Las Presentaciones en la Empresa

Una PRESENTACIÓN, es aquel acto que, convocado por una institución, pretenda dar a conocer a la sociedad en general y a los públicos interesados en particular, algo concreto que ha producido dicha institución, Proyectos, planes, productos, nueva imagen, página web, etc. en definitiva, algo nuevo para los ciudadanos

Se trata de una Acto muy institucional, pero referido a algo concreto no a la globalidad dela empresa, de tal manera que se buscan dos claros objetivos:

1.-Dar a conocer algo concreto

2.-Mejorar la imagen global de la empresa precisamente por la consecución de lo concreto que se presenta.

Precisamente por las características del acto, se requiere un protagonismo institucional importante, colocando a derecha e izquierda a las autoridades         o personalidades que refuercen con su presencia la imprtancia de lo que se quiere dar a conocer

a) Lo que se presenta

El producto o hecho que se presenta debe centrar el entorno de la reunión, y protagonizar todos los momentos. Por ello, es habitual y conveniente reforzar la decoración de la sala con motivos correspondientes al hecho o producto que se va a presentar y entregar a todos los asistentes un amplio dossier al respecto.

b) Esquema del acto

No todos los actos de presentación son iguales. Atendiendo a lo que motiva el hecho de la presentación y lo que se presenta, habrá que diseñar el orden del acto. Por ello, a modo indicativo y para que sirva de guía, recogemos a continuación algunos casos concretos:

1.- Presentación de un producto:

La parte más importante del acto en estas ocasiones se centra en la intervención técnica (explicación sobre el producto) y la valoración político-económica-social que el anfitrión o la autoridad que presida realice al respecto.

En este tipo de actos, el esquema del mismo suele ser el siguiente:

-Presentación técnica a cargo del técnico o técnicos correspondientes. Sus intervenciones pueden apoyarse en montajes audiovisuales, si se considera oportuno.

-Intervenciones de los invitados.

-Intervención del anfitrión.

-Intervención de la autoridad que preside (si fuera el caso).

-Vino español o comida.

2.- Presentación de una publicación

En las presentaciones de publicaciones, como pueden ser un libro o una revista, el esquema es algo distinto a los casos anteriores. La publicación se ofrece a los miembros de la presidencia (o a todos los invitados si se estima conveniente; en este caso, se entrega antes de iniciarse el acto y desde un mostrador conveniente situado a la entrada de la sala donde tenga lugar el acto).

El orden del acto, para la presentación de la revista, sería el siguiente:

– Intervención del director.

– Palabras de un invitado de honor que haga la glosa de la nueva Revista.

– Palabras del anfitrión.

– Palabras de la autoridad que preside.

En el caso de un libro, el orden sería el siguiente:

-Palabras del anfitrión

-Intervención del prologuista o glosador de la obra

-Intervención del autor o autores

-Discurso de la autoridad o invitado de honor

3.- Presentación de un nuevo edificio o servicio institucional

La presentación de edificios o de servicios institucionales dentro de un inmueble, también es bastante habitual. No se trata, en estos casos, de una inauguración, sino sólo de su presentación en público. Pongamos como ejemplo la presentación de un edificio histórico, rehabilitado por la empresa, tras finalizarse las obras correspondientes. El esquema del acto sería el siguiente:

Bienvenida por el responsable de la  empresa presente en la sala donde hayan sido concentrados inicialmente los invitados.

Explicaciones de las características de las obras por parte del arquitecto responsable (procurando la comparación entre el antes y el después).

Recorrido por las nuevas instalaciones (en grupos si el número de invitados es alto).

Concentración en otra sala, con acto institucional e intervenciones por el más alto directivo  y por la autoridad de mayor rango presente.

Vino de honor.

4.- Las presentaciones a los medios de comunicación

En muchas ocasiones es habitual, y muy recomendable, hacer una presentación dirigida exclusivamente a los medios de comunicación. Si se trata de un medio no tangible en ese momento, dicha presentación se convierte prácticamente en una rueda de prensa. Tras entregar a los representantes de los medios de comunicación el dossier correspondiente, el anfitrión abre la sesión y agradece la asistencia.

5.- Las presentaciones técnicas

También son habituales las presentaciones técnicas. En este caso, van dirigidas exclusivamente a las personas o instituciones y entidades que puedan tener un interés muy directo sobre lo que se presenta (por ejemplo, determinadas empresas para una nueva línea de créditos). Sólo se invita a los interesados, sin que concurran autoridades.