el protocolo de empresa.1

BASES Y CRITERIOS PROTOCOLARIOS  QUE DEBEN REGIR EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA.

En primer lugar cualquier intento de protocolización de la empresa debe estar basado en un conjunto de pautas protocolarias que se deben tener en cuenta para los actos promovidos por la empresa, cuya primera característica será LA FLEXIBILIDAD EN EL USO DE LAS TÉCNICAS ORGANIZATIVAS.

Las normas de protocolo establecidas  han de ser conocidas por todos los que van a participar en algún acto, y deben ser utilizadas con rigor, pero no nos podemos olvidar que dichas normas no se han redactado para dificultar y hacer más rígidas las relaciones sociales sino todo lo contrario, se deben utilizar siempre al servicio del objetivo de cada acto que organice la empresa.

El protocolo empresarial admite licencias y adaptaciones que no están permitidas en el oficial y  ello se hace evidente por el protagonismo que tiene la empresa en la nueva sociedad

Esta FLEXIBILIDAD, debe llevar a utilizar, dentro de las normas de identidad corporativa de cada empresa, las técnicas organizativas adecuadas a cada acto, y siempre al servicio de la política general de la empresa y de los objetivos propios de cada acto, y su aplicación se  amparará en el sentido común  y  la naturalidad.

Hay dos características, entre otras, que diferencian claramente los actos oficiales  de los actos de empresa y que nos obligan a tener presente continuamente una segunda pauta protocolaria dentro de la empresa:

En primer lugar la presencia en el acto de los distintos colectivos ( clientes, proveedores, personal, colaboradores, autoridades, políticos, personajes famosos, etc.) que participan en un acto de empresa tiene mucho mayor protagonismo que esa misma presencia en los actos oficiales, fundamentalmente, porque en la mayoría de las ocasiones, el acto de empresa va dirigido precisamente a comunicar algo a esos colectivos presentes. (presentación de productos, homenajes, inauguraciones, etc.) Esto hace que se les dé un tratamiento distinto al que tendrían en un acto oficial, donde su asistencia se produce por ser meros invitados.

Por otro lado, no existe lógicamente ninguna normativa que regule las precedencias de los cargos de la empresa, y en aquellas en que se ha formalizado, se ha hecho de una manera totalmente interna.

Todo ello, nos lleva a tener siempre muy presente en todos los actos la utilización de un PROTOCOLO COMPARADO; es decir daremos iguales tratamientos (en ordenación, tratamiento propiamente dicho en recibimientos, visitas, atenciones, etc) a cargos similares externos con relación a los de nuestra empresa.

Utilizaremos además, solamente porque sería absurdo no hacerlo y   aunque no nos obligue la legislación vigente, las normativas existentes, cuando acudan autoridades a los actos de la empresa en cuanto a precedencias, ordenaciones, etc.

Por estas mismas razones, deberemos de tener siempre en cuenta otra de las Pautas básicas a seguir en cualquier acto organizado por la empresa, y es la necesidad en la mayoría de los casos, de utilizar LAS ORDENACIONES MIXTAS precisamente, para que, sin perder el protagonismo del acto, el anfitrión organizador, se le dé la importancia prevista a los asistentes a dicho acto. Esto obliga no solo a utilizar las ordenaciones mixtas en las presidencias, sino también  en todo el espacio reservado para público, ya sea en conferencias, banquetes, actos al aire libre, etc. actos estáticos, dinámicos, cerrados al aire libre, etc.

Otra de las pautas protocolarias que queremos  señalar, viene dada por el distinto papel que juegan las personas que representan a la institución ya sea pública o privada.

En un acto de un Ayuntamiento, por una mala actuación del cargo que representa a dicho Ayuntamiento, raramente se verá implicada la imagen de la Entidad como Institución, sino que será la propia del político correspondiente, e incluso la del partido al que pertenece dicho político, pero  nadie cuestionará la necesidad de la existencia de dicho Ayuntamiento

Esto no ocurre en la empresa, ya que si el presidente de una empresa tiene un mal comportamiento, o va desaseado, o no se expresa adecuadamente, etc. afecta seriamente además de a su imagen personal, a la imagen que de la empresa tienen las distintas personas que al acto acuden.

En la organización de todo tipo de actos, no conviene olvidar que cuando una persona se erige en representante de una entidad, deja de comportarse como tal y pasa a convertirse en los modos de comportamiento de la empresa de la que se trate. Su personalidad se convierte en soporte público de la entidad.

Ese distinto papel, en definitiva, que juegan las personas que representan a la institución organizadora en los actos oficiales con respecto a  los actos de empresa, hace sentar otra base protocolaria a analizar en el protocolo de la empresa, como es EL TRATAMIENTO DEL ANFITRION

En los actos promovidos por la empresa, de la labor que ejerzan los representantes de la empresa como anfitriones, va a salir beneficiada o perjudicada la imagen de la Empresa, por tanto el anfitrión ES LA EMPRESA, aunque desde luego habrá un representante de la misma que por razones del cargo que ocupe, invita, recibe, atiende, canaliza las conversaciones, cuida los detalles, despide, etc.,pero será una labor mucho mas cercana a los invitados que en el protocolo oficial.

