Hay que planificar y preparar debidamente las reuniones virtuales

Video conferencias, reuniones de trabajo, encuentros lúdicos, juegos compartidos, clases magistrales y conferencias y un largo etcétera de contacto social a través del ordenador/móvil o Tablet han llegado de manera obligada por la pandemia global para quedarse cuando se vuelva a la normalidad.

Este sistema de relación nos ha venido de golpe y no estábamos preparados para hacerlo debidamente y parece que se va a quedar. Si. Estoy hablando de una nueva forma de relación social, económica, cultural: Poder relacionarnos telemáticamente.

La primera y MUY POSITIVA consecuencia es un gran ahorro no solo económico sino en los tiempos ( bien muy escaso) e incomodidades que vamos a restringir en cuanto a traslados, viajes, hoteles, etc. que por otra parte va afectar directamente al sector turístico, aerolíneas, hostelería, etc.

Sin embargo, es necesario APRENDER a comunicarnos de estas maneras ya que la imagen que transmitimos puede verse perjudicada o potenciada en función de cómo lo hagamos.

La primera cuestión a reflexionar es tener claramente definida lo que supone esta nueva manera de relación. No hay que confundir la relación a distancia con la relación ON LINE, pues tienen características que las distinguen en cuanto a las formas de desarrollo y en las plataformas a utilizar.

La relación social On line, se basa fundamentalmente en la asincronía: No es preciso estar en contacto a tiempo real sino que en la transmisión de un mensaje se utiliza un soporte que los destinatarios pueden ver en el momento que mas les convenga en función de sus características particulares y posibilidades.

La relación social A DISTANCIA, se basa en el tiempo real en que se realiza, con la ventaja de que puede quedar grabado y, si alguien no ha podido asistir a la convocatoria, tiene la posibilidad de verlo en otro momento.

A partir de aquí en cualquiera de las dos modalidades, se deben tener en cuenta una serie de cuestiones muy importantes para conseguir optimizar el objetivo del encuentro ya sea lúdico, de formación o de reunión de negocios.

Todas estas cuestiones son las que se deben tener en cuenta a la hora de afrontar una participación activa o pasiva en un encuentro en la distancia a través de la red, sea en la plataforma que sea.

1. Elección del formato adecuado
   1. Distintos tipos de plataformas
2. La convocatoria
   1. Orden del día/ participantes/ metodología de conversación
3. La escenografía
   1. El escenario
   2. La luz
4. La etiqueta
5. La ejecución
   1. Posturas ante la cámara
   2. Intervenciones de asistentes
   3. Leer/improvisar
   4. Preguntas
   5. Grabar el evento
6. Utilización de medios audiovisuales
   1. Presentaciones- formatos
   2. Utilización de vídeos
   3. Falsos directos

1.- ELECCIÓN DEL FORMATO ADECUADO

Lo primero es pensar, cuando salgamos de este confinamiento, en la necesidad de la reunión virtual o presencial.

Si nos decidiésemos por una reunión virtual, no es buena idea utilizar una misma plataforma para todo tipo de reuniones on line.

Existen plataformas, unas gratuitas y otras no, que son mas adecuadas para los distintos tipos de reuniones.

Distintas opciones en función sobre todo de la dimensión de participantes que permite elegir las más adecuadas.

Para la elección de la plataforma adecuada se debe tener en cuenta:

• Numero de asistentes
• Nivel de interacción de todos los asistentes: preguntas- debates, chat, etc.
• Herramientas a utilizar: Micros abiertos o cerrados/Posibilidad de grabación/ compartir presentaciones…

REUNIONES DE MUCHOS ASISTENTES Y CON INTERVENCIONES ABIERTAS A TODOS

Es la más complicada de organizar por el barullo que se puede producir.

Para reuniones con muchos asistentes se aconseja el uso de plataformas que permitan tener la mayor visualización posible de los mismos a los efectos de que todos puedan ver a todos, haciendo más sencillas las distintas intervenciones por medio de la metodología elegida y que el anfitrión pueda disponer de  herramientas que le permita tener el control de la reunión.

VIDEO CONFERENCIAS.

No es preciso que se vean todos los asistentes pues distraen, etc,

REUNIONES DE MENOS DE CINCO PERSONAS

La plataforma ideal es aquella en la que se vean las caras todos los asistentes y que puedan tener micros abiertos para poder hablar y debatir.

 

2.- LA CONVOCATORIA

Como en las reuniones presenciales, la convocatoria debe tener un orden del día, incorporando a la información habitual de parámetros de fecha, hora, etc., el enlace para unirse a la reunión y la plataforma para que todos puedan descargarla previamente, así como la metodología a seguir durante la reunión. Como no todos tenemos el mismo nivel digital, se hace muy conveniente el poner a disposición de los invitados un apoyo técnico para acceder de la mejor manera.

 

3.- LA ESCENOGRAFÍA.

Hay que tener en cuenta que, en una reunión virtual, los demás no solo nos ven a nosotros sino también ven todo lo que capta la cámara.

Es muy habitual ver a personas conectadas detrás de una librería atestada de libros, y con cierto desorden

Pensando en la escena que los demás van a ver, es el momento de decidir el escenario con el que se quiere transmitir haciendo las pruebas oportunas.  Hay plataformas que permiten incorporar de manera virtual traseras con distintas imágenes pudiendo incorporar imagen corporativa.

AL MENOS HAZ LA CAMA Y ARREGLA LA ROPA, POR FAVOR

 

Una cuestión muy importante es LA LUZ. Luz indirecta que ilumine la imagen de la persona evitando en lo posible los reflejos.

