Para conseguir la asistencia prevista debíamos intentar que la cuota fuera lo más baja posible, no llegando en un primer término a los 250 euros la cuota general que era la más cara.
La cuota de asociaciones en un primer plazo era de 190 euros
Y todo ello, con unas prestaciones que permitiese una relación calidad precio óptima.
La cuota de inscripción incluía:
- Participación en todas las sesiones
- Acceso a ponencias ( libro resumen o página web)
- Diploma acreditativo de asistencia
- Ceremonia inaugural
- Recepciones sociales
- Degustación de tapas los días 27 y 28 de noviembre
- Eventos sociales y visitas alternativas
- Cena de Hermandad y fiesta fin de congreso:
- Photocall
- Recibimiento asistentes
- Cena de hermandad
- Espectáculo de luz y sonido
- Entretenimiento con actuación con Big Band
- Espectáculo de magia
- Brindis final y sorpresa a los asistentes.
- Ceremonia de clausura
- Accesos especiales
- Set del congresista
- Cascos de traducción
- Recepciones oficiales
- Ponencias extraaulas con experiencias y visitas
PROCEDIMIENTOS Y GESTIÓN DE INSCRIPCIONES
Este apartado es uno de los más importantes en cuanto a las tareas de la Secretaría Técnica se refiere. Es importante tener control, gestionar y actualizar día a día la base de datos de los inscritos, que es con la que en este caso se trabajaría principalmente y para la que el resto de bases de datos han sido creadas anteriormente: para desembocar en la base principal del congreso, los inscritos.
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Procedimiento de inscripción y tarifas
Unas semanas más tarde de crear la página web oficial del congreso y comenzar a completarla de contenido, se formó el apartado de INSCRIPCIÓN.
Este apartado se estableció como vía principal para todas las inscripciones del congreso.
El procedimiento se realizaría entonces a través de la visita a la página web del congreso, dónde como se ha comentado, se configurón un apartado propio de Inscripciones.
En este apartado se incluiría una tabla informativa de tarifas divididas en tres bloques:
- Hasta 31 julio, inclusive.
- Hasta 30 de septiembre, inclusive.
- Hasta la fecha del congreso.
El primer bloque temporal, incluiría las tarifas más económicas de todo el congreso, en el segundo se incrementaría ligeramente el precio y en el tercer bloque se aplicaría la cuota general, sin ningún descuento asignado.
Con estos descuentos, se pretendía captar a un número mayor de inscritos atrayéndoles con cuotas muy económicas, teniendo en cuenta las prestaciones incluidas, además de poder evitar aglomeraciones en la plataforma de inscripciones en las últimas semanas.
Hay que destacar que en esta edición de Congreso Internacional de Protocolo además de establecerse estos descuentos en los diferentes plazos, también se gestionaron tarifas especiales a diferentes colectivos:
- Miembros de Asociaciones.
- Estudiantes
- Acompañantes.
- Miembros de la OICP.
- General
Tanto los miembros de alguna asociación como los estudiantes (ambos de cualquier índole o área), debían acreditar su condición en el mismo formulario de inscripción correspondiente. En este formulario se incluía un apartado dónde se exigía adjuntar un documento, o bien el certificado de membresía actual a dicha asociación o bien la matrícula de estudio vigente, en caso de ser estudiante.
Sólo de esta forma podría validarse su inscripción al congreso para que posteriormente se confirmase desde la Secretaría Técnica que los documentos e información facilitados eran correctos, y de no ser así, se pondría en contacto con la persona afectada para notificarle la incidencia en su registro.
En cuanto a la tarifa especial de Acompañantes, es la única de todas las anteriores que no incluiría todas las prestaciones, ya que se presupone que dicha persona no pretende participar en las actividades o parte científica (ponencias) del congreso, sino acompañar a una persona en su estancia en la sede del congreso y participar en el programa social de éste. Por lo que esta cuota, incluía todo, excepto el acceso a ponencias. Más adelante se detallarán las prestaciones generales del Congreso.