Por otro lado, esta figura del anfitrión, por muy bien que lo haga, si hay otras personas que representan a la empresa y tienen una mala actuación dentro del acto, igualmente se verá afectada la imagen de la empresa, luego esto nos lleva a extender la figura del anfitrión a TODOS LOS REPRESENTANTES DE LA EMPRESA  que participen en el acto, no solamente a la máxima autoridad.

Esto, hace posible además el atender a todos los invitados de una manera adecuada, no solamente a los importantes, , con el tratamiento evidentemente que a cada uno le corresponda por su rango, pero un espléndido tratamiento a todos y cada uno de  los invitados al acto,  desde el primero  hasta el último. Y todos, absolutamente todos obtendrán una inmejorable imagen de la empresa.

Una vez establecidos los criterios de funcionamiento del anfitrión en las entidades privadas, parece evidente sentar LAS BASES DE ORDENACIÓN de los cargos que concurren a los actos organizados por la empresa. Así como para los distintos tipos de invitados, distinguiéndolos en distintos grupos los cuales se pueden protocolizar por sí mismo.

La clasificación por grupos servirá para otras acciones protocolarias a desarrollar por la empresa, tales como el operativo para  EL TRATAMIENTO DE LAS VISITAS  a la empresa.

En Este “ Decreto Interno  de Precedencias generales de la empresa”, se establecerán además la situación de los distintos colectivos componentes de la empresa: Cargos directivos, accionistas, miembros del consejo de administración, personal, asesores colaboradores externos, y distintos tipos de invitados y visitantes, en los distintos TIPOS DE ACTOS QUE REALICE LA EMPRESA.

Una vez establecidas las precedencias en la empresa y los tipos de actos que la misma realiza de una manera común, otro de los aspectos que se deben tratar en la protocolización de la misma y en el cual se deben fijar una serie de criterios, es el del TRATAMIENTO DE LAS PRESIDENCIAS, en los actos de empresa.

Como es lógico la Presidencia de los actos de la empresa, la ocupará la más alta autoridad de la misma.

A diferencia del protocolo oficial, en el que, como muy bien se expone en el Real Decreto 2099/ 83,  no cabe la delegación salvo la expresa por parte de SM El Rey o la de El Presidente del Gobierno, cuestión que por otra parte, hemos visto utilizar con demasiada asiduidad con fines políticos, no protocolares, en los últimos tiempos. En el protocolo de la Empresa, al representar a la misma, sea el cargo que sea, Sí  es conveniente el utilizar la delegación en cualquier persona que represente a la más alta autoridad, en ausencia de ésta, teniendo el mismo rango y tratamiento que si del presidente de la empresa se tratase.

Otro de los temas en los que se debe fijar criterios claros y concisos en el protocolo de la empresa es el de EL TRATAMIENTO DE LAS AUTORIDADES cuando acuden a actos organizados por la empresa.

Con todo ello, y teniendo en cuenta todas las pautas anteriormente descritas,  se pueden concretar las características del protocolo de la empresa en los siguientes puntos que detallo a continuación:

1.-Los actos de empresa, se realizarán siguiendo las líneas generales de la política global de la empresa mediante una preparación exhaustiva de cada acto, utilizando  las técnicas necesarias para dicho acto, con especial atención a los principales ejecutivos de la empresa y a todos los invitados y que permitan su organización de una manera uniforme y en los que la imagen de la empresa se vea siempre reforzada.

2.-La ordenación de las autoridades será respetada en la medida de lo posible en los actos organizados por la empresa, buscando su acomodo ya sea en la presidencia o en un lugar especial de honor en el local donde se celebre un acto o en una mesa adecuada para un almuerzo dentro del protocolo mixto.

3.-La labor de anfitrionaje a asumir por la más alta representación de la Empresa en un acto convocado por el mismo, y que ha de extenderse a los distintos cargos principales que participen en el citado acto.

4.-El Presidente de la empresa presidirá todos los actos promovidos por la citada institución. Si el Presidente delegase su representación en algún directivo, éste presidirá y recibirá, a efectos protocolarios, igual tratamiento que el previsto para el presidente

5.-El Presidente podrá ceder la Presidencia de un acto en favor de una alta autoridad o personalidad de alto relieve o invitado de honor, colocándose a su derecha o a su izquierda (según los casos) en las presidencias en alternancia o en la segunda presidencia para las mesas rectangulares o imperiales. Los criterios para la cesión o no de la Presidencia a las autoridades se decidirán según el acto a organizar, y en beneficio de su objetivo

6.-Los miembros del Consejo de Administración, cuando acudan a un acto corporativamente, ocuparán un lugar preferencial de honor, fuera de la Presidencia, salvo las excepciones puntuales como la Junta General de Accionistas o similares. Cuando acudan a título personal o lo hagan de forma no corporativa se ordenarán de acuerdo a la tabla de precedencias establecida en el manual correspondiente.

