Los Actos Institucionales de la Empresa

Son aquellos actos corporativos en los que además de realizar la acción determinada que se ejecuta, afectan de manera general a la institución, transmiten un mensaje global de la compañía y refuerzan su imagen y posición en el sector.

Como ejemplos se pueden citar, las recepciones, visitas a las obras, firmas de convenios, descubrimiento de placas conmemorativas, visitas institucionales y todo tipo de reuniones y entrevistas, cuyo detalle organizativo iremos viendo en las siguientes publicaciones.

Estos tipos de actos, a pesar de ser muy distintos entre sí, tienen una serie de características comunes que vamos a especificar y que por su trascendencia se deben cuidar con un gran esmero en el tratamiento de la identidad corporativa durante la planificación y ejecución:

1.- El formato y tipo de invitación, en el que se debe incorporar de manera protagonista la identidad de la empresa.

2.- La actuación del anfitrión. La función de anfitrionaje en este tipo de actos no se centra exclusivamente en el presidente de la institución sino que se distribuye entre todos los componentes de la empresa que atenderán a todos.

3.- Las intervenciones, muy cuidadas en cuanto al momento de las mismas, así como en el contenido en el que se deberán incorporar cuestiones generales de la entidad.

4.-Las presidencias, en las que deberá tener un protagonismo especial el más alto representante de la empresa tanto en su ubicación como en la participación en la misma.

5.- La puesta en escena. Deberá transmitir identidad corporativa general de la compañía en todo momento.

6.- La selección de invitados. Se deberá cuidar que en los colectivos de invitados asistentes al acto, acudan los más altos representantes de cada uno de ellos potenciando así la figura empresarial e institucional de la entidad

7.- Los regalos a los asistentes. Deberá configurarse como un regalo institucional que potencie el mensaje global de la empresa como entidad.

8.- El acto social que se configure dentro del acto, debe tratarse como un acto de relación con todos los asistentes concebido como una continuación de la relación social con todos los públicos objetivos de la empresa.

Resumen de Aspectos que deben cuidarse en actos institucionales concretos:

Las visitas a las obras:

Quién recibe.
Cómo se enseña lo que se está construyendo.
Recorridos a realizar.
Presencia de medios de comunicación.
Posible rueda de prensa o declaraciones.

Las firmas de convenios

La firma de convenios constituye otro de los actos clásicos en el protocolo actual. Se entiende como tal el acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de otros invitados o sin ella. Se trata de actos especialmente diseñados para los medios de comunicación o para un sector de público reducido.

Placas conmemorativas

Las placas conmemorativas, dentro del contexto protocolario, se colocan con la finalidad de dejar constancia de un hecho para el futuro, para recordar una efeméride o destacar la presencia de algún invitado relevante

Visitas institucionales

Acto de bienvenida durante el cual pueden explicarse los aspectos funcionales de la institución.
Visita a las instalaciones y, en su caso, saludo a la máxima autoridad si ésta no ha asistido, por necesidades de agenda, al acto de bienvenida.
Si el grupo visitante acude en representación de una entidad pública o privada, encabezado por un miembro destacado de la misma, puede ofrecérsele a éste el libro de firmas para que quede constancia de su presencia.
Se puede ofrecer, durante el desarrollo de la visita, un refresco o vino de honor, dependiendo de las características de los visitantes, y al final de la misma un recuerdo.
Despedida, para la que deben contemplarse las mismas formalidades que a la llegada.