A parte de las distintas acepciones que incluye la RAE para definir lo que es un congreso, entre las que está “Reunión, normalmente periódica, en la que, durante uno o varios días, personas de distintos lugares que comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas”, el Spain Convention Bureau, lo define como “una reunión de personas, promovida normalmente por una asociación, sociedad, colegio profesional, federación, universidad, institución, etc. y cuya duración media es de dos a tres días y debe contar con una asistencia mínima de al menos cincuenta participantes”.
En la Escuela Internacional de Protocolo, hemos decidido simplificar intentando compilar en una frase todo lo que significa la organización de un congreso.
“SOMETER UN TEMA A DEBATE PUBLICO”
Este es el objetivo fundamental de cualquier organización de congresos y sobre él deben girar todas las técnicas organizativas. A partir de aquí, será preciso, a efectos de organización, el conocer perfectamente ante qué tipo de evento nos encontramos habida cuenta de que no todos los congresos son iguales ya que no es lo mismo un congreso que se inicia por primera vez, a la organización del XXVI Congreso…… el cual ya tiene unas costumbres, antecedentes, etc. que hay que contemplar.
Analizando el panorama del mercado de congresos, también es necesario conocer el tipo de congreso que vamos a organizar ya que no tienen los mismos objetivos por lo que, su organización, requiere una serie de requisitos distintos. Los congresos científicos organizados por universidades, se organizan de distinta manera a los congresos organizados por colegios o colectivos profesionales ( médicos, farmacéuticos, abogados, etc.) o a los organizados por asociaciones, entidades privadas, etc. que tienen otros parámetros de organización con respecto a los anteriores.
Así pues a modo de resumen, deberemos de tener en cuenta el objetivo principal de sometimiento de un tema a debate, los distintos tipos, en función de quién los organiza, en el que se encaja el congreso a organizar, y todo ello, se deberá realizar, teniendo en cuenta latrascendencia del mismo, ya sea en el ámbito local/ regional, nacional o internacional.
Será un congreso regional, aquel que se organiza para asistentes de una comunidad reducida, mientras que se ampliará a nacional cuando la mayoría de asistentes son de un mismo país; o internacional, donde se encuentran personas de nacionalidades distintas
De cualquier manera todos ellos tienen muchísimos puntos en común que serán los que iremos tratando en esta guía rápida de organización de congresos.
En todo congreso hay que realizar un análisis preliminar de estudio de una serie de parámetros principales y de los objetivos del encuentro, para determinar las necesidades organizativas adecuadas.
El tipo de congreso que se va a organizar, no depende solo de suamplitud, ( número de asistentes o localización) ni de quien es elpromotor del congreso, sino también de otra serie de factores que hay que estudiar detenidamente y previamente para no fallar desde el primer momento.
Parece obvio que hay que analizar los distintos TIPOS DE POSIBLES ASISTENTES a este congreso, habida cuenta de la necesaria promoción (que analizaremos en posteriores posts), en la necesaria segmentación de los públicos a los que nos vamos a dirigir para que puedan asistir al congreso.
¡Un congreso sin congresistas no existe!
Otro factor a establecer previamente, aunque sea de manera somera y a modo de bosquejo, es el de la METODOLOGÍA estableciendo las bases del desarrollo del programa que se va a seguir: (debates, mesas, conferencias magistrales, talleres, actividades lúdicas, etc. etc.)
El DÓNDE se va a celebrar el congreso también va a marcar las pautas principales de logística que se van a necesitar en la planificación y organización. Es muy importante, y hablaremos de la elección de la sede del congreso con detalle, tener claros los puntos a favor y en contra que toda ciudad tiene para organizar congresos. En la elección del lugar también hay que analizar las FECHAS para elegir la más adecuada, ya que puede coincidir con algunas cuestiones que pueden afectar a la organización: otros eventos que puedan interferir, fiestas, estabilidad política, seguridad, etc.
Por último, para definir claramente el congreso que se va a organizar, es necesario establecer previamente los distintos OBJETIVOS CONCRETOS del mismo.
De manera general, a efectos de este análisis, la definición de dichos objetivos, saldrá del análisis de los OBJETIVOS DE LOS CONGRESISTAS, porque no cabe duda que los objetivos del congreso no deben ser otros que LOS OBJETIVOS DE LOS CONGRESISTAS.
¿Cuales son esos posibles objetivos de los congresistas?
- Participar como emisor y receptor de los métodos profesionales
- Elevar sus conocimientos
- Comprobar que lo que sabe y hace es correcto
- Informarse de las novedades de la profesión, centros de formación, publicaciones, asociaciones, legislación, etc.
- Encontrar las ideas adecuadas a sus aspiraciones y problemas.
- Descansar de su quehacer cotidiano y hacer turismo.
- Hacer rentable el gasto que significa participar en un congreso.
- Conseguir nuevos amigos y/o contactos de su ramo.
Con el estudio previo de todas estas cuestiones, NADA FÁCILES DE DETERMINAR, podremos iniciar los pasos previos a la planificación del congreso, cuestión que veremos con detalle en el próximo post: ANÁLISIS PRELIMINAR A LA PLANIFICACIÓN.
GERARDO CORREAS 