesiones, como por ejemplo las nocturnas. El horario fue, en primera sesión, a las 16:30 horas, y, en segunda, a las 18:30 horas.

Experiencias Valladolid

Fecha: Lunes 27 y 28 de noviembre

Hora: 14:30 y 18:30 horas

Lugar de salida: ver tabla

En la ciudad de Valladolid, además de lo ya expuesto, se programaron una serie de experiencias gracias a la colaboración de diferentes instituciones. Fueron anunciadas en la web de la siguiente manera:

Visita al estadio José Zorrilla: protocolo y comunicación deportiva

Conozca cómo es el interior de un gran estadio de fútbol construido con motivo del campeonato del mundo de fútbol de la FIFA celebrado en España en el año 1982. En él, nos contarán cómo funciona el palco presidencial y el departamento de prensa en un día de partido: las invitaciones, sus criterios de protocolización, los espacios de catering, los vestuarios y la atención a los periodistas así como el marketing en el día a día de la institución.

Cortes de Castilla y León: protocolo oficial

Descubra el edificio de representación de los ciudadanos de Castilla y León y conozca cómo organizan sus principales ceremoniales de toma de posesión del Presidente de las Cortes, de la apertura de la legislatura y, en general, de cómo es el día a día en los distintos departamento de comunicación y protocolo.

Visita técnica al Teatro Calderón: producción y organización de eventos

¿Cómo funciona un teatro por detrás del escenario en plena función? Descubra cómo se gestiona la producción, cómo es el montaje y el desmontaje de las grandes producciones, cómo se coordina el diferente personal… y sobre todo, conozca cómo es un espacio escénico en su interior. Para ello, contaremos con profesionales que atienden a diario las diferentes funciones para que el espectáculo recree la realidad que la obra requiere.

Universidad de Valladolid: ceremonial y protocolo universitario

¿Cómo es el ceremonial universitario?, ¿cuál es su historia?, ¿de dónde proviene su etiqueta?, ¿qué significan los diferentes colores?, ¿cómo se organiza un doctor Honoris Causa?, ¿cómo es un aula magna?, ¿y un paraninfo?… Descubra cómo son los espacios y diferentes ceremoniales del protocolo universitario y disfrute de una atractiva visita por los lugares más importantes de una universidad como la de Valladolid, creada en el S. XIII.

El Norte de Castilla, el periódico más antiguo de España

¿Sabía que El Norte de Castilla es el periódico más antiguo de España? Descubra cuáles son las principales complejidades de un diario con tanta solera: su día a día, su planificación, sus reuniones de gestión, su maquinaria, su distribución, etc… Un responsable de periódico nos enseñará sus instalaciones y nos irá contando los pormenores de la frenética actividad de un medio de comunicación escrito en pleno s. XXI.

Iglesia de San Pablo: protocolo y ceremonial religioso

La iglesia de San Pablo, situada en el corazón de la ciudad de Valladolid, es uno de los edificios más representativos de la ciudad de Valladolid. En esta iglesia fueron bautizados los reyes Felipe II y Felipe IV y fue visitada por Napoleón. Lugar incomparable para que un experto en protocolo religioso nos cuente diferentes aspectos de la liturgia católica, así como diferentes cuestiones relacionada con el ceremonial que utiliza la Iglesia Católica.

La importancia del color en la comunicación

El color es una herramienta de comunicación no verbal poderosa que transmite mensajes y provoca sentimientos. Este taller interactivo permitirá a los asistentes ver las diferentes características de las personas y los colores. Cómo elegir las combinaciones según el físico y el mensaje que se desea transmitir.

A través del Yin & Yang, aprenderemos cómo usar el color para crear equilibrio y para influir en diferentes situaciones en nuestra vida personal y profesional.

Ruta de tiendas por Valladolid

Conoce las propuestas locales con un/a personal shopper. Qué factores tener en cuenta a la hora de comprar. Aprende a crear una lista de la compra útil y un presupuesto realista para adquirir un fondo de armario. Aprende cómo manejarte por los comercios para encontrar en poco tiempo las piezas que buscas y crea los looks que necesitas.

