Un poco de humor para grandes consejos de protocolo

Esta mañana he recibido, como todos los días, una cantidad importante de mails de esos que todos recibimos a diario de amigos, familiares, desconocidos, y un largo etc. que todos sufrimos cada mañana al abrir el correo electrónico y que nos enseñan las cosas mas dispares que nos podamos imaginar, y que  en muchos casos eliminamos con paciencia religiosa sin mirarlos, siempre inquietos por si son portadores de un virus que nos destroce el ordenador y tengamos que  echarnos en cara que hace mas de 15 días que no hacemos la necesaria  copia de seguridad´.

Cosas tan dispares aparecen en mi Outlook cada día, que siempre me pregunto quien será el que ha perdido las horas que requieren para hacer esta presentación o trucar aquel vídeo, etc. etc.

Hoy por ejemplo, he recibido cosas fundamentales en la vida de cualquiera sin las cuales no se podría vivir,  como es la presentación en power point, describiendo cómo han puesto derecho el Costa Concordia. Mas de 40 diapositivas explicando la obra. Me pregunto, cómo podía yo vivir sin conocer esto todo este tiempo?

También he recibido, algo que me ha relajado el alma y ha hecho que todo el día de hoy sea distinto: un vídeo en el que en un encierro mientras ataca al público, se acerca  un señor, le habla al toro y el animal le hace caso y se amansa…………

Y así, cosas diversas  tan necesarias para la vida de cualquier persona, como una presentación con fotos comparando el Madrid de antes con el de hoy.

Sin embargo me quiero referir aquí  a la que me ha mandado mi amigo Víctor, titulando el asunto del mail como: «Una sonrisa mañanera» Claro con ese asunto cualquiera no lo abre, siempre temblando por aquello de los virus y prometiéndome a mi mismo que hoy sin falta hago copia de seguridad.

Abierto el power point,  me encuentro que pasan unas diapositivas con una serie de imágenes con frases que pretendían ser ingeniosas. Y lo eran de verdad, pero claro, con esta deformación profesional que llevo conmigo con la que si voy por el campo y veo una manada de toros en la pradera, realmente no veo la manada, ni la pradera, sino que veo  un escenario en el que aparecen unos entes que deberían estar ordenados mediante una determinada precedencia, en la que si hablaran tendrían un turno ordenado de intervenciones, pensando quien sería el anfitrión, en fin…………. solo y todo protocolo. Es lo que hay.

Pues en fin, con esa deformación profesional, las imágenes que graciosamente me había enviado mi amigo, solo me decían cosas referentes al protocolo y de repente, así sin darme cuenta me he encontrado con una serie de consejos, que a todos nos vendrá bien tener en cuenta apoyándolos con cada imagen. Por eso, en vez de mandaros un mail, os quiero quitar esa inquietud de los virus y sencillamente lo expongo aquí:

Cosas a tener en cuenta a la hora de encarar un evento

Cuando encaramos la organización de un evento, siempre pregunto que es lo primero. Me contestan de todo, pero para mi sin duda lo primero es el NECESARIO BREAFING, ( si lo llamamos en español, sería CONFESIÓN ABSOLUTA)  al que quiere organizarlo con el objeto de saber a la perfección que es lo que quiere, como, cuando y todas las circunstancias que le rodeen a el y al evento para tenerlas en cuenta en la planificación.

Pues bien ese NECESARIO BREAFING, tengo que decir, amigos, que resulta difícil hacerlo y que si no se hace bien, seguro que se perderán matices que harán que no se logre el objetivo del evento por bien que se organice este.

Por eso, por favor preparad la sesión de breafing a conciencia, donde podáis tener información completa de todo lo que pueda y vaya a afectar al evento y que no se os quede una hoja en blanco, o escrita con cosas de menor importancia.

Una vez obtenido el breafing, hay que pensar en los mensajes que se van a transmitir. Por favor que sean claros y concisos. Está claro: MENOS ES MAS. Lo mismo en los discursos,  dos o tres ideas son suficientes para que todo el mundo se entere.

HAY QUE TENER MUCHO CUIDADO CON LOS MENSAJES CONTRADICTORIOS:

En el momento de iniciar el acto que estemos organizando, es buena idea pensar en la imagen personal de aquel para el que se la salvaguardamos,  así como del control de la etiqueta de los invitados, por lo que, aunque le conozcamos, y sepamos como es, no está demás el cerciorarse de lo adecuado que el anfitrión acude al evento, pensando aquí en todo lo que ello conlleva no solo en cuestiones

de moda, etc. sino en esos gestos no verbales que tanto dicen, etc. Es decir, también hay que preparar a los protagonistas para que potencien y apoyen los mensajes que se quieren transmitir, con su actuación personal.

Por supuesto tanto a estos como  a todos los asistentes les une algo en ese evento que puede perjudicar nuestros tiempos, por lo qu entiendo que es conveniente tener en cuenta no solo la puntualidad de los invitados y anfitrión que es fundamental, sino cuando en protocolo decimos que la puntualidad es importante, nos referimos sobre todo a CUMPLIR LOS TIEMPOS establecidos en la planificación y poner los medios para que eso ocurra. Ni os cuento si hay televisión por

medio, etc. De verdad, el incumplimiento de la escaleta o cronograma del acto, hace que se corran graves riesgos de problemas inesperados que nos pueden destrozar o cuanto menos modificar los mensajes que estamos transmitiendo: OPCIONES B A LOS RETRASOS.

Una vez en el espacio donde lo vamos a celebrar, otra de las cosas que veo que siempre fallan es la señalética, dando órdenes y contraórdenes sin parar, generando DESÓRDENES. debiendo además, configurarla de acuerdo con la identidad corporativa, sin olvidarnos de la utilización de las nuevas tecnologías

y por supuesto de una correcta ubicación de los invitados cuidando de que todo el mundo esté a gusto en su puesto y no solo por la comodidad de los asientos, así como que por favor no nos olvidemos de que en toda la escenografía, movimientos, y todo lo que pase, no se distraiga la atención del mensaje que queremos transmitir, consiguiendo fijar la atención en lo importante no en lo accesorio.

Con todo esto, fijaros, he logrado usar todas las fotos de la presentación absurda que me mandaba mi amigo. Bueno había alguna mas, pero he tenido que censurar. Es que mi amigo Víctor a veces manda unas cosas………………………………………… de las fotos bestias que recibimos, ni hablar.

Muchas gracias Víctor.