El control de inscripciones de un congreso –


Una de las cuestiones fundamentales que debe hacer la secretaría técnica es el CONTROL DE LAS INSCRIPCIONES. Como en cualquier evento, cuanto más se conozca las circunstancias particulares de los “invitados” asistentes al congreso todo saldrá mejor con seguridad. Por eso le dedicamos un apartado especial.

EL CONTROL D ELAS INSCRIPCIONES DE UN CONGRESO

 

 

 

 

Las tres cuestiones fundamentales para el control de las inscripciones son:

  • LAS BASES DE DATOS
  • LA GESTIÓN DEL MAILING
  • EL BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN.

LAS BASES DE DATOS PARA EL CONGRESO.

Dos son las bases de datos que se deben utilizar en un congreso:

  1. BASE DE DATOS PARA ENVIAR INFORMACIÓN A POSIBLES INTERESADOS EN EL CONGRESO
  2. BASE DE LOS DISTINTOS ASISTENTES AL CONGRESO, SEA CUAL SEA SU CONDICIÓN: congresistas, ponentes, comités, proveedores, etc.

A efectos de que todos los posibles interesados en el congreso conozcan de primera mano los parámetros del mismo, se hace preciso desarrollar la base de datos más amplia para poder difundir el congreso.

Para el control de los asistentes, sea cual sea su condición, será de vital importancia para el trabajo de planificación en las últimas fases y para la ejecución del congreso, pues si se elaboran correctamente podrán proveer de una serie de informes que ayudarán a una mejor calidad en el trato a los asistentes y, sobre todo, se conseguirá un movimiento de todos mucho más dinámico y fluido, evitando colas, molestias y aglomeraciones.

El buen uso de la base de datos de los asistentes, permitirá que el momento clave de acreditaciones que es cuando se producen las aglomeraciones, sea fluido y se resuelva con facilidad.

Para que la base de datos optimice su efectividad y pueda dotar de los informes que se puedan necesitar hay que tener en cuenta de manera especial LOS DATOS QUE NECESITAMOS DE LOS ASISTENTES, para implementar los campos/registros de la base.

Campos a contemplar de manera general:

  • TRATAMIENTO
  • DATOS PERSONALES E INSTITUCIONALES (COLUMNAS SEPARADAS)
  • CARGO
  • INSTITUCION O SIMILAR
  • ORDEN PROTOCOLARIO
  • TÍTULO
  • GRUPO AL QUE SE ASIGNA
  • PROFESIÓN
  • EFEMERIDES
  • DATOS BIOGRÁFICOS
  • ATENCIONES PROTOCOLARIAS
  • DATOS CÓNYUGE O PAREJA
  • DOMICILIOS
  • Teléfono y mail
  • Formas de pago, etc.

Los ERRORES MAS USUALES que se deben evitar en la elaboración de una base de datos son:

  • DUPLICIDAD DE NOMBRES- (SOLO ACEPTABLE POR CARGOS DISTINTOS)
  • DOMICILIOS INCORRECTOS
  • TRATAMIENTOS INCORRECTOS
  • CAMBIOS DE TITULAR EN EL CARGO
  • EXCESO DE AUTORIDADES
  • MEDIOS DE COMUNICACIÓN (PERSONALIZAR)
  • SELECCIÓN CORRECTA
  • FALLECIDOS Y CAMBIOS DE ESTADO

LA GESTIÓN DEL MAILING

Es una pieza fundamental en la etapa de planificación para dar cumplida información a todo el que la solicite y recabar la misma de aquellos que necesitemos.

REGLA DE ORO: 

LA BASE DE DATOS LA PODRÁN VER TODOS LOS QUE SE CONSIDEREN, PERO SOLO LA TOCA UNA PERSONA RESPONSABLE.

Varios son los puntos que se deben tener en cuenta para trabajar debidamente la gestión de transmisión de información a través de la base de datos:

  • Formación del equipo de trabajo, Para que se pueda optimizar la base, es buena idea el definir el equipo de personas que la va a utilizar (no completar, solo utilizar).
  • Formación exhaustiva a todos. Todas las personas del equipo deben tener conocimiento pleno de todos los movimientos del congreso para que cualquier pueda dar la correspondiente información al que la solicite.
  • Transmisión de información a la base de datos. A parte de los campos/registros que se hayan definicio, es muy conveniente establecer una serie de controles que puedan servir a los distintos responsables para una mejor actuación. Me refiero a necesidad de recibimientos, acompañantes, asistencia a todo o no, atenciones protocolarias, horarios de llegada, etc.
  • Plan de Trabajo. Es muy conveniente realizar un plan de trabajo de la gestión del mailing, adecuado para controlar los envíos, las confirmaciones y las respuestas, de tal manera que no se pase ninguna y que la información sea fluida, profesional y efectiva.
  • LAS EXCEPCIONES. Por último, es preciso saber que SIEMPRE habrá excepciones en toda base de datos. Se deberá estar atento, poniendo las correspondientes alertas, a aquellas excepciones que afecten a un número muy reducido de congresistas.
  • EL BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN

