LA HISTORIA RECIENTE DE UN CONCEPTO: PROTOCOLO

ACLARANDO TÉRMINOS CON UN POCO DE PERSPECTIVA:

PROTOCOLO – EVENTOS.

Hace ahora 20 años, cuando en  1995 iniciamos la andadura de la Escuela Internacional de Protocolo sabíamos lo que queríamos  que no era otra cosa que cubrir el vacío existente en la formación del protocolo en España y, por qué, no decirlo en el resto del mundo.

Veíamos que había muchas personas que se dedicaban al “protocolo” dentro de las instituciones públicas y que habían aprendido de manera autodidacta y a base de palos.

En este escenario nos encontrábamos en el que cada profesional campaba por sus respetos. Esta situación fue la que nos dio pie para entender que se necesitaba una formación específica en el ámbito del protocolo sin estar creando una fábrica de hacer  parados.

En cuanto nos pusimos en marcha nos dimos cuenta que teníamos que aclarar el concepto de protocolo que  íbamos a desarrollar.

Si nos situamos temporalmente, el concepto de protocolo que hace 20 años reinaba en la sociedad  se centraba en dos  cuestiones fundamentalmente:

Por un lado se entendía el protocolo como una serie de normas de comportamiento que se debían cumplir de manera estricta  cuando se acude a actos sociales de alto standing.

En segundo lugar, el protocolo, se componía de una serie de estrictas reglas palatinas  que afectaban a los Reyes, altas autoridades, diplomáticos, etc.

Sabedores de que el protocolo trascendía de estas cuestiones, y que bien entendido se convertía en una potente herramienta de comunicación en cualquier sector de la sociedad y por supuesto no solo en las instituciones públicas sino en las privadas, nos pusimos a desarrollar un plan de estudios  que permitiese formar no solo a nuevos profesionales sino a aquellos que, cercanos a este mundo del protocolo, se encontraban con un nivel de formación muy deficiente y por supuesto sin ninguna titulación que certificase dichos conocimientos y competencias.

Nos encontramos con furibundas críticas de altas voces, por un lado de aquellos que estaban instalados en muy exclusivos  puestos de protocolo, cercanos a determinadas fuentes de poder, y que veían como se les podía romper ese pequeño y  selecto grupo de privilegiados.  Por otro por aquellos que se consideraban por encima de los demás por conocer determinadas reglas de comportamiento social creyéndose poseedores de la verdad divina y  que se dedicaban a desarrollar cursos de formación de lo que ellos llamaban protocolo social enseñando formas de comportamiento totalmente rígidas, trasnochadas, cursis y arcaicas viendo que se les acababa ese monopolio del que disfrutaban.

También, cómo no,  recibimos grandes y explosivas críticas por parte de aquellos profesionales de las disciplinas afines al protocolo (comunicación, marketing, relaciones públicas….) tachándonos, todos, públicamente  y en alta voz de intrusos, frívolos y personas sin escrúpulos al poner en marcha unos estudios que no iban a tener ningún resultado y que desde luego no se justificaban por sí mismo pues no tenían contenidos para los tres años que proponíamos en nuestro plan.

Más de 10.000 personas han pasado por nuestras aulas en estos 20 años y un porcentaje muy elevado de ellos, están desarrollando profesionalmente las competencias adquiridas unos en puestos con responsabilidad directa en asuntos de protocolo y otros en puestos de trabajo cercanos a esta disciplina.

En estos años hemos desarrollado un concepto de protocolo de acuerdo a esa evolución que hemos ido observando casi sin darnos cuenta en nuestras formas de vivir, de relacionarnos, de informarnos, de trabajar, de formarnos, en fin una evolución total que ha supuesto un cambio muy brusco en conceptos establecidos en la sociedad  entre los que se encuentran el protocolo y los eventos.

HABLEMOS DE PROTOCOLO.

A estas alturas,  después de que hay cuatro universidades, dos públicas y dos privadas que desarrollan sendos graduados en protocolo como carrera universitaria en toda regla y además con número s de éxito en cuanto a matriculaciones, definir el protocolo entre los profesionales del mismo, se me hace cuanto menos repetitivo,  sin embargo,  por raro que pueda parecer, creo que estamos viviendo una verdadera confusión de conceptos y  por la indudable responsabilidad, que tiene la Escuela Internacional de Protocolo en la aparición y establecimiento de estos planes formativos por ser la pionera,  considero conveniente el llamar a la reflexión en el intento de sentar conceptos y aclararnos de una vez por todas, siempre en beneficio de que tanto todas esas personas que acceden a estos estudios  como los que los terminan, no se lleven a engaño.

El protocolo es procedimiento. Claro que los procedimientos tienen que tener sentido común, pero no es SOLO SENTIDO COMÚN.

El protocolo se compone de una serie de técnicas, que profesionalmente aplicadas sirven para poder planificar y ejecutar cualquier tipo de evento.

Como en toda disciplina, hay técnicas básicas vistas así de manera individual y a partir de ahí se especializan en la aplicación de las mismas en cada evento.

Lo apasionante de esta profesión y que la distingue de muchas disciplinas, incluso de las afines, es que como no hay dos eventos iguales, la manera de aplicar dichas técnicas es distinta en cada evento y ahí está la maestría del profesional sabiendo utilizarlas en beneficio de que el evento transmita.