Para poder verificar la cuota de acompañante se solicitaba en su respectivo formulario añadir el email con el que ya se había tenido que inscribir previamente la persona a la que acompaña en el evento. Después se verificaba y gestionaba debidamente en la base de datos.
Para los miembros de la OICP (Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo), entidad anfitriona del congreso, se estableció un boletín de inscripción especial, el cual no tenía coste, además su acceso estaba restringido y sólo podía accederse previa autorización del comité organizador y de la secretaría técnica. Sus prestaciones no variaban de las generales.
La cuota General era la cuota más elevada de todas, y le correspondería a todos aquellos participantes que no cumplieran con las condiciones del resto de boletines para poder acogerse a sus cuotas especiales.
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Formulario de inscripción
Todos los formularios de inscripción tenían una base similar de contenido.
La primera parte se solicitaban datos personales del interesado/a, tales como: nombre, apellidos, documento de identificación, teléfono, email. Estos dos últimos los más importantes en cuanto a las gestiones de la Secretaría Técnica ante cualquier comunicación o incidencia con el inscrito.
Un segundo apartado dónde de forma no obligatoria se solicitaban datos de facturación, si el inscrito deseaba factura, ya que ésta se enviaba automáticamente a la dirección de email facilitada con los datos cumplimentados en este apartado, una vez confirmado su formulario. Cambiar los datos y/o realizar facturas conjuntas y otro tipo de documentación también era posible previa comunicación con la Secretaría Técnica y el Departamento de Contabilidad del Congreso.
Una tercera parte se dedicaba a la elección de las actividades o experiencias dentro de programa social (enmarcado en esta edición, dentro del científico). Se incluían cuatro desplegables: dos para el día Lunes 27 y otros dos para el día Martes 28.
En ellos se debía elegir las actividades en cada horario y cada día:
Lunes 27 y Martes 28
- Primera actividad a las 16:30h*
- Segunda actividad a las 18:30h
*Algunas experiencias como Visita a una Bodega o Medina del Campo, tenían un horario y forma diferente al resto (su horario era a las 14:30h) y sólo podían realizar esa actividad en el día, ya que duraba más tiempo que las demás y también se incluían los almuerzos por el camino.
Para poder elegir a qué actividad asistir, los interesados podían visitar previamente en la web,el apartado EXPERIENCIAS, donde se explicaba de forma detallada cada una de ellas.
Una vez se completaba el aforo de cada actividad y en cada horario, se eliminaba automáticamente de la plataforma de inscripción, por lo que no podía seleccionarse. Motivo de más para que los interesados en participar se inscribiesen cuanto antes, y poder disponer de un amplio abanico de opciones de actividades.
Podían realizarse modificaciones de estas actividades pero previa solicitud a la Secretaría Técnica y valorando desde ella el aforo y disponibilidad de la experiencia.
Dentro de este apartado del Boletín de inscripción, se incluía también una casilla a completar 
con una palabra que para el inscrito definiera PROTOCOLO O IMAGEN PERSONAL, temas principales del congreso. Esta palabra se incluiría en su acreditación personalizada y también serviría para conformar el escenario principal de Teatro Calderón (sede del congreso), ya que se realizaría un collage con todas las palabras facilitadas.
Como último apartado del boletín se estableció la Forma de Pago.
El pago a través del boletín estaba disponible principalmente a través de Tarjeta Bancaria o Transferencia Bancaria.
Mediante Tarjeta Bancaria el pago se realizaba en el momento, por lo que la inscripción quedaba confirmada en el momento si no había ninguna incidencia de otro tipo.
El pago a través de Transferencia Bancaria podía realizarse hasta casi unas semanas previas a la fecha del congreso. Además, la cuota se mantenía independientemente de que el pago se efectuase ya en otro plazo de inscripción y los precios variasen, lo que se tenía en cuenta era su registro y relleno de formulario en fecha (plazo). No obstante, se solicitaba efectuar en la brevedad posible el pago/transferencia con el fin de facilitar la organización del congreso.
