El manual interno de protocolo 8: LAS PRESENTACIONES

Se entiende  como “Presentación” al acto convocado por una entidad privada para dar a conocer a la sociedad en general una oferta, un proyecto, un plan, un producto, etc…, en definitiva, algo nuevo para los ciudadanos, interesados y clientes.

El anfitrión es siempre la máxima autoridad de la institución o empresa presente en el acto correspondiente. A él le corresponde presidir la sesión, acompañado de derecha a izquierda por otros cargos, autoridades o personalidades que hayan aceptado la invitación correspondiente. Deberá dirigir la sesión y ceder la palabra a quien le corresponda el turno de intervenciones. Su intervención será al final.

En los actos de presentaciones es habitual o de cortesía ceder la presidencia si a los mismos acudiera una alta autoridad, ya sea del Estado, de la Comunidad, del municipio o de la provincia, y, en determinadas ocasiones, a una personalidad (no autoridad) si su presencia otorga mayor proyección al producto que se presenta. La dirección del acto será llevada por la propia autoridad.

Lo que se presenta

El producto o hecho que se presenta debe centrar el entorno de la reunión, y protagonizar todos los momentos. Por ello, es habitual y conveniente reforzar la decoración de la sala con motivos correspondientes al producto que se va a presentar y entregar a todos los asistentes un amplio dossier al respecto.  Paneles alusivos al producto, reclamos publicitarios, fotografías, vídeos, etc… son elementos que habitualmente se utilizan en estas ocasiones. Igualmente, y dependiendo de su valor, puede entregarse a los asistentes como regalo el nuevo producto, si se trata de un bien tangible. También, puede mostrarse lo que se presenta mediante una maqueta o reproducción, caso de nuevas construcciones.

Esquema del acto

No todos los actos de presentación son iguales. Atendiendo a lo que motiva el hecho de la presentación y lo que se presenta, habrá que diseñar el orden del acto. Por ello, a modo indicativo y para que sirva de guía, recogemos a continuación algunos casos concretos.

1.      Presentación de un producto:

La parte más importante del acto en estas ocasiones se centra en la intervención técnica (explicación sobre el producto) y la valoración político-económica-social que el anfitrión o la autoridad que presida realice al respecto. Por esta razón, la parte técnica de la presentación ha de ser preparada concienzudamente, de tal forma que, por complicado que sea todos los asistentes puedan conocer el nuevo producto perfectamente. La ayuda de soportes audiovisuales, maquetas o muestras reales del producto pueden ser interesantes.

En este tipo de actos, el esquema del mismo suele ser el siguiente:

-Presentación técnica a cargo del técnico o técnicos correspondientes de la empresa. Sus intervenciones pueden apoyarse en montajes audiovisuales, si se considera oportuno.

-Intervenciones de los invitados.

-Intervención del anfitrión.

-Intervención de la autoridad que preside (si fuera el caso).

-Vino español o comida.

2.      Presentación de una publicación

En las presentaciones de publicaciones, como pueden ser un libro o una revista, el esquema es algo distinto a los casos anteriores. La publicación se ofrece a los miembros de la presidencia (o a todos los invitados si se estima conveniente; en este caso, se entrega antes de iniciarse el acto y desde un mostrador conveniente situado a la entrada de la sala donde tenga lugar el acto). Sería positivo que a ambos lados de la mesa presidencial se situaran sendos carteles grandes con la reproducción de la portada del libro o de la revista. Puede colocarse, igualmente, tras la presidencia, pero en situación visible para el público, y junto al mostrador de la entrada.

El orden del acto, para la presentación de la revista, sería el siguiente:

– Intervención del director.

– Palabras de un invitado de honor que haga la glosa de la nueva Revista.

– Palabras del anfitrión.

– Palabras de la autoridad que preside.

En el caso de un libro, el orden sería el siguiente:

-Palabras del anfitrión

-Intervención del prologuista o glosador de la obra

-Intervención del autor o autores

-Discurso de la autoridad o invitado de honor

Claro está, estos modelos sólo son indicativos, pues dependerá de otros muchos factores que seguramente habrá que tener en cuenta, o del número de invitados de honor.

3.      Presentación de un nuevo edificio o servicio institucional

La presentación de edificios o de servicios institucionales dentro de un inmueble, también es bastante habitual. No se trata, en estos casos, de una inauguración, sino sólo de su presentación en público. El esquema del acto sería el siguiente:

Bienvenida por el responsable de la empresa, que esté  presente en la sala donde hayan sido concentrados inicialmente los invitados.

Explicaciones de las características de las obras por parte del arquitecto responsable (procurando la comparación entre el antes y el después).

Recorrido por las nuevas instalaciones (en grupos si el número de invitados es alto).

Concentración en otra sala, con acto institucional e intervenciones por el más alto directivo de la empresa y por la autoridad de mayor rango presente.

Vino de honor.

4.      Las presentaciones a los medios de comunicación

En muchas ocasiones es habitual, y muy recomendable, hacer una presentación dirigida exclusivamente a los medios de comunicación. Si se trata de un medio no tangible en ese momento, dicha presentación se convierte prácticamente en una rueda de prensa. Tras entregar a los representantes de los medios de comunicación el dossier correspondiente, el anfitrión abre la sesión y agradece la asistencia. Posteriormente, cederá la palabra al técnico correspondiente, tras la cual realizará su propio discurso. A continuación, puede abrirse un turno de preguntas.

Si lo que se presenta debe ser visitado, posteriormente se realizará un recorrido por lo más singular e importante.

     5. Las presentaciones técnicas

 También son habituales las presentaciones técnicas. En este caso, van dirigidas exclusivamente a las personas o instituciones y entidades que puedan tener un interés muy directo sobre lo que se presenta (por ejemplo, determinadas empresas para una nueva línea de créditos). Sólo se invita a los interesados, sin que concurran autoridades.

El esquema del acto sería el siguiente:

-Palabras de bienvenida y agradecimiento por el anfitrión.

-Explicaciones técnicas por el responsable de turno.

-Demostraciones (si fueran precisas).

-Palabras del anfitrión.

-Vino de honor.

A todos los asistentes se les ofrece un dossier completo y en estas situaciones se procura un gran despliegue por parte de la empresa para atender muy personalmente a los invitados y poder captar desde el primer momento compradores (aunque lo más elegante es efectuar una visita posterior o fijar una agenda de contactos).

Las presentaciones técnicas no se contradicen con las presentaciones generales. En ocasiones, es bueno discernir ambas situaciones. Hacer, en primer lugar, la presentación institucional dirigida a toda la sociedad (incluidos los medios de comunicación) y en otra jornada sólo a los interesados.