Efectivamente, 100 personas de la Escuela Internacional de Protocolo, han participado en la planificación, ejecución y desarrollo del protocolo de la segunda edición de los Premios Platino del cine iberoamericano que se celebró el pasado 18 de julio en la glamourosa ciudad de Marbella y en el no menos glamouroso marco de Starlite Festival.
LOS PREMIOS.
Se trataba de la segunda edición de la gala de entrega de los premios del cine iberoamericano. http://www.premiosplatino.com
Lo que se ha dado en llamar “Los Oscars” del cine latino, también llamados Premios de la Industria, son unos galardones concedidos por EGEDA ( Entidad de Gestión de Derechos de los Productores udiovisuales) y FIPCA ( Federación Iberoamericana de Productores Cinematográficos y Audiovisuales) cuya misión principal es el fomento del cine iberoamericano.
En una búsqueda constante por reconocer el talento y creatividad, TNT (canal de televisión) (Turner Network Television) se ha unido a EGEDA (promotora de los Premios junto a FIPCA) y a RTVE en una alianza estratégica para reconocer al mejor cine Iberoamericano en la segunda edición de los Premios PLATINO.
EL EVENTO
Más de 400 celebrities fueron llegando poco a poco desde el día 14 a Marbella para participar en la gala que se celebró el día 18 de julio a las 22 horas que tuvo lugar en La Cantera de Marbella ( un anfiteatro rodeado de vegetación), lugar emblemático donde se celebra cada año Starlite Festival.
Un operativo excepcional con el objetivo de tratar exquisitamente a todos los colectivos de invitados: Nominados, entregadores de los premios, presentadores, loadores, artistas invitados, cantantes, humoristas, prensa y autoridades.
No voy a contar cómo fue el evento. Eso lo dejamos para otro momento. Pretendo contar còmo nos organizamos entre 100 personas para poder convivir durante cuatro días intensísimos en los que hubo risas, lloros mucho cansancio, pero sobre todo mucha ALMA y mucho cariño, además de la profesionalidad de todos.
EL OPERATIVO
Se trataba de cuidar con exquisitez desde su llegada a la ciudad hasta su partida empezando por el aeropuerto o estación de AVE de Málaga para continuar con la atención en 8 hoteles de cinco estrellas dispuestos por la organización, atendiendo sus traslados durante su estancia por la ciudad además del de la propia gala tanto de ida como de vuelta así como la despedida y traslado a aeropuerto o tren.
El trabajo encomendado a la Escuela Internacional de Protocolo consistía en la planificación, coordinación y ejecución de:
1.- Recibimientos
2.- Atención en todos los hoteles
3.- Traslados de las celebrities durante su estancia
4.- Traslado a la fiesta de bienvenida del día 17 de julio
5.- Traslados al auditorio de la cantera donde se iba a celebrar la gala
6.- Operativo de alfombra roja y photocall
7.- Ubicación de todos los invitados en el auditorio
8.- Acciones de figuración durante la gala
9.- Traslados desde el auditorio a los hoteles al fin de la fiesta posterior a la gala
10.- Traslados a aeropuerto o tren desde los hoteles
Para todo ello, se compuso un equipo formado por CIEN personas, compuesto por 10 profesionales seniors y 90 alumnos todos ellos de las distintas sedes de la Escuela Internacional de Protocolo.
Un equipo de este tamaño con alumnos avezados pero al fin y al cabo no profesionales, supone una labor de recursos humanos importante. Hay que asignar las funciones principales de cada uno, así como los apoyos y ayudas, imprevistos y además de todo ello, todas estas personas, deben dormir, desayunar, comer, y cenar, así como atender cualquier contingencia que entre tantas personas pueda surgir como así fue (Tuvimos dos hospitalizaciones por esguinces, 2 celíacos y 6 vegetarianos).
Y todo ello, sin molestar al resto de la organización sino todo lo contrario: ayudando a la coordinación necesaria sobre todo con los operativos de transportes y de atención de artistas.
Este era el primer reto.
Una vez establecido el grupo humano de trabajo, lo repartimos de la siguiente manera:
1.- Desde el día 14 hasta la mañana del 18 se ocuparían de una serie de funciones principales que detallo más adelante
2.- A partir de las 16,00 del día 18 se ocuparían del operativo de la Gala.
DESDE EL DÍA 14 HASTA EL 18 POR LA MAÑANA, nos ocupabamos de:
RECIBIMIENTOS:
Operativo en Aeropuerto con formación de Aena – 1 responsable con 12 auxiliares)
Operativo en Estación de AVE María Zambrano de Málaga ( 1 responsable con 6 asistentes)
Funciones:
Recibimientos
Coordinación con logística de viajes para conocer llegadas y salidas
Coordinación con transportes para disponer de coches/ autobuses
Coordinación con logística de alojamientos
HOTELES
Se estableció “Welcome Desk” en 8 hoteles
En cada hotel un responsable con distintos auxiliares en función de la ocupación del hotel. Total 8 responsables con
Atención
Asistencia de transportes
Información general
Atención de necesidades
Coordinación horarios de traslados a gala
Coordinación horarios de maquillaje y peluquería
ATENCIÓN DIRECTA A ASISTENTES ENTREGADORES, NOMINADOS, CANTANTES Y ARTISTAS Y PRESENTADORES.