Imagen y autoestima desde el Coaching de Imagen Apreciativo

En este taller vamos a descubrir cuál es la mejor versión de nosotros mismos y desde ahí vamos a visualizar lo que queremos proyectar. Si nuestras imágenes son positivas nuestras emociones son positivas y nuestras acciones van a ser positivas. Se trata de vivir en las emociones positivas, los sentimientos y la imagen que enaltecen nuestra vida, y en plantear con asertividad las acciones que nos aportan, nos impulsan y nos llevan a avanzar. Es, poder transitar por las emociones negativas sin ahogarnos en ellas.

Taller de estilismo

¿Cómo descubrir los diferentes estilos personales y cómo se adecuan a diferentes ambientes o tipos de profesiones? Este taller ayudará a los asistentes a crear una receta de estilo sencilla, creando conjuntos o outfits tanto profesionales como más casual. Se analizará el concepto de cápsula de ropa para crear el máximo número de conjuntos con pocas prendas y se darán a conocer las claves en el uso y elección de los accesorios para para que comuniquen un mismo mensaje y ayuden a crear un look o marca.

Presentación del programa informático: “Gestión de Eventos” y de la APP “Protocolo&Eventos”

El programa “Gestión de eventos”: Se presentará el desarrollo de un programa informático inédito que permite la gestión integral de la planificación, ejecución y post congreso no solo con la consiguiente simplificación burocrática de gestión de documentos, sino el control de la planificación y ejecución de las tareas de todo el grupo de trabajo que conforma un evento, desde su inicio hasta su finalización.

La app ”Protocolo&Eventos” es una aplicación profesional para dispositivos móviles que constituye una auténtica guía que se va actualizando on line de todo lo relacionado con el protocolo y ceremonial: Técnicas organizativas-Protocolo oficial- Ordenación de banderas, precedencias, ubicación de invitados,Protocolo de empresa, Protocolo internacional y diplomático.

El resultado de esas experiencias podéis verlo en el álbum de la página de Facebook de CIPROVALLADOLID17

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 |El procedimiento de inscripción


Para conseguir la asistencia prevista debíamos intentar que la cuota fuera lo más baja posible, no llegando en un primer término a los 250 euros la cuota general que era la más cara.

La cuota de asociaciones en un primer plazo era de 190 euros

Y todo ello, con unas prestaciones que permitiese una relación calidad precio óptima.

La cuota de inscripción incluía:

  • Participación en todas las sesiones
  • Acceso a ponencias ( libro resumen o página web)
  • Diploma acreditativo de asistencia
  • Ceremonia inaugural
  • Recepciones sociales
  • Degustación de tapas los días 27 y 28 de noviembre
  • Eventos sociales y visitas alternativas
  • Cena de Hermandad y fiesta fin de congreso:
    • Photocall
    • Recibimiento asistentes
    • Cena de hermandad
    • Espectáculo de luz y sonido
    • Entretenimiento con actuación con Big Band
    • Espectáculo de magia
    • Brindis final y sorpresa a los asistentes.
  • Ceremonia de clausura
  • Accesos especiales
  • Set del congresista
  • Cascos de traducción
  • Recepciones oficiales
  • Ponencias extraaulas con experiencias y visitas

PROCEDIMIENTOS Y GESTIÓN DE INSCRIPCIONES

Este apartado es uno de los más importantes en cuanto a las tareas de la Secretaría Técnica se refiere. Es importante tener control, gestionar y actualizar día a día la base de datos de los inscritos, que es con la que en este caso se trabajaría principalmente y para la que el resto de bases de datos han sido creadas anteriormente: para desembocar en la base principal del congreso, los inscritos.

  • Procedimiento de inscripción y tarifas

Unas semanas más tarde de crear la página web oficial del congreso y comenzar a completarla de contenido, se formó el apartado de INSCRIPCIÓN.

Este apartado se estableció como vía principal para todas las inscripciones del congreso.

El procedimiento se realizaría entonces a través de la visita a la página web del congreso, dónde como se ha comentado, se configurón un apartado propio de Inscripciones.

