ADAPTABILIDAD

El nuevo concepto de protocolo de empresa


HERRAMIENTA COMUNICATIVA QUE INTERACTÚA CON LAS TÉCNICAS TRADICIONALES DE RELCIÓN PÚBLICA, COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD.

 

El  fomento del procedimiento  en las actuaciones y  la imagen  de los directivos aseguran un resultado en la relación social con todos sus públicos objetivos.

 Muchos son los elementos que conforman el transmitir una buena imagen hacia el exterior de la empresa y en este aspecto, el protocolo tiene mucho que decir.

Mensajes como EFICACIA, PROFESIONALIDAD, CALIDAD, TRABAJO BIEN HECHO, COMPETITIVIDAD, ETC. se transmiten mucho mejor si se utilizan las técnicas de organización en los eventos que organiza la empresa y además se realizan procedimientos de actuación en el día a día en el desarrollo de la relación de la empresa con sus públicos objetivos.

Ese procedimiento de actuaciones en el día a día y en la manera de organizar los actos  que organiza y en los que participa la empresa, se concreta en lo que en la Escuela Internacional de Protocolo, hemos dado en llamar. MANUAL INTERNO DE PROTOCOLO. Muy recomendable para todas aquellas empresas que quieran trasladar mensajes de calidad y excelencia.

En este procedimiento adaptado a la propia empresa, se deberían concretar una serie de puntos que todos tienen claros como son:

  1. Descripción general de      los actos que organiza la empresa. Tipos de actos, clasificación,      protocolo de cada uno de ellos
  2. La presidencia de los      actos de la empresa
  3. Precedencias internas en      la empresa
  4. Grupos de invitados a      los actos de la empresa
  5. Protocolo del Consejo de      administración
  6. Uso de banderas y      símbolos- Logotipos
  7. Entorno de la      presidencia
    1. La utilización de los  despachos
    2. Las salas de espera
    3. La secretaría
    4. La correspondencia
    5. Las invitaciones

8.Las reuniones de empresa

  1. Regalos corporativos
  2. Los Actos ajenos a la empresa con presencia de la misma
  3. El uso de los vehículos  de la empresa
  4. Los escenarios en los actos de la empresa
  5. Tratamiento de los  medios de comunicación
  6. Los viajes
  7. Las visitas a la empresa
  8. Los Patrocinios
  9. Funcionamiento del  servicio de protocolo

 

Además, la organización de actos desde el mundo empresarial se ha convertido en los últimos años en una herramienta comunicativa muy potente que permite trasladar mensajes empresariales  muy directos, a un público discriminado en función de la base de datos de invitados al evento en cuestión. Serán mensajes muy directos, como digo, pero además claros y nítidos.

Para ello, hay que planificar el evento en cuestión en base a esos objetivos concretos a transmitir a los asistentes uniéndola a lo que está demandando la sociedad de manera general.

Asunto complejo, pero  en esta cuestión el protocolo tiene mucho que decir  y que ayudar siempre y cuando se utilicen en esa preparación las técnicas protocolarias debidamente apoyadas en la  ESTRATEGIA  adecuada  para mejor transmitir el mensaje, utilización de la SENCILLEZ en la logística y ornamentación ( ya no caben los eventos ostentosos), utilización de las TECNOLOGÍAS en la organización, que permitan trasladar la imagen de modernismo y adaptación a los nuevos tiempos, lo cual no debe evitar conseguir una CERCANÍA necesaria con todos los públicos invitados, así como el que se traslade una SENSIBILIDAD  que debe subyacer de los valores generales del siglo XXI ( igualdad, profesionalidad, trabajo, calidad, eficacia…) utilizando LA IMAGINACIÓN en el ánimo de sorprender a los asistentes haciéndoles SOÑAR por medio de la importantísima CREATIVIDAD.

Estas son las cuestiones que se deben de tener en cuenta a la hora de la planificación de un acto de empresa  que permita obtener un retorno empresarial y que de verdad sirva para mejorar la cuenta de resultados.

Ya no caben los eventos, por bien organizados que estén, pero  que suponen un auto homenaje a los directivos de la empresa sin conseguir retornos empresariales claros, directos y medibles.

Para todo ello, nos atrevemos a exponer aquí  un decálogo de actuaciones de los directivos de la empresa que permitan conseguir del protocolo una herramienta que potencie la actividad de la empresa:

1.- LA IMAGEN DEL DIRECTIVO.- La primera impresión es la que cuenta, y el directivo es el verdadero representante de la empresa. Lo que los clientes, proveedores, empleados, y todos los públicos piensen del directivo, será lo que piensen de la empresa.

Esto no trata solo de su forma de vestir, sino de sus gestos, su actitud, etc. etc. una serie de factores que hacen de una persona más o menos agradables.

2.- LA EMPRESA ES LA ANFITRIONA.- Todas las personas que están en el ámbito de la empresa, trasladan imagen de empresa, cada uno desde su puesto y función, y todos son importantes. Desde el conserje que está en la puerta, haciendo bien su trabajo y atendiendo con la profesionalidad correspondiente hasta el presidente de la empresa que acude a un acto social, todo ello, pasando por la persona responsable de la atención telefónica hasta el ingeniero informático que no tiene trato con el público. TODOS TRANSMITEN IMAGEN DE EMPRESA.

3.- PROFESIONALIDAD EN LA RELACIÓN SOCIAL.- Un directivo, por excelente que sea en su campo de responsabilidad, no lo es del todo si no sabe relacionarse con sus públicos y por tanto no es capaz de trasladar la excelencia de su trabajo a los demás. “El que sabe o hace  algo y no lo cuenta es como si no lo supiera o no lo hiciera”

4.- FUNCIONAMIENTO PROTOCOLARIO BASADO EN:

Imagen, proyección, comunicación, procedimiento y rentabilidad y prestigio . Estas son las palabras claves en el trato de la empresa con el exterior.

5.- TRASCENDENCIA.- Todo el sistema protocolario de la empresa, debe estar basado en la trascendencia planificada de cada acción, enmarcada en la política general de comunicación de la empresa.

Puntos concretos a tener en cuenta en los actos de la empresa:

6.- DEFINICIÓN  Y CONCENTRACIÓN DE LOS MENSAJES .- concreción de los mensajes a transmitir en la acción directa del acto concreto sin olvidar y potenciando los mensajes generales de la entidad.

7.- ESCENARIOS SENCILLOS

8.- PROTAGONISMO DE LA  IDENTIDAD CORPORATIVA

9.- ACTOS BREVES PERO CON GRAN CONTENIDO  COMERCIAL

10.- POCO DISCURSO Y MUCHO MENSAJE AUDIOVISUAL

Con todo ello, y llevando a cabo una verdadera actuación protocolaria en la empresa aseguramos la transmisión de mensajes que todos demandan:

 

ESTILO DE EMPRESA

EFICACIA DE SU PRODUCTO

IMAGINACIÓN

FUTURO

ADAPATABILIDAD

INQUIETUD

CALIDAD