La SECRETARÍA TÉCNICA es el organismo fundamental del congreso, el brazo ejecutivo de los mandatos del comité organizador.
Es necesario establecer una SECRETARÍA TÉCNICA desde la que poder centralizar todo el proceso organizativo del evento y, por tanto ser el referente para las confirmaciones y todas las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de las premisas establecidas por el comité organizador.
La secretaría técnica deberá funcionar en el proceso de planificación, en el de ejecución y en el post congreso, encargándose de todo lo relacionado con las tareas a realizar. Esta planificación fundamental se debe trabajar con muchos meses de antelación para concluir en los dos o tres días de duración que dura el proceso de ejecución del congreso
Es por tanto el eje principal sobre el que gira toda la gestión del congreso.
De manera general elabora el programa de convocatoria, y coordina y ejecuta toda la gestión del congreso ocupándose en grandes rasgos de:
● Gestión de necesidades logísticas
● Administración del encuentro
● Plan de difusión
● Convocatoria de ponentes y moderadores
● Materiales y documentación
● Ejecución del evento
● Evaluación y memoria final
Concretando un poco más, se podrían enumerar, entre otras, una serie de funciones más específicas de la SECRETARÍA TÉCNICA:
- Publicidad y convocatoria del congreso
- Elaboración programa de convocatoria
- Mailing
- Plan de publicidad
- Plan de comunicación
- Control de inscripciones
- Ubicación física del congreso
- Logística necesaria para las infraestructuras
- Escenarios
- Técnica: sonido,proyecciones, iluminación
- Montajes y desmontajes
- Alojamiento y manutención
- Congresistas
- Comité Organizador
- Ponentes
- Personal
- Autoridades invitadas
- Programa Social
- Acompañantes
- Congresistas
- Cena de Gala – Clausura – Cena Oficial
- Inauguración – Clausura
- Plan de Transporte
- Patrocinios
- Acreditaciones
- Coordinación y desarrollo
- Plan de Comunicación
Para conformar la Secretaría Técnica, es preciso establecer una estructura de recursos humanos necesarios para poder atender, en función de la magnitud y necesidades del proyecto, todos los requisitos según el organigrama de funciones que se establece más adelante. Se establecerá así un equipo compuesto por un profesional director del encuentro, asistido por profesionales coordinadores de áreas y estos tendrán a su cargo personal sénior, júnior, auxiliares y enlaces, todos ellos con experiencia reconocida en este tipo de eventos.
SECRETARÍA CIENTÍFICA
No hace las labores del comité científico, que trataremos más adelante, sino que es la responsable de la logística necesaria para que el panel científico, los ponentes, las ponencias, libro de ponencias, los medios técnicos necesarios a disposición de los ponentes, y todo lo que conlleva, pueda desarrollarse a la perfección.
Las funciones principales que debe planificar y ejecutar en coordinación con el resto de la secretaría técnica se pueden enumerar de manera general:
- Relaciones con los ponentes para logística
- Soporte técnico al programa científico
- Elaboración, coordinación y envío de las comunicaciones con los ponentes
- Recepción y envío de trabajos y ponencias
- Archivo, control y clasificación de los trabajos
- Traducción de textos
- Edición y publicación de las ponencias
- Preparación de las necesidades de los ponentes en su exposición en coordinación con el soporte logístico.
AGENCIA DE VIAJES
El organizador de congresos no es un experto en la organización de viajes, tratamiento de alojamientos, etc. Nuestra propuesta, por la experiencia después de tantos años organizando congresos, es que es conveniente contratar una agencia de viajes experimentada que se ocupe de la logística del alojamiento y de los viajes de los asistentes ya sean ponentes, congresistas, etc.
Es muy interesante la contratación con una agencia de viajes ya que pueden hacer más fácil la financiación necesaria para las reservas y bloqueos de los alojamientos, estando al tanto de las penalizaciones, etc. que imponen los hoteles.
Entre las funciones que se les pueden delegar de manera general son aquellas que inciden directamente en su actividad diaria y en la que están especializados, cosa ue no ocurre con el organizador del congreso:
- Organización de las excursiones y actividades pre y post congreso.
- Gestión del transporte aéreo de congresistas y ponentes
- Traslados de llegada y salida de los asistentes
- Transporte entre los hoteles y la sede del congreso
- Visitas y excursiones
- Programa de acompañantes.
ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA EN SÍ MISMA
Muy importante, o vital, para la óptima consecución del congreso es el que la secretaría técnica se organice debidamente, por medio de un reparto de tareas, estableciendo un modelo de recursos humanos acorde a los parámetros generales del congreso.
Es evidente que el organigrama de la secretaría técnica, se deberá adaptar a las necesidades propias del congreso a organizar.
De manera general, proponemos un organigrama de gestión de cualquier congreso que se podría configurar bajo este esquema, como decimos, adaptándolo a las circunstancias particulares del evento:
REPARTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA
- SECRETARÍA TÉCNICA EN SI MISMA:
Se ocupará de traducción, informática, recursos humanos e inscripciones. - RELACIONES INSTITUCIONALES
Se ocupará de RRPP, oonentes, comités, internacional, documentación… - PROTOCOLO
Se ocupará del programa social, protocolo de la sede, infraestructuras, actos sociales, atenciones protocolarias … - COMUNICACIÓN
Se ocupará de la comunicación corporativa, relaciones con los medios, oficina de prensa, dossieres - GERENCIA
Se ocupará de facturación, presupuestos, informes de ingresos y gastos, balances, gestión de compras, atención proveedores, servicios …
Por la importancia que tiene este asunto, continuaremos, en una siguiente entrega, desglosando todas las cuestiones a tener en cuenta para la coordinación de los trabajos de planificación y de ejecución.
GERARDO CORREAS 