El boletín de inscripción no sirve solamente para que los congresistas se inscriban. El boletín de inscripción se debe configurar de tal modo que permita disponer de toda la información necesaria de aquellos que se han inscrito y van a participar en el congreso. Se debe adaptar y personalizar a cada congreso pues son distintos los datos que se necesitan para un evento determinado que para otro.

Este boletín no solo sirve para tener los datos de los congresistas, sino también para poder incorporarlos a los distintos grupos y tener los controles necesarios para poder atenderlos debidamente. De este boletín, saldrá una base de datos con los datos que interesen. También debe contener la información necesaria para el congresista, con el fin de evitar preguntas y repeticiones.

Tres cuestiones a tener en cuenta para la confección del boletín de inscripción:

  • SENCILLO
  • CLARO
  • UTILIZACIÓN DEL FORMATO MAS ADECUADO: PAPEL/WEB…

Debe ser un boletín COMPLETO.

Se elaborará un boletín de inscripción para insertar en el folleto informativo a remitir y que se colgará de la página web, así como en formato .pdf para su remisión por correo electrónico y que contenga al menos los siguientes datos:

  • DATOS PERSONALES: nombre, apellidos, empresa, teléfono, fax, e-mail, ciudad, código postal, provincia, país…
  • DATOS PARA FACTURACIÓN: empresa, NIF-CIF, dirección, ciudad, provincia, código postal, país.
  • CUOTAS DE INSCRIPCIÓN AL CONGRESO: En cuanto a la cuota del congresista, suele ser muy habitual, distinguirla por colectivos distintos:
    • Especial para miembros organización
    • Reducida para residentes o no (iberoamérica)
    • Reducida para estudiantes
    • Tarifa de acompañantes
    • Tarifas especiales de complementos
    • Tarifa especial Post congreso
    • Tarifas especiales de alojamientos
    • Tarifas especiales proporcionales de inscripción diaria
  •  FORMA DE PAGO: Se establecerán distintas formas de pago:
    • Transferencia Bancaria: El abono deberá realizarse por transferencia a nombre de ………. En la cuenta …………
      • Indicando la persona a quien corresponde el pago. La fecha de realización de inscripción será la fecha de realización de la transferencia bancaria de la tasa de inscripción. Deberá enviar justificante bancario, junto al comprobante de inscripción al mail…..
    • Pago al contado.
    • Tarjeta de crédito.
  • FECHAS LÍMITES DE PAGOS
    Descuentos hasta un mes/dos previos al congreso……………. 20-25 %
    No reservas de plazas hoteleras.
  • CANCELACIONES Y CAMBIOS: Se deberán hacer por escrito. Todas las cancelaciones recibidas antes de una determinada fecha, darán derecho a la devolución del 75 % del dinero abonado. A partir de esa fecha no se llevarán a cabo devoluciones.
  • OTROS DATOS DE INTERÉS: control de llegada y salida, alguna característica especial, etc.

TODO LO QUE TENGA QUE PAGAR EL CONGRESISTA debe estar incluido en el boletín de inscripción:

  • hoteles de distintos precios
  • precios para estudiantes, participantes por días, participantes para todo…
  • excursiones no incluidas
  • cenas o comidas no incluidas
  • actividades paralelas no incluidas, etc.

A efectos de fomentar la inscripción, es corriente periodificar las tarifas bonificando a aquellos que se inscriban antes.

¿QUÉ INCLUYE LA TARIFA DE INSCRIPCIÓN?

Es muy importante que se haga constar lo que incluye el pago que hace el congresista y que conozca perfectamente sus derechos y obligaciones:

Por ejemplo:

Participación en todas las sesiones
Entrada en exhibición comercial
Acceso a ponencias ( libro resumen o página web)
Diploma acreditativo de asistencia
Ceremonia inaugural
Recepciones sociales
Almuerzos de trabajo
Eventos sociales y visitas alternativas
Cena de Gala/ Fiesta
Ceremonia de clausura
Accesos especiales
Cascos de traducción
Recepciones oficiales

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