En este apartado se incluiría una tabla informativa de tarifas divididas en tres bloques:

  1. Hasta 31 julio, inclusive.
  2. Hasta 30 de septiembre, inclusive.
  3. Hasta la fecha del congreso.

El primer bloque temporal, incluiría las tarifas más económicas de todo el congreso, en el segundo se incrementaría ligeramente el precio y en el tercer bloque se aplicaría la cuota general, sin ningún descuento asignado.

Con estos descuentos, se pretendía captar a un número mayor de inscritos atrayéndoles con cuotas muy económicas, teniendo en cuenta las prestaciones incluidas, además de poder evitar aglomeraciones en la plataforma de inscripciones en las últimas semanas.

Hay que destacar que en esta edición de Congreso Internacional de Protocolo además de establecerse estos descuentos en los diferentes plazos, también se gestionaron tarifas especiales a diferentes colectivos:

  1. Miembros de Asociaciones.
  2. Estudiantes
  3. Acompañantes.
  4. Miembros de la OICP.
  5. General

Tanto los miembros de alguna asociación como los estudiantes (ambos de cualquier índole o área), debían acreditar su condición en el mismo formulario de inscripción correspondiente. En este formulario se incluía un apartado dónde se exigía adjuntar un documento, o bien el certificado de membresía actual a dicha asociación o bien la matrícula de estudio vigente, en caso de ser estudiante.

Sólo de esta forma podría validarse su inscripción al congreso para que posteriormente se confirmase desde la Secretaría Técnica que los documentos e información facilitados eran correctos, y de no ser así, se pondría en contacto con la persona afectada para notificarle la incidencia en su registro.

En cuanto a la tarifa especial de Acompañantes, es la única de todas las anteriores que no incluiría todas las prestaciones, ya que se presupone que dicha persona no pretende participar en las actividades o parte científica (ponencias) del congreso, sino acompañar a una persona en su estancia en la sede del congreso y participar en el programa social de éste. Por lo que esta cuota, incluía todo, excepto el acceso a ponencias. Más adelante se detallarán las prestaciones generales del Congreso.

Para poder verificar la cuota de acompañante se solicitaba en su respectivo formulario añadir el email con el que ya se había tenido que inscribir previamente la persona a la que acompaña en el evento. Después se verificaba y gestionaba debidamente en la base de datos.

Para los miembros de la OICP (Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo), entidad anfitriona del congreso, se estableció un boletín de inscripción especial, el cual no tenía coste, además su acceso estaba restringido y sólo podía accederse previa autorización del comité organizador y de la secretaría técnica. Sus prestaciones no variaban de las generales.

La cuota General era la cuota más elevada de todas, y le correspondería a todos aquellos participantes que no cumplieran con las condiciones del resto de boletines para poder acogerse a sus cuotas especiales.

  • Formulario de inscripción

Todos los formularios de inscripción tenían una base similar de contenido.

La primera parte se solicitaban datos personales del interesado/a, tales como: nombre, apellidos, documento de identificación, teléfono, email. Estos dos últimos los más importantes en cuanto a las gestiones de la Secretaría Técnica ante cualquier comunicación o incidencia con el inscrito.

Un segundo apartado dónde de forma no obligatoria se solicitaban datos de facturación, si el inscrito deseaba factura, ya que ésta se enviaba automáticamente a la dirección de email facilitada con los datos cumplimentados en este apartado, una vez confirmado su formulario. Cambiar los datos y/o realizar facturas conjuntas y otro tipo de documentación también era posible previa comunicación con la Secretaría Técnica y el Departamento de Contabilidad del Congreso.

Una tercera parte se dedicaba a la elección de las actividades o experiencias dentro de programa social (enmarcado en esta edición, dentro del científico). Se incluían cuatro desplegables: dos para el día Lunes 27 y otros dos para el día Martes 28.