Se asignaron a 12 personas una para cada artista – cantante cuya misión era atender en todo momento la agenda del artista
Se asignaron 35 personas para atender a un grupo de 98: 22 entregadores y 76 nominados.
Y para dirigir todo esto:
1 COORDINADOR GENERAL
1 ASISTENTE DEL COORDINADOR GENERAL
1 DIRECTOR DEL EVENTO.
Todo ello, se atendió con tres coches facilitados por la organización
OPERATIVO GALA: DESDE 18 de julio desde las 14,00 horas.
Todos, excepto los retenes necesarios en cada puesto, se dedicaron a una segunda función a realizar en la Gala:
2 auxiliares en aeropuerto
2 auxiliares en estación AVE
15 auxiliares en Hoteles
12 auxiliares con artistas
35 auxiliares con colectivo entregadores/ nominados y presentadores y en gala función de figurantes.
2 auxiliares en hospitality previo a alfombra roja
10 auxiliares en inicio alfombra roja
10 auxiliares en final alfombra roja
1 Director
1 Coordinador general
1 asistente coordinador
9 ubicadores
CÓMO NOS ORGANIZAMOS:
IMPARTICIÓN DE INSTRUCCIONES A TODOS.
Para cubrir incidencias, nuevas informaciones, etc. cada noche a las 12 de la noche (algunos días se remitía bastante más tarde) se remitía un mail general a todos con instrucciones del día siguiente confirmando puestos, y regulando los transportes internos, así como los turnos de desayuno, comida y cena.
COMUNICACIÓN CON TODOS Y EN TODO MOMENTO: PLATINO´S PEOPLE
A pesar de que las distancias entre algunos eran de mas de 80 kilómetros, y cada uno se encontraba en su puesto, durante todo el día, nos empeñamos en tener una comunicación directa con todos y en todo momento, para lo cual creamos un grupo de whatsapp, el Platino´s People, entre los diez responsables, el coordinador y el director del evento.
RESULTÓ UNA HERRAMIENTA IMPRESCINDIBLE que nos solucionó un sinfín de problemas:
Nos permitía:
- modificar lo previsto en algunos puestos
- Recibir en tiempo real cualquier incidencia que se producía, dando las oportunas instrucciones para resolverla o coordinar con otros agentes de la organización para resolverla con un solo interlocutor
- Planificar con tiempo suficiente cualquier incidencia que se podía prever desde cualquier tiempo ( falta de coches, etc.)
- Realizar ayudas desde un sitio a otro en cuestiones de logística
- Conocer en tiempo real la situación de cada alumno auxiliar
- Conocer en tiempo real cualquier incidencia ajena a nuestra organización y ocurrida en alguno de los puestos : ( atrasos de aviones, etc.)
- Por qué no decirlo, crear un ambiente de compañerismo con algunas bromas en momentos de relajo que ayudó muchísimo al duro trabajo realizado
- Coordinar reuniones de interés en otros horarios
Una planificada utilización de whatsapp HA SIDO TODO UN DESCUBRIMIENTO como herramienta importante de coordinación en cualquier evento.
El otro descubrimiento en este evento, vivido en propia persona, ha sido la de dirigir un evento sin el vértigo, estrés y distracción que supone estar en el ajo de todas las salsas.
Establecimos un puesto de mando en uno de los hoteles y desde allí por medio del whatsapp y del teléfono estuve en continuo contacto con todo el equipo, con el coordinador general que supervisaba y coordinaba en constante movimiento y con la organización general y otros operativos. Esto nos permitió el poder solucionar la cantidad enorme de incidencias que se producen cuando tienes a tu cargo la atención de tantas personas de las características de las que teníamos.
Esta es la crónica no del evento sino de cómo nos organizamos y de lo que vivimos.
Una experiencia inolvidable para todos que nos acercó mucho mas como personas y que nos permitió aprender en otro evento complicado como este.
El glamour de la gala, la producción, y otros operativos los dejo para otros momentos y añado algunas fotos de los equipos de trabajo formados por la Escuela Internacional de Protocolo.
Releyendo este post, no puedo dejar de dar las gracias a todos los alumnos de la Escuela Internacional de Protocolo que me han dejado asombrado con su profesionalidad, así como a los 10 profesores profesionales que han estado al cargo de este grupo en el que se han creado lazos de estrecha amistad, y en especial a Juanma Jiménez, que ha ha realziado una labor de coordinación magnífica y que ha llevado a todos a un éxito seguro
La entrada en Facebook de una de las alumnas lo dice todo:
“Horas sin dormir, pies como morcillas, risas y lágrimas, todo ha valido la pena. Una experiencia increible y como siempre lo mejor, el equipo humano gracias @PremiosPLATINO @GerardoEIP #OrgulloEIP”
Con esto me quedo y aquí os dejo un enlace en el que podéis ver algunos documentos gráficos de lo que pasó.
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.879797925434594.1073741833.478818585532532&type=3
GERARDO CORREAS 
[…] profesional que le han supuesto sus prácticas en los @PremiosPLATINO, en los que han participado cien personas del Grupo Escuela Internacional de […]