Seguiremos hablando de manera general a sabiendas, y esto es muy importante que quede claro, que cada acto se debe analizar en función de una serie de factores que lo hace único.
Así, podemos enumerar como actos específicos y habituales que se organizan en la empresa los siguientes:
- Inauguraciones.
- Colocación de la primera piedra.
- Conferencias.
- Presentaciones.
- Entrega de premios.
- Recepciones.
- Visitas a las obras.
- Organización de cumbres y convenciones.
- Firma de convenios.
- Placas conmemorativas.
- Visitas institucionales.
- Reuniones.
1.- LAS INAUGURACIONES
En las inauguraciones con alta presencia de invitados, el principal problema organizador suele centrarse en cómo enseñar las instalaciones a todos los presentes, pues trasladar a muchas personas resulta complejo. Por ello, es habitual la formación de grupos, atendidos por un responsable de la entidad anfitriona que durante el recorrido explica las características de la nueva obra o servicio y atiende a los invitados. El primer grupo es el formado por la autoridad que preside y el anfitrión, a quienes acompañan los principales invitados. La organización protocolaria del acto de inauguración sigue, en la mayoría de los casos, un esquema muy similar. Los pasos suelen ser los siguientes:
-Recepción a los invitados generales.
-Recepción a las autoridades.
-Recepción a la autoridad que preside o el invitado de honor.
-Saludo a la corporación o grupo anfitrión.
-En algunos casos, corte de cinta (aunque cada vez con menos frecuencia).
-Descubrimiento de placa conmemorativa.
-Recorrido por las nuevas instalaciones o servicios.
-Acto institucional con discursos por parte del anfitrión y autoridad que preside, y en algunos casos de otros representantes de instituciones colaboradoras.
-Firma en el libro de honor, si procede.
-Aperitivo, vino español, cóctel, según los casos y la hora.
-Almuerzo o cena (ésta última cada vez con menos frecuencia).
-Despedida de las autoridades y de los invitados, con entrega de algún obsequio de recuerdo.
En las inauguraciones con alta presencia de invitados, el principal problema organizador suele centrarse en cómo enseñar las instalaciones a todos los presentes, pues trasladar a muchas personas resulta complejo. Por ello, es habitual la formación de grupos, atendidos por un responsable de la entidad anfitriona que durante el recorrido explica las características de la nueva obra o servicio y atiende a los invitados. El primer grupo es el formado por la autoridad que preside y el anfitrión, a quienes acompañan los principales invitados.
GERARDO CORREAS 