En ellos se debía elegir las actividades en cada horario y cada día:

Lunes 27 y Martes 28

  • Primera actividad a las 16:30h*
  • Segunda actividad a las 18:30h

*Algunas experiencias como Visita a una Bodega o Medina del Campo, tenían un horario y forma diferente al resto (su horario era a las 14:30h) y sólo podían realizar esa actividad en el día, ya que duraba más tiempo que las demás y también se incluían los almuerzos por el camino.

Para poder elegir a qué actividad asistir, los interesados podían visitar previamente en la web,el apartado EXPERIENCIAS, donde se explicaba de forma detallada cada una de ellas.

Una vez se completaba el aforo de cada actividad y en cada horario, se eliminaba automáticamente de la plataforma de inscripción, por lo que no podía seleccionarse. Motivo de más para que los interesados en participar se inscribiesen cuanto antes, y poder disponer de un amplio abanico de opciones de actividades.

Podían realizarse modificaciones de estas actividades  pero previa solicitud a la Secretaría Técnica y valorando desde ella el aforo y disponibilidad de la experiencia.

Dentro de este apartado del Boletín de inscripción, se incluía también una casilla a completar Sala principal 4con una palabra que para el inscrito definiera PROTOCOLO O IMAGEN PERSONAL, temas principales del congreso. Esta palabra se incluiría en su acreditación personalizada y también serviría para conformar el escenario principal de Teatro Calderón (sede del congreso), ya que se realizaría un collage con todas las palabras facilitadas.

Como último apartado del boletín se estableció la Forma de Pago.

El pago a través del boletín estaba disponible principalmente a través de Tarjeta Bancaria o Transferencia Bancaria.

Mediante Tarjeta Bancaria el pago se realizaba en el momento, por lo que la inscripción quedaba confirmada en el momento si no había ninguna incidencia de otro tipo.

El pago a través de Transferencia Bancaria podía realizarse hasta casi unas semanas previas a la fecha del congreso. Además, la cuota se mantenía independientemente de que el pago se efectuase ya en otro plazo de inscripción y los precios variasen, lo que se tenía en cuenta era su registro y relleno de formulario en fecha (plazo). No obstante, se solicitaba efectuar en la brevedad posible el pago/transferencia con el fin de facilitar la organización del congreso.

Para el pago con transferencia, el congresista recibía en su email un documento con los datos precisos y necesarios para poder realizarla.

Otra forma de pago disponible era en el mismo congreso, aunque no de forma oficial, si no con el fin de facilitar su participación a aquellas personas que por cualquier motivo no les fuera posible realizar el pago a través de las anteriores vías.

Para esta forma de pago se solicitaba poder efectuarlo en efectivo y en la moneda de cambio del país del evento (€), ya que de esta se podrían evitar posibles incidencias de nuevo con tarjetas bancarias u otro tipo de moneda.

El pago en el congreso no se estableció como forma oficial, sino bajo previa solicitud, con el fin de facilitar las acreditaciones del congreso, ya que estas personas serían consideradas en cuanto a la gestión del congreso, como incidencias al no haber formalizado el pago. Por lo que uno de los objetivos principales de la Secretaría Técnica en el congreso era evitar tener dichas incidencias, y si se daban, poder resolverlas en el menor tiempo posible, tanto por el bienestar del congresista como de la propia organización.

Una vez confirmado el registro, se enviaba automáticamente un documento al email del inscrito, con toda la información y datos aportados en el formulario.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo en colaboración con Carla Atance

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La promoción del congreso

 

 

La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.

Se basó en cinco cuestiones principales:

  1. Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
  2. Página web atractiva y muy completa
  3. Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters,de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
  4. Materiales de apoyo y comunicación
  5. Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos

Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.

Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.

Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:

  • Público objetivo o target del congreso

La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.

Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.

También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.

Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.

Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.

Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.

El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.

  • Peticiones de información

Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.

  • Inscritos

Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.

Página web atractiva y muy completa

La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com

Se componía de las siguientes pestañas:

  • INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
  • CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
    • EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
    • LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
    • LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
    • LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
    • LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
    • LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
  • PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
    • PROGRAMA CIENTIFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
    • PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
    • CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
  • NOTICIAS- PRENSA: Su  objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
  • INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
    • Cuota general
    • Cuota de miembros de asociaciones
    • Cuota de estudiantes
    • Cuota de acompañantes.

