Como ya los hemos definido, son aquellos actos que, organizados por un tercero, la empresa o sus representantes tienen una determinada presencia.

Muchas veces no se tiene en cuenta este tipo de presencias y se deja al organizador (un tercero) toda la iniciativa sin tener en cuenta que la presencia de la institución en su mayor o menor medida hace que se vea afectada la imagen de la misma.

En función de la participación más o menos protagonista del representante de la empresa en el acto se requerirá el programa completo del mismo para conocer perfectamente todas las características del mismo con las que se vea afectada la imagen de la empresa en dicho acto, teniendo muy presente la ubicación, las  posibles intervenciones, su orden, etc.

Deberemos distinguir estos actos ajenos a efectos de su tratamiento en tres:

ORGANIZADOS POR ENTIDADES PRIVADAS

Se trata de actos organizados por otras entidades privadas, sin que en ellos haya un patrocinio o colaboración por parte de la empresa.

Por lo general, el Presidente, Vicepresidentes o altos ejecutivos  recibirán de forma directa una invitación para asistir a los mismos, debiendo confirmar su asistencia o no.

En estos casos se recomienda tener en cuenta los siguientes factores:

  Debe existir una especial coordinación en los  servicios centrales dela empresa y  los distintos servicios, departamentos, áreas  para unificar criterios acerca de la asistencia a los actos externos, con el fin de evitar posibles desproporciones de asistencia o presencia inadecuada.

   Salvo que la invitación sea a título personal, los altos ejecutivos  cuando acuden a los actos han de actuar en representación de la entidad, por lo que es necesario cuidar todos los detalles.

   El servicio de protocolo solicitará información precisa sobre el tipo de acto y características del mismo, así como el tratamiento protocolario que se dispensará a la representación de la empresa. Si fuera conveniente (y en especial es recomendable para el Presidente y Vicepresidentes), se elaborará un pequeño programa personalizado en el que se detallarán los aspectos más relevantes del evento.

Las confirmaciones de asistencia correrán de cuenta de las secretarías correspondientes, una vez hechas las gestiones antes comentadas.

En función de la importancia de la empresa en el sector en que desarrolla su actividad, ha de procurarse que la ubicación protocolaria prevista en estos actos externos para el Presidente y Vicepresidentes, o personas que los representen

Si estuviera previsto que el representante de la empresa tomara asiento en la presidencia del acto, deberá solicitarse información acerca del resto de personalidades que estará en la mesa presidencial, así como las intervenciones previstas y el orden de las mismas.

Si  asistiera el Presidente  de la empresa, personal del servicio de protocolo se adelantará al lugar para supervisar previamente los aspectos del acto que pudieran afectar, acompañar en todo momento al Presidente, garantizar un adecuado recibimiento y una correcta ubicación y asistirle en las funciones protocolarias que precisara.

ACTOS OFICIALES U ORGANIZADOS POR AUTORIDADES

La mecánica a seguir para la presencia de altos directivos en los actos organizados por las autoridades será similar a la prevista para los organizados por las entidades privadas. Sin embargo, dado que estos actos suelen tener una mayor repercusión periodística, el protocolo ha de cuidarse con más atención si cabe.

Los servicios de protocolo  deben tomar contacto con los servicios homólogos de la institución organizadora, con el fin de conocer los detalles organizativos y la asignación de asiento para la representación de la empresa. En este sentido, se estará a lo dispuesto por los organizadores.

En el caso de que la invitación sea para el Presidente y éste no pudiera asistir y quisiera delegar en alguien, debería tomarse contacto con los organizadores para conocer si es posible esta sustitución. De autorizarse, la delegación de asistencia debería remitirse al siguiente en el escalafón.

ACTOS AJENOS Y PATROCINADOS POR LA EMPRESA,

En este tipo de actos, habrá que plantear la exigencia de la presencia no solo de los símbolos de la empresa en la ubicación que le corresponda según el nivel de patrocinio, sino además el posible protagonismo del representante de la empresa, para potenciar precisamente dicho patrocinio.

En los actos ajenos organizados por otras empresas o instituciones que cuenten con patrocino o mecenazgo por parte  de la empresa deberá prestarse una mayor atención a su organización, protocolo y proyección pública. Con ello, debe de buscarse la garantía de un patrocinio para un acto digno, en el que no se hará un mal uso de la marca e imagen  y para garantizar el correcto trato protocolario a la representación institucional de la empresa que asista al mencionado acto.

Por ello, se aconseja en estos casos seguir el siguiente calendario de actuaciones y fases de trabajo, desde el punto de vista del Protocolo para tratar todos los asuntos relacionados con el acto:

Fase de negociación

Fase de formalización

Fase de gestión y preparación

Fase de Ejecución

Fase posterior

En todas ellas se deberá estar pendiente de los intereses de la empresa en la organización del acto organizado por otro.

los-actos-ajenos-a-la-empresa

En la próxima publicación, el lunes uno de agosto, reflexionaremos sobre algo tan importante como LAS PRECEDENCIAS DE LA EMPRESA

Las precedencias en la empresa

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