Efectivamente sirven para planificar y ejecutar un evento cualquiera, pero eso    no significa que para organizar eventos SOLO SE REQUIERA EL PROTOCOLO.

Se necesitan otra serie de técnicas, relacionadas si pero ajenas al protocolo para que un evento sea efectivo.

No puede ser que los profesionales de protocolo se crean el ombligo del mundo, los profesionales del marketing, de la comunicación de la relación pública, de la publicidad, tienen mucho que decir a la hora de que una empresa se plantee el  invertir unos recursos en la organización de un evento con el objeto de obtener un retorno y pensar que el protocolo es igual a evento y que los demás no tienen nada que decir. Eso es equivocarse.

Se trata de una disciplina que, UNIDA A OTRAS, ayuda a las instituciones a comunicar y es muy potente, pero no es la única, es más, es muy conveniente y necesario  que en el ejercicio profesional se una al resto de las disciplinas comunicativas tradicionales.

Esta es una de las obsesiones de la EIP. Unir el desarrollo del protocolo al resto de disciplinas comunicativas consiguiendo así situar al protocolo en el sitio que le corresponde en este mundo nuevo,equiparada al resto y, que bien desarrollada, permitirá ayudar a las instituciones ya sean públicas o privadas, a mejor transmitir su imagen y sus mensajes a sus públicos objetivos.

PROTOCOLO NO ES IGUAL  A  EVENTOS.

HABLEMOS DE EVENTOS.

Las nuevas  carreras universitarias que hemos ido desarrollando han unido la palabra protocolo con organización de eventos e incluso con comunicación corporativa. Esto ha hecho que en muchos casos se confundan los términos y cuando se habla en esos foros de protocolo se piensa que se está hablando de  eventos  equiparando los términos. Esto es un grave error pues se está yendo contra corriente con respecto a la realidad social que no es otra que la mayoría de los eventos no los organizan los responsables de protocolo sino los de marketing, comunicación, o relaciones públicas.

¿QUÉ ES UN EVENTO?

Cuando hablamos de eventos, nos referimos a actos de relación social que se organizan para transmitir un mensaje a un público determinado con el objetivo de conseguir un resultado en dicho público.

Para poder desarrollar un evento adecuadamente, se necesita unir muchas disciplinas, la creatividad, la puesta en escena, la producción, el protocolo, la investigación de nuestros públicos, el marketing, por supuesto la comunicación corporativa de la institución  y un largo etcétera.

Un evento que no  se convierta en una experiencia que todos recuerden, es una oportunidad pérdida que no solo tiene el coste económico del evento sino también la decepción de los públicos al ver su expectativa defraudada.

Lo eventos son hechos experienciales que viven los asistentes a través de las emociones  y  el éxito del mismo dependerá de que dichas emociones y sentimientos se hagan patentes desde el mismo momento en que se convoca  hasta el desmontaje pasando desde luego por toda la planificación, y ejecución.

Para la planificación y ejecución resulta fundamental incorporar, además de la mejor técnica profesional de desarrollo de las acciones necesarias, alma, sentimiento y emoción pero además hay que saber transmitirla. Que cale en los asistentes. De esta manera se asegura el éxito del evento en cuanto al retorno esperado consiguiendo que perdure en la memoria y que por tanto el mensaje cale mucho más hondo provocando en los receptores una actitud buscada en referencia a la institución que organiza.

El organizador de un evento tiene la obligación de que la inversión que supone la realización del mismo se vea justificada y genere los resultados esperados en términos de la respuesta de los públicos a los objetivos del evento propuestos por el que organiza.

Motivar con el evento, ese es el reto y lo que hace apasionante a esta profesión. Con cada evento se motiva de una manera distinta y  requiere no solo el disponer de una escenografía muy bonita y espectacular (cuidado con el pasarnos con los espectáculos) o una atención espléndida todo muy perfectamente organizado. Esto no es suficiente. Hay que conseguir motivar a los asistentes, poner alma y que todos lo noten y se les contagie el sentimiento y que reaccionen al mensaje que se está transmitiendo.

En la escuela Internacional de Protocolo no nos cansamos de repetir todo esto y somos muy conscientes  de que el organizar bien un evento no se consigue ejecutando a la perfección las técnicas protocolarias. Se necesita el desarrollo de otras muchas más competencias que podemos enumerar aquí:

Parece evidente que si  el objetivo que buscamos es conseguir contactar con los públicos para transmitirles un determinado mensaje, necesitamos tener formación en un primer término de comunicación, de movimientos sociológicos, de relaciones públicas, sicología  y de marketing que nos permitan conocer las distintas motivaciones de los públicos.

Estos estudios se deben compaginar en la preparación del evento  con la necesaria creatividad, conocimientos técnicos, la gestión de la producción, escenografía,  decoración, etc.

Pero esto no basta, deberemos de conocer perfectamente las técnicas de  planificación estratégica, protocolo, seguridad, comunicación no verbal e  imagen personal.

Utilizando una coordinación de estas disciplinas se podrá conseguir la preparación adecuada para iniciar la organización de un evento y tener unas mínimas garantías de conseguir los objetivos logrados.

El desarrollo de estas disciplinas será el eje fundamental del nuevo plan de estudios que la Escuela Internacional de Protocolo sacará a la luz en próximas fechas uniendo el protocolo a las disciplinas afines que permiten organizar adecuadamente un evento.