El manual interno de protocolo 6. Autoridades en los actos de empresa

La asistencia de las autoridades, es algo que en principio siempre interesa pues parece que de alguna manera están avalando a la empresa con su presencia además de la mejor convocatoria a medio de comunicación que desde la institución pública se realiza. Concluimos por tanto que es bueno el que acudan autoridades a los eventos organizados por la empresa pero……………CUIDADO.

 

Cuidado pues si bien en principio refuerza el acto, se nos puede ir de las manos y conseguir que se desvíe la atención y chafar el objetivo del acto. Hay experiencias nefastas en las que el afán de protagonismo del político de turno han destrozado el acto o se han convertido en auténticas peleas queriendo tener un protagonismo que no les corresponde.

 

Por todo ello, considero que hay que tratar esta cuestión con sumo cuidado cubriendo muy bien los pasos a dar.

1.- Estudiar la conveniencia de la asistencia. Viendo pros y contras, y sobre todo a quién y PORQUÉ SE INVITA.

2.- Tratamiento de la invitación a la autoridad.- No procede en principio una invitación normal, sino es mas conveniente escribir una carta adjuntando la invitación, indicando el evento de que se trata y sus consecuencias públicas adjuntando un dossier completo demostrando la importancia de la asistencia de la autoridad. ( No voy a tratar aquí, por dejarlo para otra ocasión yn o alargarme demasiado los tratamientos escritos a las autoridades, pero no todo el mundo es excelentísimo ni ilustrísimo)

3.-Cesión de la presidencia.- Esta es una cuestión que trataremos amas adelante por la enjundia que tiene, pero aquí va mi opinión:

EL PUESTO 1 DE LA PRESIDENCIA SIEMPRE, SIEMPRE, SIEMPRE ES DEL ANFITRIÓN. SIEMPRE.

A partir de ahí y con esto claro, el anfitrión decide si cede a uno a tres o a todos. ES UNA DECISIÓN DEL ANFITRIÓN, NO DE LA AUTORIDAD INVITADA.  Otra cosa es que se negocie antes, etc,.  etc.

Tengo muy clara esta afirmación. estamos ante actos NO OFICIALES y por tanto no tiene porqué presidir nadie que no sea decidido por el anfitrión.

4.- Recibimiento.- se ha de planificar cuál es el recibimiento oportuno, pero parece adecuado de manera general que se dé la mayor cortesía, recibiendo si no a pié de coche por lo menos en la puerta de la empresa.

5.-Orden de las intervenciones.- Asunto complicado para generalizar, pero opto por no ceder en las mismas y cerrar siempre el anfitrión. Lo justifico en el sentido de que deben ser las últimas palabras del evento las que dirija el que ha organizado el acto para reforzar los objetivos del mismo. Como digo, este asunto debe ser objeto de un análisis exhaustivo decidiendo lo más oportuno para conseguir los objetivos del acto.

6.- Tratamiento en las intervenciones.- Cuántas veces hemos visto vocativos interminables: Excelentísimo Sr………………. Ilustrísimo, Sr. …………….  etc. etc.  para terminar con el consabido señoras y señores y esto repetido por todos los oradores. de verdad muchas veces resulta ridículo. Yo soy partidario de englobar  de manera general a todos en el saludo inicial y si hay alguien, autoridad, invitado especial, etc. nombrarle individualmente en primer lugar, pero cuantos menos mejor.

7.- carteles de sobremesa.-  En principio soy partidario de poner nombres sin tratamientos, pero hay que estudiarlo detenidamente, habida cuenta que puede ser mejor para el acto poner el cargo. De cualquier manera, los meseros a partir de la fila cuarta no se ven, por lo que si es interesante presentar a los componentes de la mesa, prefiero no poner carteles y proyectar la composición de la mesa

8.- Cuando tenemos muchas autoridades ( colectivos, corporación, etc,.) lo conveniente es situar a su número 1 en la presidencia y destinar una zona de los asientos del público para  esas autoridades, atendiendo al orden que les corresponda según el protocolo oficial o decreto de precedencias correspondiente.

 

EL RESÚMEN: BIENVENIDAS LAS AUTORIDADES PERO QUE NO QUITEN PROTAGONISMO AL ACTO.

 

Espero vuestras impresiones