El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:

DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES

DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades,  una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido  el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.

Además solicitábamos una palabra que definiese el  concepto de protocolo y que figuraría en la  acreditación de cada uno.

El plan de comunicación

Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newslettersde los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva

Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.

COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA

A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.

  • Emails de contacto

Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.

A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.

  • Newsletters

Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.

A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newslettersadaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.

En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.

Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).

  • Mensajes informativos

Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.

Materiales de apoyo y comunicción

Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.

  • Dossier

Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.

También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.

Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.

  • Presentación

Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.

La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.

  • Folleto

En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.

  • Carta de invitación

Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.

El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La planificación: Las cuatro patas

En esta tercera entrega detallaremos cómo procedimos a la PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO.

Con un año de antelación y teniendo claro los objetivos del evento, empezamos a trabajar  en cuanto a las necesidades de planificación, basados en un decálogo de requisitos básicos:

  1. Panel científico variado de temática y de alta calidad profesional
  2. Conseguir un número de asistentes nunca antes conseguido en este tipo de encuentros, con la intención de estar entre los 800 y los mil asistentes
  3. Metodología novedosa y adaptada a los nuevos tiempos
  4. Conseguir la máxima difusión posible no solo del encuentro sino de las temáticas a desarrollar
  5. Abrir el campo de las temáticas,y por tanto de los asistentes, a otras disciplinas comunicativas afines al campo del protocolo
  6. Unir por primera vez a todas las asociaciones de protocolo existentes en España.
  7. Conseguir una cuota de inscripción asequible.
  8. Lograr apoyo institucional por parte de la mayor cantidad posible de instituciones públicas y privadas para conseguir el reconocimiento del protocolo como disciplina de comunicación.
  9. Dar cabida por medio de un “call for papers”  a todo aquel que tuviera algo que decir
  10. Realizar un congreso basado en la EXPERIENCIA.

Con estas ideas claras nos pusimos manos a la obra.

LO PRIMERO: Elaboramos un dossier desarrollando las pautas básicas con las que queríamos trabajar y que iba a ser el documento que nos iba a guiar durante todo el trayecto

¿Cómo acometer esto? No teníamos ni ciudad, ni espacio, tan solo lo que queríamos hacer.

AQUÍ NACIERON LAS CUATRO PATAS DE UNA MESA LLAMADA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO

PRIMERA PATA DE LA MESA DE LA PLANIFICACIÓN: CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

  • CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB

Una web, sencilla e intuitiva pero completa, totalmente conectada a la base  de datos ofreciendo toda la información necesaria del encuentro que se iba completando según íbamos avanzando.

  • GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS:
    • Analizamos y definimos los colectivos de profesionales  que consideramos podrían tener interés en el encuentro
    • A partir de estos colectivos:
      • Nos pusimos a buscar a todos los profesionales del mundo del protocolo de la comunicación, del marketing, de la publicidad, de la imagen personal y de la relación pública, haciendo mucha incidencia en Europa y América.
      • Búsqueda y contacto con el mayor número posible de asociaciones de protocolo, comunicación, imagen personal.
      • Buscamos todas las instituciones públicas y privadas que podrían tener interés en el encuentro

Así en los primeros tres meses nos hicimos con una base de datos compuesta por cerca de 40.000 registros directos y otros 10.000 indirectos por medio de las distintas asociaciones que contactarían con sus socios.

A partir de ahí, empezamos a enviar información que paralelamente íbamos desarrollando y ampliando en el dossier inicial y básico.

Estos contactos, enseguida empezaron a tener frutos y se inició el trabajo de contacto directo con todos los que pedían información.

SEGUNDA PATA DE LA MESA: EL PANEL CIENTÍFICO

Por un lado se estableció un call for papers que enviamos a toda la base de datos y que publicamos en la web, para someter al comité científico las propuestas de ponencias que iban llegando a lo largo de los meses.

