Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La promoción del congreso

La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.

Se basó en cinco cuestiones principales:

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
Página web atractiva y muy completa
Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters,de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
Materiales de apoyo y comunicación
Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos

Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.

Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.

Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:

Público objetivo o target del congreso

La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.

Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.

También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.

Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.

Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.

Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.

El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.

Peticiones de información

Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.

Inscritos

Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.

Página web atractiva y muy completa

La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com

Se componía de las siguientes pestañas:

INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
- EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
- LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
- LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
- LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
- LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
- LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
- PROGRAMA CIENTÍFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
- PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
- CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
NOTICIAS- PRENSA: Su objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
- Cuota general
- Cuota de miembros de asociaciones
- Cuota de estudiantes
- Cuota de acompañantes.

El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:

DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES

DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades, una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.

Además solicitábamos una palabra que definiese el concepto de protocolo y que figuraría en la acreditación de cada uno.

El plan de comunicación

Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newslettersde los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva

Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.

COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA

A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.

Emails de contacto

Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.

A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.

Newsletters

Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.

A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newsletters adaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.

En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.

Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).

Mensajes informativos

Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.

Materiales de apoyo y comunicción

Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.

Dossier

Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.

También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.

Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.

Presentación

Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.

La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.

Folleto

En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.

Carta de invitación

Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.

El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.