¿Cómo trabajar para elegir la sede de un congreso?


Cuando hablamos de la SEDE de un congreso, nos referimos a la ciudad en la que se va a celebrar.
La elección de la ciudad es importante ya que es un atractivo para los públicos potenciales por un lado, y por otro, hay que tener en cuenta las infraestructuras que posea en lo que se refiere a oferta hotelera, localización, y un largo etcétera que vamos a desglosar. Además en función de la cantidad de asistentes previstos, incluso hay ciudades que se postulan para albergar el congreso ofreciendo a los organizadores determinadas ventajas debido al impacto económico y mediático que produce la celebración del congreso.

En muchas ocasiones, cuando los promotores del congreso sacan a concurso el mismo, se imponen una serie de condiciones establecidas en las bases para adjudicar la sede.

Factores a tener en cuenta para el estudio de la elección de la sede: localización sede congreso protocolo

  • Localización e historia
  • Motivos e implicación d la ciudad en el congreso
  • Apoyo institucional
  • Repercusión mediática y posibles patrocinios
  • Las comunicaciones
  • Posibilidad de programa social
  • El clima
  • Infraestructuras e instalaciones
  • Capacidad hotelera
  • Tradición de congresos anteriores
  • Oferta de ocio y de cultura de la ciudad
  • Coincidencia con otros eventos que puedan colisionar con el congreso, o complicar el alojamiento o encarecer los servicios
  • Posibilidades turísticas en ciudad y en la región más próxima de interés cultural, geográfico, histórico o gastronómico
  • Coincidencia con fiestas religiosas, locales o nacionales
  • Seguridad y estabilidad política
  • Sistema sanitario: Vacunaciones especiales, etc..

    Una vez analizada la ciudad sede según sus cualidades o defectos hay que seguir estudiando otras cuestiones para elegirla definitivamente. HAY QUE ELEGIR LOS ESPACIOS donde se van a celebrar las distintas actividades a realizar.

Vamos a centrarnos en el ESPACIO donde se va a alojar el Congreso.Caben las siguientes alternativas a analizar:
● Palacio de congresos
● Centros de convenciones
● Salón en hotel
● Salón de actos institucional ( institución pública, privada o universidad)
● Otros espacios o locales

La elección de cualquiera de estas alternativas dependerá de distintos factores pero fundamentalmente se deberá elegir en función, en primer lugar, del presupuesto del que se disponga a sabiendas que cada alternativa tendrá sus ventajas e inconvenientes y se deberá encontrar el equilibrio siempre pensando en los asistentes.

Una vez determinado el tipo de espacio, que deberemos adaptar en función del presupuesto, será preciso analizar con detenimiento LAS NECESIDADES que se van a demandar a este espacio para que cumpla los REQUISITOS BÁSICOS exigidos en la celebración del congreso.
Cuáles son estos requisitos a contemplar:

• La mejor o peor localización del espacio a elegir dentro de la ciudad (mucho espacios se encuentran alejados del centro de la ciudad y eso convierte a los congresistas en “ermitaños” en el propio congreso dificultándoles las actividades turísticas y de ocio.
• La duración del congreso. Habrá que contemplar también los días de montaje y desmontaje.
• La envergadura del congreso, teniendo en cuenta el número total de asistentes y por tanto, los aforos y los servicios que se van a necesitar. (¡cuidado con  los planes de seguridad!)
• El número de salas de intervenciones en función del programa científico
• Posibilidades técnicas de dichas salas.
• El número de salas de apoyo que se puedan necesitar: salas de prensa, salas vip, sala de ponentes, etc.
• Disposición de espacios adecuados para la Secretaría técnica
• Posibilidades de espacios comunes bien para los descansos o bien para los sitios de exposición si se van a ofrecer, etc.
• Posibilidades de carga y descarga para montajes y desmontajes

En este análisis de elección del espacio donde se va a celebrar el congreso, cabe destacar la necesidad de estudiar muy detenidamente las salas principales donde se va a dearrollar el congreso.

EL SALÓN PLENARIO

Para seleccionar el salón plenario, deberemos de tener en cuenta lo siguiente:
• Aforo
• Determinación horaria
• Accesibilidad
• Comodidad ( teatro – escuela)
• Ventilación
• Iluminación
• Acústica
• Indicativos/ señalética
• Mantenimiento
• Instalación técnica
• Escenario
• Posibilidades de escenografía y puesta en escena

Atendiendo al aforo previsto, hay que tener en cuenta dos grandes premisas:
• Sala grande y pocas personas da sensación de Frialdad
• Sala pequeña y muchos asitentes, incomodidad y agobio
Esta es una cuestión complicada ya que normalmente las reservas de espacio deben hacer con una antelación de no menos de un año y no se conocen números exactos de asistencia.

También se hace preciso analizar otras cuestiones, antes de elegir, como son:

Antesala:
Stand de azafatas
Entrega y recogida de auriculares
Entrega y recogida de móviles
Recados para el salón plenario
Control de entrada al salón
Acreditaciones
Capacidad necesaria:
Escuela / Teatro
Posibilidades de decoración
Traseras e identidad
Escenario:
Mesa de presidencia. Autoridades
Atril
Colocación Comité Organizador

Salas alternativas

• Sala de prensa: necesidades según funciones
• Sala de secretaría
• Sala de trabajos y almacén
• Sala Vip
• Despacho Director Comité Organizador
• Sala de traducción simultánea
• Sala de reprografía
• Salas auxiliares…..

Así como los servicios que podremos necesitar y que detallamos algunos a modo de ejemplo:
– presentaciones y proyecciones audiovisuales
– espacios habilitados como tarimas o escenarios
– la alimentación
– pausas y esperas: un servicio completo para todos los asistentes.
– mobiliario adecuado
– servicio Wi-Fi
– ubicación y transporte
– servicio profesional de azafatas
– servicio de traducción simultánea
– montajes y desmontajes
– otros servicios

En la próxima entrega continuaremos hablando de la elección de la sede y desgranaremos ventajas e inconvenientes de la elección de los distintos tipos de espacios que se pueden contemplar para la celebración de un congreso.

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