El Análisis preliminar y La Memoria previa del Congreso

Se hace necesario, antes de ponerse a trabajar en el congreso, realizar un análisis preliminar con el objeto de sentar las bases previas organizativas al mismo tiempo que se elabora el documento necesario para poder concursar a la hora de postularse ante la entidad promotora para conseguir el contrato de organización.

Este ANÁLISIS PRELIMINAR, estará compuesto de las siguientes acciones:

1.BRIEFING

Lo primero que aconsejamos, es realizar un BRIEFING EXHAUSTIVO, con el que conseguiremos definir la FILOSOFÍA Y OBJETIVOS del congreso.

Hay que tener claro antes de ponerse a trabajar, el porqué del congreso, el para qué, la concreción de los objetivos generales y específicos, que nos permitirán marcar pautas generales para los contenidos científicos, los aspectos sociales de relación del congreso, definir la carga de turismo de la ciudad sede, así como la  necesaria interrelación entre los profesionales.

La realización del briefing es difícil.  Proponemos confeccionar un “check list” con algunos de los puntos principales que se deben contemplar, pero que se debe adaptar a las características singulares de cada congreso:

• Tipo de evento del que se trata
• Objetivos generales de la institución promotora
• Objetivos específicos del evento
• Públicos objetivos posibles
• Caracterisitcas de las Localizaciones posibles
• Aportaciones lúdicas al congreso
• Necesidades de caterings
• Métodos de acreditación
• Azafatas
• Regalos
• Seguridad
• Fecha
• Duración
• Necesidades técnicas
• Tipo de traducción

2. ANÁLISIS DE PÚBLICOS OBJETIVOS

• Conocimiento EXHAUSTIVO del sector al que va dirigido el congreso
• Características de ese público o públicos
• Niveles profesionales
• Origen de los posibles asistentes
• Intereses profesionales
• Intereses turísticos
• Nivel adquisitivo
• Colectivos profesionales del sector
• Intervalos de edad
• Costumbres y valores
• Necesidades del sector

3. IMPACTOS DEL EVENTO

Es muy conveniente conocer previamente la problemática del sector, para definir los impactos que el congreso deberá tener no solo en el propio mercado sino  en la entidad promotora y en otros aspectos.

• Tendencias
• Oportunidades y retos ante la situación del sector
• Intercambios y experiencias
• Posicionamiento de la institución
• Impactos en la ciudad sede
• Problemáticas del sector y posibles soluciones
• Importancia de los profesionales en el sector
• Impactos indirectos en otros sectores
• Encuentros entre participantes
• Imagen y marca país y ciudad 

  A partir de este ESTUDIO PRELIMINAR deberemos realizar una MEMORIA PREVIA que, como decimos, nos podrá servir de propuesta de presentación a efectos de concursos para postularnos a la organización del congreso.

  Esta MEMORIA PREVIA, deberá contener todas las piezas que se van a tratar en la organización establecidas de manera general. Se trata de una exposición de todas las cuestiones en las que van a intervenir, incorporando los datos previos que se tengan de ellas.

  Una relación general de asuntos a incluir en la memoria previa (siempre teniendo en cuenta que habrá que adaptarlo a las singularidades de cada congreso) son:

  • ORGANIZACIÓN INTERNA DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN
  • PROYECCIÓN DEL CONGRESO
  • COMITÉ ORGANIZADOR
  • COMITÉ EJECUTIVO
  • COMITÉ CIENTÍFICO
  • SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA
  • PROGRAMA PRELIMINAR

                  Carta de bienvenida

                  Sede del Congreso

                  Comités

                  Secretaría General Técnica

                  Agencia de Viajes

                  Certificados de asistencia

                  Reconocimientos oficiales

                  Programa tentativo

                  Almuerzos de trabajo

                  Sala de ponentes

                  Sala de prensa

                  Sala VIP

                  Sala de secretaría

                  Apoyo institucional

                  Inscripciones

                  Información general

                 Forma de pago

                 Cuotas

                 Cancelaciones y cambios

                 Alojamiento

                 Transporte

  • IMAGEN CORPORATIVA. DOCUMENTACIÓN
  • PÁGINA WEB
  • SEDE – SEÑALÉTICA
  • RESTAURACIÓN Y CATATERING
  • PROTOCOLO PREVIO
  • GESTIÓN DE  PONENTES
  • DOSSIERES,
  • PATROCINADORES
  • PROGRAMA SOCIAL
  • PROGRAMA SOCIAL DE ACOMPAÑANTES
  • OTRAS CUESTIONES

  De todos estos puntos, se hará un bosquejo inicial en el que se incluirán las intenciones de la entidad promotora del congreso y se constituirá este documento en el texto base a seguir a lo largo de todo el proceso de planificación.

  Incluso explicando a la perfección el método a seguir en cada punto y el trabajo que se va a realizar, este documento bien maquetado para una presentación adecuada, junto con las credenciales y experiencias de los organizadores en una verdadera PRESENTACIÓN DE CANDIDATURA  a enseñar a cualquier entidad.

  De este documento, saldrá, así mismo, un dossier inicial que ampliado en algunos parámetros,  será muy útil para la presentación ante instituciones, posibles patrocinadores, etc.

  Todos  y cada uno de estos puntos los iremos desglosando y ampliando en los posteriores capítulos que se desarrollarán.