En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede.

 

 

Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada uno de ellos, pero en el caso de dudas, es conveniente realizar un estudio comparativo de los mismos porque a la hora de elegir un espacio determinado, tendremos siempre varias alternativas y la elección de una de ellas, vendrá dada por las características del congreso que vamos a realizar.

De manera general tendremos posibilidades de elegir entre:

• Palacio de congresos y/o centros de convenciones
• Salón en hotel
• Salón de actos institucional
• Otros espacios o locales

Vamos a ver las ventajas y desventajas que ofrecen estos espacios:

PALACIOS DE CONGRESOS Y/O CENTROS DE CONVENCIONES

HOTELES

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Comodidad: mismo espacio que los alojamientos Posibilidad de otros usos y servicios del hotel Servicios confortables Personal cualificado Flexibilidad ante demandas concretas Salones incluidos con el alojamiento Localización céntrica en las ciudades Facilidad de check in Utilización de servicios del hotel Personalización en habitaciones Fácil transporte	Mezcla con otros  clientes del hotel Caterings costosos Construcción no específica para este tipo de eventos: especificaciones técnicas de salones no adecuadas ( alturas…) Salas con capacidad pequeña o media Identidad del congreso mezclada con la del hotel Construcción  complicada de  escenarios

 

SALONES DE UNIVERSIDADES U OTROS ESPACIOS

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Espacios más económicos Entorno más científico ( universidades)	Malas comunicaciones Condiciones técnicas deficientes Escasez de salones Equipos técnicos deficientes Necesidad de externalización de servicios Edificios e instalaciones antiguos No son específicos para este tipo de eventos. Poca versatilidad

En base al tipo de congreso que se esté organizando, en función del público potencial, y, sobre todo, en función del presupuesto se elegirá el espacio que se considere más conveniente.

¿Cómo realizar la elección del espacio?

Se deben estudiar dos tipos de aspectos para elegir el espacio adecuado:

1. Requisitos generales: localización, presupuestos, capacidades, etc.
2. Requisitos puntuales y específicos para el tipo de congreso que se organiza: necesidad de salas, cuestiones específicas de adaptación del espacio al evento, etc.

A partir de aquí, y una vez que las necesidades, los públicos, etc. se tienen claras, es necesario establecer REQUISITOS BÁSICOS E IMPRESCINDIBLES (si van a acudir 500 personas, es obvio que se necesita una sala de esas dimensiones) y REQUISITOS COMPLEMENTARIOS (aquellos que mejorarán la organización del congreso pero que en algún momento pueden ser prescindibles)

Para tener esto claro se deberá buscar un espacio que, en principio, pueda cumplir con esos requisitos básicos y a partir de ahí se deben inspeccionar los elegidos en base a las mejoras posibles de los requisitos complementarios. Estas visitas a los espacios suelen ser muy pesadas y prolongadas por lo que es muy conveniente planificarlas debidamente. Para ello, se deben seguir una serie de pasos, con el objeto de que no se deje nada olvidado y se pueda preguntar todo, por lo que es bastante efectivo hacer una lista con los requisitos que se necesitan aclarar en esas visitas:

REQUISITOS CONTRACTUALES:Todas aquellas cuestiones que afectan al uso del espacio y términos legales

• Coste y presupuesto
• Formas de pago
• Utilización de otros servicios
• Tiempos de montaje
• Horarios
• Cuestiones generales que puede abordar el espacio: limpieza, mantenimiento,etc

REQUISITOS TÉCNICOS: Necesidades técnicas y uso de las mismas.

• Número, tamaño y tipo de salas alternativas
• Equipamientos de proyecciones, luz y sonido
• Cabinas de traducción
• Proveedores exclusivos
• Otros espacios necesarios
• Capacidad de adaptación a las necesidades propias
• Facilidades de transporte
• Posibilidades de montajes y desmontajes
• Etc.

REQUISITOS ORGANIZATIVOS.

• Espacios para salas de atención
• Acreditaciones
• Guardarropa
• Ayudas en montajes
• Horarios de cierre y apertura
• Transportes
• Comercios cercanos
• Servicios médicos
• Etc.

Si la visita es a un hotel es conveniente contemplar, además de lo anterior:

–Alojamiento y servicios mínimos

–Habitaciones disponibles
–Release
–Horarios de llegadas y salidas
–Servicios incluidos en hotel
–Amenities
–Horario general

–Reuniones pre congreso
–Periodo de congreso
–Reuniones post congreso

–Número y tipo de salas (aforo)
–Estado y tipo del mobiliario
–Posibilidades de decoración y escenografía
–Servicio de alimentos
–Manejo de recepción y registro
–Trato del personal

REQUERIMIENTOS DE OTROS ESPACIOS

• Salas de juntas
• Espacio para ferias complementarias
• Áreas de servicio
• Estacionamientos
• Horarios de comidas y cenas

REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS

• Borrador de programa
• Instalaciones
• Equipos
• Servicios generales y concretos

En la próxima entrega estableceremos la mejor forma de desarrollar y desglosar la MEMORIA PREVIA que vimos en el capítulo 2 en los tres documentos básicos que nos van a servir para ir planificando el contenido científico , la promoción y difusión del congreso y la organización intrínseca del mismo:

• DOSSIER DE PRESENTACIÓN
• PROGRAMA PRELIMINAR
• DOCUMENTO DIRECTOR

Y a partir de ahí, ya con todos los datos y el trabajo previo realizado,  nos meteremos de lleno  con la  planificación de la Secretaría Técnica, pieza fundamental de la ejecución de cualquier congreso

y……………… ACORDAROS:

NOS VEMOS EN VALLADOLID