Por otro lado, nos pusimos a buscar “ponentes invitados” con el perfil de profesionales muy reputados en los distintos sectores, buscando la multidisciplinariedad propuesta, pero que además, tuviese la suficiente experiencia de oratoria para que sus intervenciones fueran lo más didácticas posibles.

TERCERA PATA: LAS EXPERIENCIAS Y LOS ACTOS SOCIALES.

En esa intención de hacer un congreso sobre todo experiencial había que cuadrar y preparar toda la logística necesaria para determinar las experiencias que, enmarcadas en el panel científico, íbamos a proponer a los asistentes.

Así las dividimos en cuatro grandes grupos:

  • Experiencias en bodegas
  • Experiencias en Valladolid y provincia con visitas a instalaciones de interés protocolario
  • Experiencias históricas de comunicación y protocolo
  • Talleres específicos

Todo se basaba en que cada asistente pudiera elegir la experiencia que considerase más interesante lo cual comportaba una complejidad organizativa muy elevada. En la entrega donde explicaremos en que consistieron las experiencias, incorporaremos el sistema de funcionamiento de las mismas.

En cuanto a los actos sociales, las dos personas encargadas de su desarrollo debían completarlos de tal manera que estuvieran enmarcados en el programa científico. Así, el concierto de las velas, pretendía además de oir una música espectacular, demostrar cómo se organiza un concierto en un espacio singular. Y la tradicional cena de gala, se convirtió en una cena de hermandad, verdadera fiesta, en un espacio también muy singular y en la que se podría analizar la necesaria preparación y ejecución de una acto de estas características.

CUARTA PATA: LA COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONGRESO.

El plan estratégico de comunicación, se basó en dos grandes cuestiones:

  1.                 Las redes sociales: Se planificó la difusión a través de los perfiles de TwitterFacebook e Instagram  de distintos ítems a comunicar, como los posts específicos para la web sobre cada uno de los ponentes y otras temáticas del congreso, obteniendo unos resultados espectaculares.
  2.                 La comunicación y divulgación  en sí misma: Por medio de un reconocido Director de Comunicación del congreso, se planificó la presencia en medios, apareciendo en radios, televisiones y prensa escrita de muchos países y teniendo una difusión espectacular durante los nueve meses previos a la celebración del congreso.

Se planificó así mismo, tanto en redes como en presencia en medios,un amplísimo dispositivo para los tres días de ejecución del congreso.

Todo este trabajo se ha realizado durante once meses de manera continuada por un equipo formado por ocho personas que han quitado tiempo al sueño para poder realizarlo, pues además de todo esto, tenían que desarrollar su día a día en la Escuela Internacional de Protocolo.

Si el XVI Congreso Internacional de Protocolo  ha tenido éxito, se debe fundamentalmente al trabajo de estas 8 personas durante los once meses que duró el proceso:

  • BASES DE DATOS:  CARLA ATANCE
  • PÁGINA WEB:  TOMÁS CORREAS
  • PANEL CIENTÍFICO : MARINA FERNÁNDEZ
  • EXPERIENCIAS Y ACTOS SOCIALES: JUAN MANUEL JIMÉNEZ  y JORGE MATEO SAGASTA
  • COMUNICACIÓN: FRANCISCO SUÁREZ
  • REDES SOCIALES: PILAR MUIÑOS  y LEYRE ECHEVARRÍA

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

 

 

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El concepto básico del congreso.

En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

 

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

_______________________________

*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo el XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17

Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.

Esta serie explicará:

  • CONCEPTO DEL CONGRESO
  • PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
  • PROMOCIÓN DEL CONGRESO  Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
  • PANEL CIENTÍFICO
  • LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
  • COMUNICACIÓN
  • EQUIPO DE TRABAJO
  • LA PRODUCCIÓN
  • LA EJECUCIÓN
  • LAS CEREMONIAS
  • LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
  • LAS CIFRAS

 

Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a  otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas  que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.

En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.

