Las Conferencias

Se entiende como conferencia aquel acto  cuya característica principal se centra en la comparecencia pública de una o más personalidades para pronunciar un discurso sobre un tema concreto y con un determinado interés para la sociedad en general o para un conjunto de personas de un sector concreto.

                Suelen ser actos cuyos orígenes están en las campañas de relaciones públicas de las empresas, con el objeto de dar a entender a la sociedad en general el interés que por ese tema en concreto tiene la empresa, ayudando a reflexionar sobre el asunto de que se trata mediante la presencia de una personalidad experta en la materia a desarrollar y reconocida por todos

Cuestiones a tener en cuenta a la hora de planificar y organizar una conferencia:

a) tarjetas de invitación

En las tarjetas de invitación que la empresa emita es necesario introducir en el texto el nombre del conferenciante, su cargo y el título de la conferencia, en rasgos y tamaños que permitan su localización rápidamente.

b) El protocolo de la presidencia

Generalmente, las presidencias para las conferencias deben ser muy sencillas y con pocas personas. Se trata de resaltar más la figura del invitado de honor, en este caso,  la del propio conferenciante. Por norma general, la presidencia estará ocupada, además del conferenciante, por el directivo de mayor rango, y el presentador del conferenciante (si fuera otro distinto del mencionado directivo).

c) Las intervenciones

El orden de las intervenciones debe ser el siguiente:

1.- Anfitrión.

2.- Presentador.

3.- Conferenciante.

4.- Coloquio, si lo hubiera (dirigido por el anfitrión).

5.- Agradecimiento por el anfitrión.

d) Funcionamiento el coloquio

 e) Otros aspectos

La organización de conferencias conlleva una importante labor de diseño y de definición de las condiciones de la sala. Los aspectos básicos a tener en cuenta por el organizador serán:

Condiciones físicas de la sala:

* Tamaño.

* Número de asientos y tipo.

* Disposición de asientos y acústica.

* Obstáculos para la visión.

 Ubicación y postura del orador:

* Elevado sobre tarima o estrado.

* Situado en la mesa presidencial.

* A nivel de la audiencia.

* Sentado.

* De pie, con o sin atril.

Medios auxiliares para megafonía:

Medios audiovisuales y otros de apoyo al conferenciante

 Otra cuestión a tratar es la presencia de los medios de comunicación gráficos en dicha conferencia, a los cuales hay que darles un tiempo antes del inicio de la misma para hacer las fotografías correspondiente, quedando totalmente prohibido hacer fotos mientras el conferenciante está actuando pues se pueden dar distracciones,, etc.