El tratamiento de los despachos.


El objetivo de este capítulo es facilitar una serie de reflexiones que permitan  atender a cualquier persona que acuda a un despacho debidamente y con toda la cortesía que merece.

La reflexión nace en las tres distintas cosas que se hacen en un despacho y por tanto aplicarlas al espacio más adecuado para ello:

En un despacho :

  1. Se trabaja de manera individual
  2. Se trabaja con otras personas
  3. Se reúne con otras personas en visitas de cortesía donde hay una relación social.

Parece lógico pensar que cada cosa se realice en el sitio más adecuado facilitando así el objetivo de ese “acto” que se está celebrando.

De manera standard, se deberá seguir esta tabla:

Para el trabajo individual Mesa de despacho
Para el trabajo  con alguien de “casa” Mesa de despacho o mesa de reunión
Para el trabajo con alguien de fuera Mesa de reunión
Para  visitas de cortesía Sofá o sillones de descanso

ESPACIO DE TRABAJO INDIVIDUAL: Mesa de trabajo

En la mesa de trabajo se estará con el ordenador, teléfono, etc. instrumentos todos de trabajo, siendo por lo tanto el espacio ocupado para trabajo y atención a personas de la casa que van a despachar.

Si estas personas pertenecientes al grupo, acuden al despacho de un directivo con papeles para confrontar o enseñar, con el objeto de facilitar  dicho  trabajo a realizar, se acudirá a la mesa de reunión.

ESPACIO DE TRABAJO EN GRUPO: Mesa de reunión

Se trata de una pequeña mesa que se utiliza cuando viene alguna persona de fuera con el objeto de trabajar con papeles, etc. Resulta más cómodo el trabajar en esta mesa, situándose el titular del despacho en el sitio que según el salón, domine en mayor medida toda la sala, y ocupando el lugar de enfrente o el de al lado la persona visitante dependiendo de la relación de cercanía que se tenga.

ESPACIO PARA VISITAS DE CORTESÍA O DE DESCANSO: El sofá y/o sillones

Para aquellas visitas de cortesía al despacho en las que no se van a utilizar documentación, etc. resuelve mucho el disponer de un sofá con una mesita de centro, en donde se recibirán a aquellas personas a las que se las quiere tratar con una cierta cercanía.

Se tendrá en cuenta en todo momento, las interrupciones telefónicas, los ofrecimientos de café, etc.

Somos conscientes que en muchos casos, no se dispone en los despachos de estos tres espacios determinados. NO IMPORTA.

Búsquese el sitio más adecuado, incluso pudiendo salir a tomar un café al sitio más cercano con esa visita de cortesía o buscar una sala de reuniones fuera del despacho para las reuniones de trabajo, pero no es buena idea el recibir a alguien enfrente de la mesa individual de trabajo donde tenemos todos los papeles, a la vista, etc.

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El próximo lunes continuaremos con las PÍLDORAS PROTOCOLARIAS del Manual Interno de Protocolo en la Empresa

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