EL USO DEL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS

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Un año más, después de la crisis pandémica de 2020, procedemos, desde la OICP, a fomentar el GRAN ENCUENTRO DE LOS PROFESIONALES que dedican su actividad a la ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Trata este encuentro de sentar las bases principales sobre las que descansará el sector en la necesaria remodelación que se debe realizar con la evolución que ha sufrido la sociedad en el último año, con el fin de adaptar sus estructuras a la realidad social.

La cita será en mayo de 2022, en el pensamiento de que se podrá realizar de la manera adecuada para conseguir la ansiada interrelación entre los profesionales como elemento principal, abriendo la posibilidad de percibir las distintas propuestas que se van a presentar a aquellos que prefieran no viajar.

ADAPTACIÓN A LA REALIDAD SOCIAL CON NUEVOS METODOS ORGANIZATIVOS

Hemos asistido a un auténtico Tsunami que ha arrasado a un sector que no estaba diseñado para aguantar esa enorme ola que le ha obligado a parar su actividad con las consecuencias económicas que le han sobrevenido, pero sin embargo este barco no solo no se ha hundido, sino que, en un mar social que cada día necesita más del evento para comunicar, se hará más fuerte y potente creciendo y aportando a los sectores industriales, empresariales, turísticos e institucionales, altas  cotas de productividad hasta ahora nunca vistas y  que le permitirán realizar travesías mucho más eficientes y de calidad  concluyendo en una visión muy esperanzadora de las fortalezas del sector.

Pero todo ello, no será posible si no se dota a las empresas del sector de una adaptación estructural que le incluya en la realidad social en la que vivimos que, por medio de la revolución digital y tecnológica, está modificando de manera vertiginosa sus coordenadas básicas culturales, económicas, sociales, culturales, etc.

Esta sociedad, interconectada entre sí de manera global y dominada por la tecnología, necesita aplicar distintas formas de comunicar los nuevos mensajes que la sociedad demanda y por ello, se precisan NUEVOS MÉTODOS PARA ORGANIZAR LOS EVENTOS.

La inclusión de las tecnologías para conseguir objetivos, la interrelación personal síncrona y asíncrona, presentación de propuestas actuales y novedosas, serán las pautas principales de este congreso que permitirán sentar las bases del presente para el futuro del sector con el fin de dotarle de la máxima capacidad comunicativa que el evento tiene por si misma.

UN CONGRESO ACTUAL

Más que un Congreso, entendido como se conocían hasta ahora, proponemos un ENCUENTRO DE PROFESIONALES, en el que la pieza principal se debe basar en la relación personal entre los mismos para el intercambio de experiencias y el fomento de los nuevos sistemas de partneriado que se precisan en las nuevas estructuras.

METODOLOGÍA DEL CONGRESO

No será un congreso de Ponencias, o de conferencias magistrales, será un ENCUENTRO DE PROPUESTAS Y DE INTERRELACIÓN ENTRE ASISTENTES en los que se fijen las necesidades actuales del sector para ese esperado renacimiento después del periodo pandémico: Nuevos sistemas de partneriado, nuevas estructuras organizativas, la inclusión de procedimientos de atención exquisita a los asistentes, El uso adecuado del protocolo en cada evento (procedimientos organizativos)  sea oficial o no, y los necesarios dispositivos de inclusión, accesibilidad y sostenibilidad para potenciar la comunicación, serán los ejes principales del Congreso.

Apostamos por un ENCUENTRO FÍSICO DE TODOS, en el que nos podamos conocer y compartir, generando la posibilidad de iniciar nuevas alianzas y, para ello, pondremos todos los medios posibles para conseguirlo. ESTE ES NUESTRO FUNDAMENTAL OBJETIVO.

Ello nos obliga a organizar de modo ejemplar UN ACTO SOCIAL pleno de actividades en el que los tiempos se dedicarán más al encuentro entre asistentes en un ambiente lúdico y amable, que a la escucha de las presentaciones que se podrían atender vía internet y, todo ello, sin evitar la elección de cada uno de asistir a las presentaciones en directo.

