El Manual interno de protocolo 5- Precedencias de invitados


Puedo asegurar que tiene muchas ventajas establecer un sistema  que permita establecer  de MANERA GENERAL, las precedencias  de los invitados que van a acudir a la empresa, no solo a los actos organizados por ella sino en el trabajo del día a día. Y ¿porqué no? establecer un procedimiento que establezca las distintas maneras de atención, recibimiento, regalos, sitio donde les vamos a recibir, quién les va a atender, etc.

Tiene ventajas, pues  establece una unidad de acción y lanza una imagen de profesionalidad y de calidad importante.

Tiene ventajas, pues nos va a permitir no cometer errores. Nos va a permitir el poder planificar los eventos de manera mucho más sencilla y con menos probabilidad de errores.

 

Yo creo que hay que establecer tres tipos de precedencias, las cuales en cada empresa, se pueden desglosar en muchas mas o menos adaptándolas a las características y singularidades de la misma.

 

Aquí va mi propuesta:

1.-Precedencias de colectivos de invitados de la empresa

2.-Precedencias en las visitas a la empresa

3.- Precedencias en las atenciones protocolarias( Recibimientos, forma de reunión,  regalos, etc.)

 

COLECTIVOS DE INVITADOS.

Lo primero, es definir los colectivos de invitados que tiene la empresa y a partir de ahí establecer la precedencia general para después, como siempre, adaptarla a cada acto.

De manera general, podemos decir que los colectivos de cualquier empresa son:

INVITADOS DE HONOR, INVITADOS ESPECIALES,AUTORIDADES, INVITADOS POR MOTIVOS DE NEGOCIO( clientes, proveedores, colaboradores, etc.)  INVITADOS ESPECIALES ( Patrocinadores, partners, socios, colaboradores especiales, etc.) TRABAJADORES y por último INVITADOS GENERALES. ( por supuesto podemos desglosar y personalizar en los colectivos que se quiera en cada empresa)

Sobre esta clasificación, se debería establecer la base de datos dotando de una categoría determinada a los invitados, de tal manera que resultará mucho más sencillo las clasificaciones previas y por tanto todo el proceso de selección de invitados, ubicaciones posteriores, etc.,

En cada empresa, en función del sector en el que se mueve, importancia de sus colectivos, política general, etc. establecerá una precedencia general  de los colectivos a efectos de ubicaciones de los mismos, y, como hemos dicho, a partir de ahí adaptarla a cada acto, pero se habrá conseguido, sin duda, una  política de continuidad en todos los actos, utilizando una unidad de actuación.

Así a bote pronto, me atrevo a proponer que, sin tener en cuenta ningún factor, la ordenación lógica DE MANERA GENERAL podría ser la que sigue con el criterio de protocolización de cada uno de ellos:

COLECTIVO CRITERIO DE ORDENACIÓN
Invitados de honor En lugar destacado
Autoridades Real Decreto de precedencias
Invitados especiales Criterio más objetivo posible
Invitados de negocio Criterio más objetivo posible
Trabajadores Precedencias internas
Invitados generales desprotocolizado

CITERIO MAS OBJETIVO POSIBLE.- Se trata de protocolizar a personas que pueden tener el mismo rango y que no es buena idea demostrar preferencias evidentes por unos y no por otros. Es muy complicado en un grupo de clientes, decir claramente quien es nuestro cliente preferido, y lo que es peor, ¿a quién le ponemos el último, diciendo que es nuestro peor cliente?

En estos casos lo aconsejable es utilizar un criterio que no dependa de nosotros, sino lo mas objetivo posible: orden alfabético, antigüedad…. E incluso puede ser muy buena idea que en esa zona donde están estos invitados NO HAYA PROTOCOLIZACIÓN  y que cada uno se vaya sentando según su orden de llegada o preferencias

PRECEDENCIA DE OTRAS CUESTIONES: Visitas, recibimientos, atenciones, etc.

Lo mas conveniente, incluir  en una categoría a  la persona a la que se va a atender, en función de su rango, atención que se quiera dispensar, etc.,  y definir mediante una tabla en la que se establezcan los criterios. A modo de ejemplo anexo  la siguiente tabla

CATEGORÍA RECIBIMIENTO SALA DE ESPERA ATENCION DESPACHO ATENCIÓN REGALO
1 A pié de coche No Sofá despacho Café Tipo A
2 Puerta edificio No Sofá despacho Café Tipo B
3 Puerta ascensor No Mesa reunión Café Tipo C
4 Puerta despacho Si Mesa reunión Café Tipo C
5 Puerta despacho Si Mesa despacho  no Tipo D
6 Puerta despacho Si Mesa despacho  no NO

Es buena idea concretar tantas y cuantas cuestiones sean susceptibles de ordenación

LLAMO A TODOS A QUE DEBATAMNOS ESTAS CUESTIONES INCORPORANDO EXPERIENCIAS PROPIAS.

6 comments

  1. Creo y esto es una opinión personal, que no hay posibilidad de establecer con un cáracter fijo un marco establecido, quizás la clave sea para, qué y para quien está dirigido el evento y de ahi fijar las categorias establecidas en su artículo-siguiendo también un criterio númerico de admitidos-para mí la clave es el objetivo del evento, qué se pretende y para qué. un saludo
    Casilda de la Hera Jáudenes

    1. Casilda muchas gracias por su comentario. Estoy totalmente de acuerdo en cuanto a que es imposible establecer de manera permanente y para todos unas precedencias en la empresa, así como que se realizarán en función siempre de los objetivos del acto y de otra serie de factores que afectan a cada momento.
      Sin embargo si me atrevo a establecer una serie de criterios generales en la esperanza de que puedan servir de documento base y que puedan ayudar a la hora de elegir un criterio determinado en el análisis del acto concreto.

      Un cordial saludo y encantado

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