LAS ENTREVISTAS EN LOS DESPACHOS

Todo es imagen y los momentos en que una persona acude a un despacho a una entrevista hasta que llega y se sienta, realiza la entrevista y se marcha, todo son momentos que se pueden aprovechar para trasladar la imagen de eficacia y profesionalidad que quiere transmitir la empresa.

Entendemos como ENTREVISTAS al encuentro de un alto directivo con una o varias personas, generalmente externas, y que se celebra normalmente en su despacho. Surge la entrevista como consecuencia de una cita previa y a petición de una de las partes. Aunque indudablemente no es lo mismo que la entrevista sea promovida por una u otra parte pero a efectos protocolarios se dará el mismo tratamiento.

En el capítulo dedicado a las visitas y su recepción, ya se desarrolla ampliamente cómo han de ser recibidas las personas que acuden a una entrevista o reunión con los altos responsables. En virtud al nivel que se confiere al visitante se actuará de una forma u otra en la manera de recibirlo, pero una vez que ha llegado al área del Ejecutivo en cuestión se seguirán dos criterios: O accede directamente al despacho (caso de los niveles “excepcionales” o “VIP”) o pasa previamente por la sala de espera.

ACCESOS DIRECTOS  A LOS DESPACHOS.

Si no va a pasar por la sala de espera y accede directamente al despacho, una vez que desde la Recepción se comunica a la Secretaría que la visita se dirige hacia la planta en cuestión, la responsable de dicha Secretaría advertirá al directivo de la llegada inminente de la visita. Éste esperará en su despacho, con la puerta abierta.

La persona responsable de secretaría acudirá a recibir la visita en el límite del área de su Dirección (puerta de acceso al área, salida del ascensor, etc.) y tras dar la bienvenida acompañará al visitante hasta la puerta del despacho.

Al llegar a la puerta, anunciará la llegada de la visita (con frases como ésta: “Señor director, está aquí D. Carlos Rodríguez”, retirándose hacia atrás para dejar pasar a la persona que acude a la entrevista. En ese momento, cerrará la puerta, quedándose en el exterior.

ACCESO DESDE LA  SALA DE ESPERA

Cuando la persona que viene del exterior esté previsto que pase previamente por la Sala de Espera, se actuará de forma parecida, si bien la secretaria, tras recibir, acompañará hasta la Sala de Espera, donde informará al interesado (“Tome asiento, si lo desea. Enseguida le atenderá el señor Presidente”). Cuando la entrevista vaya a iniciarse, la secretaria acudirá a la Sala de Espera, pedirá al interesado que le acompañe y le llevará hasta la puerta del Ejecutivo, que estará abierta, actuando igual que en el caso anterior.

En determinadas ocasiones es aconsejable que el propio director acuda a la Sala de Espera para saludar al visitante e invitarle a pasar a su despacho, especialmente cuando la entrevista se ha demorado con respecto a la hora prevista.

Desarrollo de la entrevista en el despacho

La entrevista del ejecutivo con su invitado o invitados normalmente se celebra fuera de la mesa habitual de trabajo. Se utiliza para ello los sillones situados en el propio despacho o mobiliario parecido, o en su ausencia en una mesa redonda o rectangular prevista para estas situaciones. Dicha mesa ha de estar limpia de papeles (salvo los que se precisaran para la reunión).

Cuando el invitado accede al despacho, y tras el saludo que será de pié, el anfitrión indicará el asiento que debe de ocupar. El ejecutivo ha de tomar una posición que le permita controlar el acceso de la puerta que conecta con la secretaría, así como la puerta principal, y ha de estar próximo a un teléfono, por si recibe una llamada de urgencia no tenerse que levantar (aunque se procurará no pasarle llamadas, salvo estricta urgencia o necesidad).

Si la entrevista se prevé de una duración superior a los 10 minutos, tras un primer tiempo de salutación e intercambio de frases, lo cortés es que el anfitrión ofrezca tomar algún café o refresco, y en caso de aceptación advertir a la secretaría, mediante timbre o teléfono, de tal circunstancia. El servicio ha de efectuarse de forma rápida, para no interferir en exceso.

Interrupciones necesarias

Lo normal es que la entrevista no sea interrumpida en momento alguno. Sin embargo, en ocasiones no queda más remedio. Analicemos a continuación algunas de estas situaciones que pueden ocurrir:

Teléfono directo

Durante la conversación con el invitado, suena el teléfono directo del ejecutivo. En este sentido, sería muy aconsejable que los teléfonos directos sonaran sólo una vez (pitido suave) y pasaran luego a modo de silencio. De esta forma la interrupción sería menor, y el anfitrión tendría más libertad para decidir si coge o no el aparato.

En caso de que tuviera que atender la llamada, pedirá disculpas, tomará el aparato y procurará resolver con prontitud, pidiendo a su invitado que permanezca en su sitio. Cuando hable lo hará con discreción para no incomodar al visitante. Si la conversación tuviera visos de prolongarse, lo normal es advertir al interlocutor de la circunstancia y solicitarle que la conversación se reanude finalizada la entrevista.

Si por costumbre el teléfono directo sonara muy habitualmente, lo aconsejable es desviar el mismo a la secretaría.

Llamada a través de secretaría

Ahora es desde la secretaría que comunican por la línea interior de la existencia de una llamada externa que debe atender el ejecutivo. En este caso, dependiendo del interlocutor, grado de confidencialidad de la llamada u otras circunstancias, el anfitrión contestará a la llamada desde la posición que ocupa en la entrevista (si el teléfono estuviera al lado, que siempre es recomendable) o pediría disculpas y saldría a la secretaría o a otra sala para responder, excusándose de la mejor forma. Al igual que en el caso anterior, debe resolver con prontitud. Si por cualquier circunstancia se demorase, la secretaria debe acceder al despacho y advertir de la circunstancia al invitado.

Llamada para el visitante

En este caso, en la secretaría del anfitrión se recibe un aviso de cierta urgencia para el invitado. Si advertida la circunstancia, la secretaría considera que el aviso ha de transmitirse inmediatamente, se actuará de la siguiente manera: El responsable de la secretaría accederá al despacho y, tras pedir disculpas, se dirigirá al interesado explicándole la circunstancia. El anfitrión ofrecerá las máximas facilidades (pedirá que le pasen la llamada a su teléfono, que salga un momento, etc.).