Para el pago con transferencia, el congresista recibía en su email un documento con los datos precisos y necesarios para poder realizarla.
Otra forma de pago disponible era en el mismo congreso, aunque no de forma oficial, si no con el fin de facilitar su participación a aquellas personas que por cualquier motivo no les fuera posible realizar el pago a través de las anteriores vías.
Para esta forma de pago se solicitaba poder efectuarlo en efectivo y en la moneda de cambio del país del evento (€), ya que de esta se podrían evitar posibles incidencias de nuevo con tarjetas bancarias u otro tipo de moneda.
El pago en el congreso no se estableció como forma oficial, sino bajo previa solicitud, con el fin de facilitar las acreditaciones del congreso, ya que estas personas serían consideradas en cuanto a la gestión del congreso, como incidencias al no haber formalizado el pago. Por lo que uno de los objetivos principales de la Secretaría Técnica en el congreso era evitar tener dichas incidencias, y si se daban, poder resolverlas en el menor tiempo posible, tanto por el bienestar del congresista como de la propia organización.
Una vez confirmado el registro, se enviaba automáticamente un documento al email del inscrito, con toda la información y datos aportados en el formulario.
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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo en colaboración con Carla Atance
La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.
Se basó en cinco cuestiones principales:
- Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
- Página web atractiva y muy completa
- Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters,de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
- Materiales de apoyo y comunicación
- Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)
Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos
Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.
Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.
Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:
- Público objetivo o target del congreso
La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.
Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.
También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.
Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.
Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.
Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.
El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.
- Peticiones de información
Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.
- Inscritos
Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.
Página web atractiva y muy completa
La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com
Se componía de las siguientes pestañas:
- INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
- CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
- EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
- LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
- LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
- LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
- LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
- LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
- PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
- PROGRAMA CIENTIFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
- PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
- CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
- NOTICIAS- PRENSA: Su objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
- INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
- Cuota general
- Cuota de miembros de asociaciones
- Cuota de estudiantes
- Cuota de acompañantes.
El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:
DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES
DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades, una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.
Además solicitábamos una palabra que definiese el concepto de protocolo y que figuraría en la acreditación de cada uno.
El plan de comunicación
Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newslettersde los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva
Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.
COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA
A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.
- Emails de contacto
Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.
A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.
- Newsletters
Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.
A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newslettersadaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.
En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.
Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).
- Mensajes informativos
Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.
Materiales de apoyo y comunicción
Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.
- Dossier
Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.
También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.
Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.
- Presentación
Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.
La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.
- Folleto
En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.
- Carta de invitación
Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.
El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.
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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo
En esta tercera entrega detallaremos cómo procedimos a la PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO.
Con un año de antelación y teniendo claro los objetivos del evento, empezamos a trabajar en cuanto a las necesidades de planificación, basados en un decálogo de requisitos básicos:
- Panel científico variado de temática y de alta calidad profesional
- Conseguir un número de asistentes nunca antes conseguido en este tipo de encuentros, con la intención de estar entre los 800 y los mil asistentes
- Metodología novedosa y adaptada a los nuevos tiempos
- Conseguir la máxima difusión posible no solo del encuentro sino de las temáticas a desarrollar
- Abrir el campo de las temáticas,y por tanto de los asistentes, a otras disciplinas comunicativas afines al campo del protocolo
- Unir por primera vez a todas las asociaciones de protocolo existentes en España.
- Conseguir una cuota de inscripción asequible.
- Lograr apoyo institucional por parte de la mayor cantidad posible de instituciones públicas y privadas para conseguir el reconocimiento del protocolo como disciplina de comunicación.
- Dar cabida por medio de un “call for papers” a todo aquel que tuviera algo que decir
- Realizar un congreso basado en la EXPERIENCIA.
Con estas ideas claras nos pusimos manos a la obra.