7.-Los invitados que no son autoridades serán distribuidos a efectos internos en varios grupos, discerniéndose a efectos protocolarios dos: invitados especiales e invitados. Los primeros ocuparán un lugar relevante en el acto y los segundos se ubicarán a continuación, aunque para los almuerzos se procurará la alternancia entre ambas listas.

8.-Se deben establecer así mismo,  unas normas para la atención de las visitas a las propias sedes, que pasan, entre otras cosas, por la atención permanente, el recibimiento en la puerta exterior a las autoridades e invitados especiales, un tratamiento especial y la posible entrega de un obsequio.

9.- Cuando la empresa patrocine un acto organizado por otra institución o empresa, deberá procurarse que el representante de la misma que acuda a ese acto, tome lugar en la Presidencia del acto, y si por razones de protocolo oficial no fuera posible, deberá habilitarse un lugar especial de honor, siendo tenido en cuenta a todos los efectos como un anfitrión para los posibles recibimientos oficiales y determinación del protocolo. A este respecto, se procurará incluir en los expedientes de concesión de patrocinios unas cláusulas que recojan estos supuestos.

10.-En aquellos actos convocados por las autoridades, y que no tengan carácter general, en la fórmula que prevé el Real Decreto 2099/83, y que estén financiados por la Empresa, el Presidente de esta institución o su representante de alto nivel, ocupará un lugar en la Presidencia. Con el fin de evitar problemas, previamente a la concesión de las ayudas el anfitrión se comprometerá a tal extremo. Si por razones de discreción o filosofía del acto no pareciera conveniente la presencia en la presidencia de un representante de la Empresa, se informará igualmente de forma previa.

11.-En los actos convocados por Instituciones de la Comunidad Autónoma o Ayuntamientos, el Presidente de la Empresa debería ser equiparado a efectos de protocolo con el cargo de director regional (colocándose a continuación de los directores adscritos a la Consejería de Economía). No debe exigirse el mismo tratamiento en el caso de que el Presidente delegue, aunque debe solicitarse a las mencionadas autoridades que confieran un trato especial a los representantes que acuden, en virtud a su condición de institución financiera  del acto.

12.-Las presidencias han de confeccionarse de acuerdo al protocolo mixto, alternando cargos de la empresa con autoridades o invitados especiales. Para ello han de realizarse dos o más listas de invitados e ir situando a los primeros de cada lista, luego a los segundos y así sucesivamente

13.-En los actos no sociales, los consortes si estuvieran presentes en un acto, ocuparán sitio en un lugar especial fuera de la Presidencia y de la ordenación de invitados (no afecta el caso a los miembros de la Familia Real, que ocuparán el sitio que por su propio rango les corresponda). En los actos sociales, los consortes se ubicarán a continuación de sus esposos / esposas, de acuerdo a los criterios de distribución de asientos que se perfile

14.-En los actos organizados por las empresas no se deben colocar las banderas oficiales, sino las propias de la empresa. En caso de que por el rango de la autoridad invitada haya que colocar banderas oficiales, éstas se disponen generalmente tras la presidencia (un poco ladeadas hacia la derecha), y en el otro extremo la propia de la empresa. En cualquier caso, debe evitarse que las banderas oficiales y de empresa concurran juntas en una misma disposición de mástiles. Han de separarse

15.-En comidas u otros actos de carácter social se procura, en el caso de que haya varias mesas, que en cada una de ellas –a modo de falsa presidencia- se sitúe un representante de la empresa, que asumirá el papel de anfitrión puntual en ese entorno. En la medida de lo posible, se procura un peinado (o protocolo mixto) de todos los invitados por las distintas mesas.

16.-Siempre que se produzca la visita de una muy alta autoridad del Estado a la empresa, en la medida de lo posible, debe diferenciarse el recibimiento oficial por parte de las autoridades locales y el recibimiento por parte de los representantes de la empresa. A tal fin, se establecerán dos filas de salutaciones. Durante el recorrido por las instalaciones o en la composición del protocolo en la presidencia, el anfitrión se situará a la izquierda de la alta autoridad.

17.-Para la realización de invitaciones, ha de prevalecer el nombre de la empresa a la consideración personal del cargo que invita. A tal fin, en todas las invitaciones deberá figurar el anagrama de la empresa, seguido por el título del cargo que invita y, si procede, el nombre y apellidos del mismo. No debe invitar alguien que se sabe a ciencia cierta que no acudirá al acto, pues se interpretaría como una descortesía.

Por último y para terminar, es muy importante  una última reflexión que y es que todas estas pautas, criterios, etc. que hemos establecido en esta exposición, por sí mismas, y sin adaptarlas a  la propia empresa, no sirven  absolutamente para nada. Solamente se  podrá realizar un buen protocolo en la empresa, si se utilizan todas y cada una de ellas, acordes con la dimensión de la institución de que se trate, unidas entre sí, de una manera interactiva, armónica y sincronizada con el objetivo del acto.