El área de presidencia de la empresa

La protocolización de la empresa no pasa solamente por preparar y organizar debidamente aquellos actos en los que participa la empresa, sino planificar el funcionamiento de determinadas áreas de la empresa que tienen proyección externa y que pueden determinar claramente la imagen que los públicos que acceden a ella puedan tener de la misma.

El protocolo más recomendable a seguir en el Área de la Presidencia y de los altos directivos pasa por cuidar con detalle las relaciones de sus ejecutivos con los distintos públicos (entrevistas, correspondencia, teléfono) y con el personal adscrito a los mismos, así como en la preparación concienzuda de los actos que en aquellas zonas se celebran y la determinación de unas pautas lógicas de funcionamiento que contribuyan a la buena imagen corporativa en el exterior.

Hay que entender todas las acciones que se realizan en las zonas de la empresa, con cualquier público como si de actos se tratara en cuanto a su planificación y ejecución.

El personal de secretaría

Las distintas personas que trabajan en los gabinetes y secretarías de los altos  han de guardar ciertas formas y maneras que contribuyan a la buena imagen de la entidad y de su correspondiente “jefe”.

He aquí algunas consideraciones que pueden ser de utilidad:

Etiqueta

Han de acudir al trabajo vestidos adecuadamente teniendo en cuenta su papel de representación y filtro de las entrevistas de sus responsables. Como norma general, se utilizarán vestidos sencillos y cómodos acordes con las horas de trabajo que se pasa en la oficina. Deben llevar pocas joyas o alhajas. Falda o pantalón es indistinto en los tiempos actuales, pero siempre con un toque de elegancia y de sencillez. En el caso de los hombres, el traje y la corbata son las prendas más idóneas (aunque hoy existe una creciente tendencia a prescindir de la corbata en determinadas situaciones), y en las mujeres traje-chaqueta con falda o pantalón y maquillaje discreto. El personal de secretaría no ha de llamar la atención por su forma de vestir.

En la oficina

Se procurará mantener la oficina de la secretaría con cierto orden hasta donde las posibilidades del trabajo lo permita. No es conveniente que sobre la mesa de trabajo se tome café, o bebida alguna (incluso agua) o refrigerio alguno, destinándose otra sala para tal fin si fuera posible, u otra zona discreta del mismo despacho.

Confidencialidad

La oficina de la Secretaría forma parte de la zona reservada a la confidencialidad del alto ejecutivo, por lo que se evitará entrada de personas externas al área, se protegerán documentos y escritos y se evitará hablar por teléfono o personalmente de cuestiones que afectan a la vida interna de la Secretaría en presencia de terceras personas.

Acceso al despacho principal

Accederá al despacho principal de su “jefe” a través de la puerta principal o puerta interior tras llamar suavemente, y siempre que se esté autorizado o no haya visita alguna (salvo razones de fuerza mayor). Procurará llamar siempre de la misma forma.

Labor de filtro

La Secretaría es un servicio de apoyo al alto ejecutivo. Entre otras funciones actúa como filtro de llamadas y visitas del exterior y del interior. Por ello es fundamental conocer con precisión la agenda, las formas de tratamiento que desea el superior, tomar buena nota de todos los recados y cursarlos oportunamente, y no asumir más compromisos de agenda en la atención externa que para los que tenga autorización.

Seguiremos en sucesivos post hablando de cuestiones del área de la presidencia de la empresa.