LO PRIMERO: Elaboramos un dossier desarrollando las pautas básicas con las que queríamos trabajar y que iba a ser el documento que nos iba a guiar durante todo el trayecto
¿Cómo acometer esto? No teníamos ni ciudad, ni espacio, tan solo lo que queríamos hacer.
AQUÍ NACIERON LAS CUATRO PATAS DE UNA MESA LLAMADA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO
PRIMERA PATA DE LA MESA DE LA PLANIFICACIÓN: CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
- CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB
Una web, sencilla e intuitiva pero completa, totalmente conectada a la base de datos ofreciendo toda la información necesaria del encuentro que se iba completando según íbamos avanzando.
- GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS:
- Analizamos y definimos los colectivos de profesionales que consideramos podrían tener interés en el encuentro
- A partir de estos colectivos:
- Nos pusimos a buscar a todos los profesionales del mundo del protocolo de la comunicación, del marketing, de la publicidad, de la imagen personal y de la relación pública, haciendo mucha incidencia en Europa y América.
- Búsqueda y contacto con el mayor número posible de asociaciones de protocolo, comunicación, imagen personal.
- Buscamos todas las instituciones públicas y privadas que podrían tener interés en el encuentro
Así en los primeros tres meses nos hicimos con una base de datos compuesta por cerca de 40.000 registros directos y otros 10.000 indirectos por medio de las distintas asociaciones que contactarían con sus socios.
A partir de ahí, empezamos a enviar información que paralelamente íbamos desarrollando y ampliando en el dossier inicial y básico.
Estos contactos, enseguida empezaron a tener frutos y se inició el trabajo de contacto directo con todos los que pedían información.
SEGUNDA PATA DE LA MESA: EL PANEL CIENTÍFICO
Por un lado se estableció un call for papers que enviamos a toda la base de datos y que publicamos en la web, para someter al comité científico las propuestas de ponencias que iban llegando a lo largo de los meses.
Por otro lado, nos pusimos a buscar “ponentes invitados” con el perfil de profesionales muy reputados en los distintos sectores, buscando la multidisciplinariedad propuesta, pero que además, tuviese la suficiente experiencia de oratoria para que sus intervenciones fueran lo más didácticas posibles.
TERCERA PATA: LAS EXPERIENCIAS Y LOS ACTOS SOCIALES.
En esa intención de hacer un congreso sobre todo experiencial había que cuadrar y preparar toda la logística necesaria para determinar las experiencias que, enmarcadas en el panel científico, íbamos a proponer a los asistentes.
Así las dividimos en cuatro grandes grupos:
- Experiencias en bodegas
- Experiencias en Valladolid y provincia con visitas a instalaciones de interés protocolario
- Experiencias históricas de comunicación y protocolo
- Talleres específicos
Todo se basaba en que cada asistente pudiera elegir la experiencia que considerase más interesante lo cual comportaba una complejidad organizativa muy elevada. En la entrega donde explicaremos en que consistieron las experiencias, incorporaremos el sistema de funcionamiento de las mismas.
En cuanto a los actos sociales, las dos personas encargadas de su desarrollo debían completarlos de tal manera que estuvieran enmarcados en el programa científico. Así, el concierto de las velas, pretendía además de oir una música espectacular, demostrar cómo se organiza un concierto en un espacio singular. Y la tradicional cena de gala, se convirtió en una cena de hermandad, verdadera fiesta, en un espacio también muy singular y en la que se podría analizar la necesaria preparación y ejecución de una acto de estas características.
CUARTA PATA: LA COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONGRESO.
El plan estratégico de comunicación, se basó en dos grandes cuestiones:
- Las redes sociales: Se planificó la difusión a través de los perfiles de Twitter, Facebook e Instagram de distintos ítems a comunicar, como los posts específicos para la web sobre cada uno de los ponentes y otras temáticas del congreso, obteniendo unos resultados espectaculares.