__________________________

*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

Segunda sesión del máster de protocolo de #EIPGalicia: primeras claves del protocolo oficial – @aulaprotocolo

Después de la sesión inaugural, el 3 y 4 de noviembre ya tocaba meterse de lleno en materia en la segunda sesión del Máster en PROTOCOLO, DISEÑO, CREACIÓN Y DIRECCIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES, una sesión dedicada al protocolo oficial.Comenzábamos el viernes con la clase de Rafael Vidal, jefe de protocolo de la Diputación…

a través de Segunda sesión del máster de protocolo (2017-18) de #EIPGalicia: primeras claves del protocolo oficial — EIP Galicia

¿Por qué una app para #CIPROVALLADOLID17? — @CongProtocolo

app

El XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos será el primero de los congresos de protocolo que tendrá una aplicación propia para móviles. Pero ¿por qué una app?

a través de ¿Por qué una app para #CIPROVALLADOLID17? — Noticias/Prensa

Tertulia sobre protocolo y sobre #CIPROVALLADOLID17 en el programa “Afterwork” de Capital Radio con Eduardo Castillo — @CongProtocolo

El programa Afterwork presentado y dirigido por el periodista Eduardo Castillo, premio Antena de Oro 2017, dedicó la edición del lunes 13 de noviembre al protocolo y en concreto al XVI Congreso Internacional de Protocolo.

a través de Tertulia sobre protocolo y sobre #CIPROVALLADOLID17 en el programa “Afterwork” de Capital Radio con Eduardo Castillo — Noticias/Prensa

Consecuencias protocolarias del artículo 155- @GerardoEIP

Pues sí. Sí que ha habido consecuencias protocolarias y graves, desde mi punto de vista, con la aplicación del artículo 155 y queremos exponerlas aquí, no sin antes dejar clara la posición de la Escuela Internacional de Protocolo que no es otra que se trate a los profesionales del protocolo como eso, COMO PROFESIONALES, ya […]

a través de Consecuencias protocolarias de la aplicación del artículo 155 — GERARDO CORREAS

Comienza una nueva edición del máster de #EIPGalicia – @aulaprotocolo

El viernes 27 de octubre se iniciaba una nueva edición del Máster en PROTOCOLO, DISEÑO, CREACIÓN Y DIRECCIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES, de la Escuela Internacional de Protocolo de Galicia.Tras una sesión de presentación y bienvenida a cargo de la directora de la EIP de Galicia, Pilar Muiños, que les explicó a los alumnos el…

a través de Comienza una nueva edición del máster de protocolo en EIP Galicia — EIP Galicia

ENTRADAS ANTIGUAS

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La promoción del congreso


La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.

Se basó en cinco cuestiones principales:

  1. Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
  2. Página web atractiva y muy completa
  3. Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters,de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
  4. Materiales de apoyo y comunicación
  5. Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos

Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.

Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.

Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:

  • Público objetivo o target del congreso

La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.

Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.

También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.

Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.

Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.

Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.

El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.

  • Peticiones de información

Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.

  • Inscritos

Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.

Página web atractiva y muy completa

La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com

Se componía de las siguientes pestañas:

  • INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
  • CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
    • EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
    • LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
    • LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
    • LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
    • LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
    • LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
  • PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
    • PROGRAMA CIENTÍFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
    • PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
    • CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
  • NOTICIAS- PRENSA: Su  objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
  • INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
    • Cuota general
    • Cuota de miembros de asociaciones
    • Cuota de estudiantes
    • Cuota de acompañantes.

El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:

DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES

DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades,  una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido  el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.

Además solicitábamos una palabra que definiese el  concepto de protocolo y que figuraría en la  acreditación de cada uno.

El plan de comunicación

Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newslettersde los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva

Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.

COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA

A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.

  • Emails de contacto

Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.

A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.

  • Newsletters

Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.

A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newsletters adaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.

En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.

Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).

  • Mensajes informativos

Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.

Materiales de apoyo y comunicción

Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.

  • Dossier

Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.

También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.

Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.

  • Presentación

Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.

La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.

  • Folleto

En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.

  • Carta de invitación

Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.

El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.

  • PARTE DE ESTE ARTÍCULO ESTÁ DESARROLLADO POR CARLA ATANCE, RESPONSABLE DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONGRESO.

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El concepto básico del congreso.


En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

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