Hay un truco para aquellos que tienen gafas y se les refleja la pantalla del ordenador: Bajar al máximo el brillo de la pantalla del ordenador para evitar los reflejos en las lentes. Muchos youtubers experimentados ponen esos reflejos aposta para que no seles vean los ojos al leer.

 

4.- LA ETIQUETA.

Atención a esta cuestión. Lo recomendable es utilizar la misma etiqueta que se utilizaría para una reunión presencial. EN SU TOTALIDAD. No es buena idea poner solo la parte que se ve de manera adecuada pues pueden ocurrir situaciones desagradables.

Al hablar de etiqueta, también debemos hablar de LOS GESTOS que se realizan ante la cámara. Esto es de vital importancia pues al no vernos a cuerpo completo el lenguaje corporal puede inducir a errores y no estar en consonancia con lo que se está diciendo. Los gestos deben ser escasos, solo con las manos y con la cara cuidando de que no salgan de la pantalla.

 

5.- EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN.

Como en todo evento hay que planificar no solo los tiempos, en consonancia con el orden del día, sino el total desarrollo de la reunión. Para ello se deberá tener en cuenta una serie de cuestiones importantes:

• Posturas y gestos ante la cámara. La naturalidad en consonancia con la trasera elegida es el mejor modo de transmitir la imagen que se quiere trasladar. Hay que pensar que en todo momento nos pueden estar viendo otras personas con lo que se debe tener cuidado extremo de pensar que NO ESTAMOS SOLOS y por tanto hay gestos que se deben controlar, desde el mismo momento en que se abre la cámara hasta que se cierra.
• MIRAR A LA CÁMARA. Es muy corriente el que nuestra vista vaya involuntariamente hacia la pantalla del ordenador donde están las caras del resto de asistentes sin darnos cuenta que ellos nos están viendo con la mirada desviada. Es preciso mirar a la cámara y olvidarse de que tenemos que mirarles a su cara. SU CARA ES LA CÁMARA.
• Intervenciones de los asistentes. La metodología propuesta por el anfitrión debe facilitar las intervenciones previstas moderando las mismas. Ya sean preguntas o debates abiertos. Por parte de los intervinientes es buena idea procurar no monopolizar la reunión atendiendo a que los tiempos son escasos.
• LEER O NO LEER EN LAS INTERVENCIONES?. El problema de leer en este tipo de intervenciones es que no se mira a la cámara y la imagen es la de alguien mirando hacia abajo. Si se decide leer porque se considera necesario, es bueno preparar previamente la lectura haciendo las pausas necesarias para poder dirigirse a la cámara. Por otro lado, facilita mucho la utilización de algún soporte que permita que los papeles a leer estén cercanos a la cámara y no se baje mucho la cabeza.
• Grabar el evento. Hay plataformas que permiten grabar el evento. Si así lo decide el anfitrión, deberá pedir permiso a los asistentes y justificar los motivos ya que si esa grabación se publica se puede vulnerar la imagen privada de las personas. Los asistentes en caso de grabación pueden elegir entre cerrar la cámara o mantenerla.

6.- UTILIZACIÓN DE MEDIOS AUDIOVISUALES

En las conferencias y en muchas reuniones se utilizan como herramienta de apoyo presentaciones con medios audiovisuales. La mayoría de plataformas permiten el poder compartir una presentación con los asistentes. Si así se decide, hay que tener en cuenta una serie de cuestiones necesarias para que la presentación sea vista por todos adecuadamente.

• Formato de la presentación. – muy poca letra. En cada diapositiva no debería haber mas de DOS LÍNEAS. Si se pone más texto se corre un gran riesgo de que los asistentes nos lo vean. LETRAS DE TAMAÑO GRANDE y apoyo con IMÁGENES que faciliten la comprensión de lo que se está exponiendo.

Las presentaciones compartidas son APOYOS al contenido que se está exponiendo. No hace falta que contengan todo lo que se quiere decir y que el exponente se limite a leer lo que establece la diapositiva.

• Utilización de vídeos. Hay plataformas que permiten compartir vídeos. No se debe olvidar que dichos vídeos suelen ser al igual que las presentaciones, elementos de apoyo y por tanto la duración debe ser limitada para que encaje en la exposición. Un vídeo explicando algo que dure mas de tres minutos es un vídeo que se hace pesado.
• FALSOS DIRECTOS.Es una herramienta muy recomendable. Cuando se está transmitiendo por streaming, dependemos de muchísimos factores externos ajenos a nosotros que pueden afectar gravemente a la transmisión: La cantidad de usuarios  que se están conectando, el ancho de banda del que disponemos, la capacidad del servidor con el que trabajamos, etc. etc. Por ello, se hace muy recomendable, evitar estos riesgos y, cuando se trata de una exposición sin intervenciones el grabar la sesión previamente y lanzar el vídeo desde la plataforma hacia canales de vídeo con lo que la experiencia es la misma pero no se corren riesgo al soportar todo el tráfico de datos  la propia plataforma ya preparada para ello.

He querido hacer un pequeño resumen, sin entrar en grandes detalles de tipos de plataformas, etc,  de muchas de las cuestiones que debemos tener en cuenta a la hora de planificar una reunión virtual. Tiempo habrá de ahondar en todos estos asuntos pero espero que estos tips puedan servir como ayuda.

Y quedaros en casa, pero ORGANIZAD Y PLANIFICAD VUESTRAS REUNIONES VIRTUALES.

Saldréis ganando, seguro¡¡¡¡