- La comunicación y divulgación en sí misma: Por medio de un reconocido Director de Comunicación del congreso, se planificó la presencia en medios, apareciendo en radios, televisiones y prensa escrita de muchos países y teniendo una difusión espectacular durante los nueve meses previos a la celebración del congreso.
Se planificó así mismo, tanto en redes como en presencia en medios,un amplísimo dispositivo para los tres días de ejecución del congreso.
Todo este trabajo se ha realizado durante once meses de manera continuada por un equipo formado por ocho personas que han quitado tiempo al sueño para poder realizarlo, pues además de todo esto, tenían que desarrollar su día a día en la Escuela Internacional de Protocolo.
Si el XVI Congreso Internacional de Protocolo ha tenido éxito, se debe fundamentalmente al trabajo de estas 8 personas durante los once meses que duró el proceso:
- BASES DE DATOS: CARLA ATANCE
- PÁGINA WEB: TOMÁS CORREAS
- PANEL CIENTÍFICO : MARINA FERNÁNDEZ
- EXPERIENCIAS Y ACTOS SOCIALES: JUAN MANUEL JIMÉNEZ y JORGE MATEO SAGASTA
- COMUNICACIÓN: FRANCISCO SUÁREZ
- REDES SOCIALES: PILAR MUIÑOS y LEYRE ECHEVARRÍA
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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo
En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.
En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.
Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.
Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.
1. INTERDISCIPLINAR
En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.
De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.
Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…
A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así como el lema propuesto:
Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:
2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS
Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.
Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.
No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?
Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.
Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.
3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL
Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.
Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.
4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO INMERSOS EN LA CIUDAD
Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.
Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas, así como sus elementos culturales, empresariales, etc.
5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS
Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.
6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE
Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.
Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.
De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:
- La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
- Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.
Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.
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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo
Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.
Esta serie explicará:
- CONCEPTO DEL CONGRESO
- PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
- PROMOCIÓN DEL CONGRESO Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
- PANEL CIENTÍFICO
- LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
- COMUNICACIÓN
- EQUIPO DE TRABAJO
- LA PRODUCCIÓN
- LA EJECUCIÓN
- LAS CEREMONIAS
- LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
- LAS CIFRAS
Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.
A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.
En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.
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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo
Después de la sesión inaugural, el 3 y 4 de noviembre ya tocaba meterse de lleno en materia en la segunda sesión del Máster en PROTOCOLO, DISEÑO, CREACIÓN Y DIRECCIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES, una sesión dedicada al protocolo oficial.Comenzábamos el viernes con la clase de Rafael Vidal, jefe de protocolo de la Diputación…
El XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos será el primero de los congresos de protocolo que tendrá una aplicación propia para móviles. Pero ¿por qué una app?
a través de ¿Por qué una app para #CIPROVALLADOLID17? — Noticias/Prensa
El programa Afterwork presentado y dirigido por el periodista Eduardo Castillo, premio Antena de Oro 2017, dedicó la edición del lunes 13 de noviembre al protocolo y en concreto al XVI Congreso Internacional de Protocolo.
Pues sí. Sí que ha habido consecuencias protocolarias y graves, desde mi punto de vista, con la aplicación del artículo 155 y queremos exponerlas aquí, no sin antes dejar clara la posición de la Escuela Internacional de Protocolo que no es otra que se trate a los profesionales del protocolo como eso, COMO PROFESIONALES, ya […]
a través de Consecuencias protocolarias de la aplicación del artículo 155 — GERARDO CORREAS
El viernes 27 de octubre se iniciaba una nueva edición del Máster en PROTOCOLO, DISEÑO, CREACIÓN Y DIRECCIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES, de la Escuela Internacional de Protocolo de Galicia.Tras una sesión de presentación y bienvenida a cargo de la directora de la EIP de Galicia, Pilar Muiños, que les explicó a los alumnos el…
a través de Comienza una nueva edición del máster de protocolo en EIP Galicia — EIP Galicia
GERARDO CORREAS 
[…] Origen: Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 |El procedimiento de inscripción […]