El funcionamiento de la Recepción de la Empresa

En la recepción de la empresa es donde se encuentra el sitio  donde se RECIBE  a las distintas personas ajenas que vienen a visitarnos. Es evidente que es donde se va a producir el primer golpe de vista o la primera impresión de la persona que viene a visitarnos. Por esta razón, deberemos de tener en cuenta a la hora de diseñar la recepción todos los elementos que ayuden a formar la impresión que de la empresa queremos que se lleven las personas que vienen a vernos con le objeto de facilitar las relaciones de posteriores.

Normalmente por motivos económicos, se intenta que la recepción sea un puesto más de trabajo, y poniendo simplemente una mesa y una persona en ese sitio para que “ haya alguien que abra la puerta” sin preocuparnos de que la labor fundamental de un puesto de recepción como su propio nombre indica es el de RECIBIR, pudiendo, si le queda tiempo para otras cosas, realizar otras labores, pero se debe tener en cuenta una serie de factores  a la hora de diseñar la recepción, teniendo en cuenta el objetivo primero que es el de recibir.

Por todo ello, deberemos de tener en cuenta, como si de una presidencia se tratase, los siguientes aspectos en la recepción:

Escenificación de la Recepción

Debe estar ubicada de tal manera que todas las personas que lleguen a la empresa, la encuentren fácilmente y sepan que allí deben dirigirse.

Lógicamente la mesa de trabajo de la recepción, no será una mesa corriente de trabajo que sólo cumpla las necesidades para trabajar, sino que también debe de tener la vistosidad suficiente para que además  de cumplir las necesidades normales, sea un elemento más de la decoración.

Es fácil encontrarse mesas de recepción, a las que les salen los cables del ordenador por detrás, que no tienen sillas de confidentes, a los que las personas que llegan pueden ver todos los papeles que tienen encima de la mesa, como documentos, etc. y otro sinfín de cosas mas que nos encontramos en muchas recepciones.

Es un sitio adecuado en el que las plantas, la luz, el sonido que hay etc. cuentan y mucho a la hora de diseñarlo. Dependiendo de las cantidades de personas que entren, etc.

Elementos Humanos de la Recepción

Las personas que vayan a estar en la recepción, serán las necesarias para atender a todas las visitas sin demora y con la mayor profesionalidad posible.

De este modo, las personas que vayan a estar en la recepción, deben ser elegidas según el grado de conocimientos que tienen para desarrollar ese trabajo, puesto que si escogemos a un auxiliar administrativo para que además de su trabajo, reciba a la gente, nos encontráremos dañada la imagen de la empresa en esa primera impresión que todo el mundo se lleva al llegar a un sitio y que después condiciona por lo menos al principio las relaciones empresariales.

Es preciso, si no se tienen los conocimientos suficientes, que se invierta en la formación de las personas, ya que  parece lógico que si la empresa está invirtiendo cantidades importantes en su imagen, mediante identidades corporativas, publicidad, uniformidad en el material de oficina, tenga en cuenta la recepción, sitio al que llegan personas del exterior                .

Movimientos de las Personas Dentro de la Recepción

Es importante, evitar aglomeraciones, colas, etc. dedicando el espacio necesario a la recepción, y no utilizar  y aprovechar un pasillo o un pequeño hall, cerca de la puerta  para instalar ese puesto de trabajo que hará de recepción, pero que en definitiva lo que está haciendo es otro trabajo en ese sitio físico.

En definitiva, se tratará de amoldar las necesidades de la recepción tanto de cosas como de personas a la dimensión de la empresa, número de visitantes, y a todos los factores que hagan que la recepción sea un elemento más de la política de comunicación de la empresa.