Primer punto del Manual Interno de Protocolo: Clasificar los actos de la empresa

LA CLASIFICACIÓN DE LOS ACTOS DE LA EMPRESA

Lo primero que cualquier empresa tiene que determinar es clasificar los actos que organiza de una manera lógica para que en, aquellos en que se organicen de una manera continuada, se establezcan unas pautas a seguir que conozcan todos los implicados, no solo los organizadores del acto sino aquellos usuarios del protocolo representantes de la empresa, ya que de su actuación se inferirá una determinada imagen de la misma, y aquellos actos que se celebren esporádicamente, se tengan unas pautas generales a seguir en función del tipo de acto que se organiza.

TIPOS DE ACTOS:

ACTOS PROPIOS / ACTOS AJENOS

Los ACTOS PROPIOS, serán todos aquellos actos organizados por la empresa, sean cuales sean sus características.

LOS ACTOS AJENOS, por el contrario,  serán aquellos  que organizados por terceros tenga presencia la empresa o algún representante de la misma, sea en el grado que sea

Los ACTOS, ya sean PROPIOS O AJENOS, tendrán determinadas características que afectarán a su organización, como es la de que la asistencia sea restringida o no, lo cual hace de ellos que sean públicos o privados.

No es conveniente confundir los actos públicos o privados con los oficiales o no oficiales.

Un partido de fútbol es un acto PÚBLICO pero NO ES OFICIAL. Del mismo modo que un consejo de ministros es un acto PRIVADO y si es un ACTO OFICIAL.

ACTOS OFICIALES, serán aquellos  cuya organización corre a cargo de las distintas instituciones públicas de un País, en el caso de España, los ACTOS OFICIALES, serán aquellos que estén organizados por los distintos órganos de:

La corona como jefatura del estado,

El poder ejecutivo, legislativo, judicial, ya sea nacional o regional (comunidades autónomas), y las corporaciones locales.( diputaciones y ayuntamientos)

El resto serán ACTOS NO OFICIALES. Es decir: TODOS LOS ACTOS QUE ORGANICE LA EMPRESA SERÁN NO OFICIALES.

Por otro lado, habrá que diferenciar del mismo modo aquellos actos que siendo propios o ajenos, tengan un carácter que afecte en mayor o menor medida  al ámbito de la empresa:

Me refiero a los ACTOS EXTERNOS O INTERNOS DE LA EMPRESA, que serán aquellos actos que se organicen por quien se organicen, dicha organización o sencillamente el entorno físico, o la asistencia de las personas, estén fuera o dentro del ámbito de la empresa.

Otra diferenciación que hay que tener en cuenta, puesto que afectan claramente a la planificación y ejecución del acto, es la de los ACTOS RELACIONADOS CON EL NEGOCIO, que serán aquellos que se derivan de la propia actividad de la empresa: La presentación de un producto, etc. con  los ACTOS DE CARÁCTER INSTITUCIONAL, ya sean corporativos o nó, externos o internos, públicos o privados, etc.

En próximas publicaciones analizaremos con detalle los actos propios que organiza la empresa así como los procedimientos a seguir en aquellos actos que no organiza pero que tiene una presencia determinada ya sea por su patrocinio o por una intervención especial de sus directivos o bien porque se realicen en sus instalaciones. En definitiva aquellos en los que la imagen de la entidad se vea comprometida.