Las Salas de Espera

La sala donde las visitas aguardan el inicio de la entrevista ha de cuidarse en su aspecto externo, dado que es un espacio habilitado para hacer más discreta y agradable la espera de una visita. Durante esos minutos en los que el visitante aguarda el momento de acceder al despacho, que suelen hacerse largos, hay tiempo suficiente para fijarse en todo. Hay muchas personas que recuerdan mejor cómo era la Sala de Espera de una determinada empresa, que el propio despacho principal.

Por término general, la sala es pequeña y debe ofrecerse para una solo visita y no para varias al mismo tiempo. Debe de tener luz suficiente y una decoración sencilla. Es recomendable que disponga como mínimo de uno o varios sofás (de los que no hunden) o sillas confortables, así como una mesa baja, sobre la que se colocarán los periódicos del día y otras publicaciones.

Igualmente, debería tener un pequeño mueble donde pueda habilitarse un sencillo juego de café, por si fuera necesario ofrecer el mismo durante la espera prolongada. Debe cerrar el mobiliario un pequeño expositor de publicaciones o catálogos de la entidad, así como un teléfono con acceso al exterior (por si fuera necesario ofrecerlo al visitante).

Otra fórmula de sala de espera, más sencilla, pero que cuenta con gran aceptación, se basa en la colocación de una mesa redonda noble y varias sillas alrededor, cuestión que permite al usuario sentarse cómodamente y apoyarse sobre la mesa, ya sea para leer el periódico o repasar la documentación que precisará en la reunión.

Lo normal y cortés es que la sala de espera sea un mero tránsito de pocos minutos, el equivalente al tiempo que necesita la secretaria para avisar al directivo de que la visita ya está preparada. Por ello, no es habitual ofrecer café (si se ofreciera en ese momento, estaríamos indicando de forma indirecta que se va a demorar la entrevista, pues de lo contrario no tendría tiempo para tomarlo), ni que personal alguno acompañe al invitado. Sin embargo, en ocasiones el inicio de la entrevista se demora por diferentes causas, y ello obliga a desarrollar determinadas acciones que hagan más llevadera la tardanza.

En estos casos, la secretaria ha de advertir de la demora (“el señor director ha tenido un incidencia y tardará en llegar unos diez minutos”) y en consecuencia ofrecer un café, un refresco o similar. Si en la propia sala estuviera dispuesto el mini-bufé, la secretaria le servirá. Si no fuera así, lo traerá o lo encargará al responsable de turno. Igualmente, ofrecerá el teléfono al interesado, por si desea ajustar su agenda o avisar a alguien de posibles retrasos posteriores.

La cuestión se complica algo más, cuando la anunciada tardanza se prolonga más de 15 ó 20 minutos. El buen oficio de la secretaria juega un papel fundamental en estos casos, aunque la espera exagerada no suele gustar a nadie. Debe de evitarse y si se prevé una tardanza superior a los veinte o treinta minutos lo más considerado es aplazar la entrevista (si da tiempo avisando con antelación) o comunicando la circunstancia en el momento de la llegada.

Durante la espera no es conveniente recurrir a fórmulas como “no se preocupe que en breve comenzará la entrevista”, sino se tiene la certeza absoluta al respecto. Sin embargo, tampoco conviene dejar pasar mucho tiempo sin que nadie concurra por la Sala. Lo normal es que pasados diez minutos, la secretaria concurra para informar y pedir si precisa de algo.

No es conveniente que en las esperas prolongadas se decida pasar al invitado al despacho (cuyo titular no está) donde se celebrará la entrevista, pues resulta más incómodo para el visitante.

En ocasiones la espera se efectúa en la propia sala donde posteriormente se celebrará la entrevista o  reunión. En este caso, se indicará previamente el asiento que ocupará para la citada entrevista y se le ofrecerá un café o similar.