PARA AQUELLOS QUE NO PUEDAN VIAJAR: Instrumentaremos el sistema para que puedan participar de todo ya sea en directo o bien con la posibilidad de participar de manera asíncrona. Pondremos a su disposición un panel en el que podrán elegir aquellas actividades, ponencias, debates, experiencias que sean de su interés.

¿QUÉ Y CÓMO LO VAMOS A HACER?

HABRÁ DEBATES, pero no serán al estilo tradicional de preguntas y respuestas desde un escenario que aburren a muchos. Creemos en los debates, pero, para que sean efectivos, consideramos que deben ser PERSONALIZADOS. Para ello, facilitaremos el debate personal con los expertos profesionales y con el resto de asistentes de manera privada.

CREAREMOS CORRILLOS DE DEBATE.

Aquellos que no puedan asistir, se perderán la parte fundamental del ENCUENTRO, pero les ofreceremos la posibilidad de obtener a un precio simbólico las distintas propuestas que allí se presenten, pudiendo elegir de todo el panel de propuestas que conforma el programa, aquellas que más le interesen y recibirán no solo el vídeo de presentación sino el documento escrito y desarrollado por el ponente.

“LAS PONENCIAS”

No serán ponencias.  SERÁN PROPUESTAS Y SOLUCIONES que se ofrezcan a los asistentes sobre CASOS REALES. Todo lo que se pueda ver en Internet no tiene sentido que se haga en un directo.  NO SOLO SERÁN EXPOSICIONES PRÁCTICAS.  Existen otras formas de presentar las IDEAS: Se facilitará previamente a todos los asistentes el caso de éxito que se va a presentar con todos los parámetros del mismo y con la descripción de cómo se realizó. La “ponencia” consistirá en la exposición de las novedades y soluciones a los problemas habidos en la planificación y ejecución.

“LOS PONENTES”

Las propuestas se basan en experiencias vividas. Y esto es lo que buscamos de nuestro “ponentes”:  que nos trasladen sus experiencias como propuestas de organización.

NO SOLO SERÁN “PONENTES” Tendrán otras funciones. Estarán a disposición de los asistentes durante los tres días de duración del congreso.

Los ponentes no lo serán al estilo clásico del señor que llega a hacer una presentación, contesta preguntas (siempre incompletas por faltas de tiempo) y se va.

Serán profesionales con experiencia reconocida, QUE ESTARÁN A DISPOSICIÓN DE LOS ASISTENTES DURANTE LOS TRES DÍAS, y que realizarán su propuesta organizativa pero que, además, contactarán de manera personalizada con todos y cada uno de los congresistas para compartir sus experiencias y conocimientos.

QUEREMOS EXPRIMIR A LOS PROFESIONALES.

Que los asistentes les puedan exprimir.

Tendrán, cada uno, un espacio físico para poder departir con todos aquellos que así lo quieran y podrán asistir, asesorar, compartir, debatir, etc. Para ello, instalaremos puntos de encuentro en el espacio congresual para fomentar el encuentro de todos.

CONGRESO COMO PROCESO DE APRENDIZAJE

Consideramos que además de la interrelación personal y profesional, con el fin de optimizar el encuentro, en el marco de congreso se debe ofrecer la oportunidad a los asistentes de adquirir nuevos conocimientos o bien actualizarlos.

Para conseguir esto y sin necesidad de tener que elegir entre varias opciones, se desarrollarán por profesionales docentes, los temas de interés que está demandando la sociedad sobre el poder comunicativo del protocolo con un tratamiento transversal y con el enfoque interdisciplinario que debe imperar en cualquier proceso de aprendizaje conectando el desarrollo de la disciplina protocolaria con el resto de las enmarcadas en las ciencias sociales para establecer la relación de los conceptos con el marketing, la comunicación y la relación pública.

La optimización de ese proceso debe basarse en el desarrollo de la metodología necesaria basada en dos cuestiones básicas: