El Manual Interno de Protocolo 8: LAS CONFERENCIAS.


Las conferencias constituyen otro de los actos más habituales en la sociedad actual. Para el desarrollo de este capítulo, se entiende como conferencia la comparecencia pública de una o más personalidades para pronunciar un discurso sobre un tema específico de cierto interés para la sociedad en general o para un conjunto de personas, en particular. Se  refiere a las conferencias que de por sí constituyen el todo del acto, quedando al margen otras conferencias que se engloban dentro de un acto de mayor complejidad, como un congreso, simposio, reunión internacional, etc.

La definición previa del aforo necesario y la indefinición que habitualmente existe sobre la posible respuesta por parte del público, son las dos cuestiones más preocupantes para la organización. Por ello, conviene estudiar con mucho detenimiento cuál será la previsión de asistencia (en virtud a la talla del conferenciante, interés de su tema, propaganda en los medios de comunicación, invitaciones emitidas, asistencia de periodistas, etc.) y, en consecuencia, elegir un local con el aforo idóneo.

En caso de que la indefinición persista, la prudencia aconseja buscar locales que permitan cubrir las apariencias en caso de una respuesta de público baja o permitir el mayor acceso en caso de respuesta positiva. Surgen así los denominados locales elásticos, capaces con sus “trucos” y mobiliarios de dar una imagen positiva ya sea con mucho o poco público.

Un reciente estudio realizado por la Escuela Internacional de Protocolo, en el que se analizaron más de un centenar de conferencias en toda España (y de distintos niveles) ponía de manifiesto que sólo un 30 por ciento de los invitados que recibían el tarjetón de invitación correspondiente acudían a la conferencia (la que más alcanzó un 75 por ciento, y la que menos apenas llegó al dos por ciento). En consecuencia, en la organización de conferencias se suelen enviar (dependiendo del conferenciante) el doble de invitaciones que el aforo previsto, salvo que se recurra a la publicidad. Si se acudiera a los medios de comunicación, habrá que reducir esa duplicación.

El protocolo de la presidencia

Generalmente, se tratará de resaltar más la figura del invitado de honor, en este caso,  la del propio conferenciante. Por norma general, la presidencia estará ocupada, además del conferenciante, por el directivo de la Empresa de mayor rango, y el presentador del conferenciante (si fuera otro distinto del mencionado directivo). Puede incluirse una tercera persona (ya sea otra autoridad, o el directivo del servicio que promueva la conferencia).

Si el anfitrión no cediera, la presidencia quedaría como sigue: A la derecha, el conferenciante, y a la izquierda el presentador. Si hubiera más de un conferenciante o presentador: a la derecha y a la izquierda del anfitrión los conferenciantes (por rango, por temática o por edad o sexo) y a sus lados el presentador correspondiente. Si los conferenciantes fueran más de dos, y más que conferencia hubiera un coloquio, debe irse a la figura de un solo presentador que, a su vez, hará de moderador, colocándose en el centro de la mesa presidencial.

El orden de las intervenciones

Proponlemos de manera general el siguiente orden, con el fin de darle la mayor importancia posible al organizador:

1.- Anfitrión, que abre el acto

2.- Presentador.

3.- Conferenciante.

4.- Coloquio, si lo hubiera (dirigido por el anfitrión).

5.- Agradecimiento por el anfitrión.

Este último se suprimiría si asistiera una autoridad de relevancia que tome asiento en la presidencia, pues sería ella quien cerrase el acto.

Si el anfitrión cediera, lo habitual es que el conferenciante se sitúe en el puesto central, a su derecha el presentador (si no fuera del grupo y tuviera un relativo alto rango o reconocimiento social) y a su izquierda el directivo de la empresa.

Otros aspectos a tener en cuenta:

La organización de conferencias conlleva una importante labor de diseño y de definición de las condiciones de la sala. Los aspectos básicos a tener en cuenta por el organizador serán:

Condiciones físicas de la sala:

* Tamaño.

* Número de asientos y tipo.

* Disposición de asientos y acústica.

* Obstáculos para la visión.

Ubicación y postura del orador:

* Elevado sobre tarima o estrado.

* Situado en la mesa presidencial.

* A nivel de la audiencia.

* Sentado.

* De pie, con o sin atril.

El organizador deberá tener en cuenta, en el caso de que se utilice atril, que éste sea adecuado a la estatura del orador. Si han de participar varios debe  colocarse a una altura intermedia para evitar que alguno quede  en una posición ridícula.

Medios auxiliares para megafonía:

* Micrófonos suficientes: de solapa, sobre mesa, de pie, inalámbricos (si hay coloquio).

La megafonía debe probarse con antelación al comienzo de la conferencia para evitar problemas. Debe contarse con un técnico de sonido para subsanar posibles deficiencias.

Medios audiovisuales y otros de apoyo al conferenciante:

* Televisión.

* Vídeo.

* Retroproyector.

* Diapositivas.

* Ordenador y cañón de proyección conectado al sistema.

* Pantalla.

One comment

  1. Buenas tardes, Gerardo, y gracias por la entrada; me ha resultado muy interesante.

    En cuanto a la ordenación de las mesas presidenciales, tengo un par de dudas que agradecería mucho que me aclarases: en caso de colocar cuatro personas en la mesa presidencial ¿cómo quedaría repartida la preferencia si entre ellos contamos con un anfitrión, dos invitados (uno, conferenciante; otro, miembro de un órgano europeo) y un colaborador del evento o semi-anfitrión?

    De nuevo, gracias por tan interesante texto.

    Un saludo,
    Adelunes

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