¿Cuál es el evento mas grande que se pueda organizar?


Todo empezó con un gin tonic.

Después de terminar un gran evento de comunicación interna de la eléctrica más importante de Portugal y, pasado ya el “vértigo del directo”, celebrábamos, uno de los mejores productores de eventos que conozco y yo, lo bien que había salido todo.

Esos momentos, agotados pero encantados en el bajón de la adrenalina, son mágicos

Le intentaba convencer de la importancia del protocolo en los eventos pues él sostenía que la producción es lo importante y lo demás eran añadidos.

 Producción versus Protocolo.

Para aclararle mi punto de vista le hice la misma pregunta que lancé ayer en twiter

Este es el resumen del inicio de la conversación:

-¿Cuál es el evento más grande que se puede organizar?

-Pues no sé, posiblemente unas olimpiadas, me dijo a bote pronto.

– Dime el que  consideres más  grande y complicado y te demostraré como el protocolo tiene un papel fundamental. Le repliqué.

 Así seguimos un rato hasta que, después de decir lo típico, nos salió algo sorprendente.

Lo primero, en la reflexión que hicimos, es que un evento puede  ser muy complicado en su producción (un concierto gigante)  o en el número de asistentes (Unas Olimpiadas) o el más costoso (una producción de cine) o incluso  el que tuviese mayor repercusión mediática (El entierro de Lady Di), pero sin embargo no por ello tiene que ser el más grande

  • Parece obvio que un evento puede ser de enorme complicación en su producción pero puede ser un evento pequeño.
  • En cuanto al número de asistentes, pensamos en los Juegos Mediterráneos de Almería 2005,donde nos propusimos organizar  la ceremonia de inauguración pensando que teníamos 35.000 invitados a un evento que iba a durar tres horas, eso sí con un montón de colectivos y un sin par de rangos en cada colectivo. El primer gran grupo considerado como invitados era el público, que compraba las entradas. Unos 33.000. El resto eran, en múltiples grados distintos lo que solemos llamar “invitados Vip” también con una cantidad muy importante de diferentes rangos, empezando por los Reyes de España, y acabando por aquellos compromisos que las instituciones de Almería tenían pero que eran ningún cargo político, deportivo o de cualquier otro tipo, y todo ello pasando por patrocinadores, Representantes de instituciones, autoridades de todas las administraciones públicas y autoridades deportivos, así como la prensa.)
  • Llegamos a la conclusión de que los eventos más grandes son aquellos que, cumplen todos estos requisitos: Gran producción, Gran poder mediático, Gran número de asistentes y Gran coste.
  • Hay ejemplos de todo ello: el Entierro de Lady DI cuyo acto lo vieron 1.200 millones de personas, pasando por unas olimpiadas, una toma de posesión de un Jefe de estado, el entierro de un Papa o incluso la final de la Super Bowl.

Todos ellos,  además de un gran número de “invitados” son muy complejos en su producción, tienen un gran poder mediático y un alto coste económico .

Pero………………………. Llegó el segundo  gin tonic.

Y lanzados en nuestra conversación descubrimos que había eventos más grandes todavía y no por ello tenían que cumplir los requisitos antes aludidos.

Ahí pille a mi amigo cuando le expuse, así a la brava y con un descaro rayano en la locura:

 LOS EVENTOS MÁS GRANDES, SON AQUELLOS QUE NECESITAN UNA MAYOR CANTIDAD DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN.

Me miró con cara rara, dándome a entender que me había sentado mal la bebida, pero me puse a explicarle razonando.

Lo primero el concepto.

PROTOCOLO: TÉCNICAS PARA ORGANIZAR CUALQUIER TIPO DE ACTO AL SERVICIO DE LO QUE EL ANFITRIÓN QUIERE TRANSMITIR

El evento más grande necesita: PROCEDIMIENTO  EN LA APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS.

A partir de ahí, ¿cómo le convencía yo de que eso era lo necesario para organizar el evento más grande que se pueda?  Pues lo hice con un ejemplo.

Aquí lo tenéis:

Acababa de suceder la catástrofe de Haití, e impresionado, me dediqué a seguir los pasos que la ayuda internacional estaba dando.

Siguiendo lo que se estaba haciendo, desde mi deformación profesional de organización, cada día me enfadaba más. No podía ser como se estaba organizando esto:

¿Cómo es posible que lo primero que hicieron muchos países fuera,  enviar comida?

NO LO ENTENDÍA.

  • Hubo una cantidad importante de comida que se pudrió en los aeropuertos de los países cercanos pues no se podía aterrizar ya que el aeropuerto de Santo Domingo estaba prácticamente destrozado. A nadie se le ocurrió que para suministrar ayuda lo primero es llegar
  • Aquellos aviones que pudieron aterrizar solo pudieron descargar la comida pero se empezó a pudrir ya que no se podía trasladar pues las carreteras estaban destrozadas. A nadie se le ocurrió que antes de la comida y de los médicos, era necesario enviar unos ingenieros y cuerpos de trabajo que rehabilitasen los accesos
  • No había camiones para su traslado. A nadie se le ocurrió que había otras necesidades  previas para poder facilitar las importantes.
  • Cuando, por fin, llegaron camiones y pudieron trasladarla a núcleos urbanos necesitados, la gente ansiosa después de días sin agua potable, se abalanzo a los camiones estropeando gran parte de su carga. A nadie se le ocurrió la necesidad de mandar unas vallas para los repartos.
  • Llegaron cuerpos médicos pero, lógicamente con muy pocas medicinas y material sanitario. Todas esas cosas es más efectivo comprarlas en el sitio más cercano. Bueno pues los responsables no llevaban dinero en efectivo (los bancos cerrados y destrozados) con lo que no podían acceder a comprar nada a distintos proveedores los materiales necesario. A nadie se le ocurrió llevar dinero en efectivo y seguridad para su transporte
  • Así, ocurrieron un sinfín de cosas que costaron la vida a muchos y un gran sufrimiento a otros muchos más.

Este evento necesitaba de una GRAN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y DE UN PROCEDMIENTO ESTABLECIDO PARA QUE FUESE EFECTIVO.

Por esa razón di ayer en  twitter la pista de si en Ecuador se podría celebrar un GRAN EVENTO. Por favor que se procedimente la ayuda que necesitan después del terremoto de hace dos días.

Mi amigo estaba casi convencido de dos cosas:

1.- Mi aguante a los gin tonics y 2.- El protocolo se hace necesario e imprescindible.

Pero todavía le quedaban resquicios hasta que le planteé  que, para mí, EL EVENTO MAS GRANDE E IMPORTANTE NO ES OTRO QUE……………….

UNA GUERRA.

Hubo un general francés  que después fue emperador de Francia, que  inició la pérdida de  su imperio y la guerra contra el mundo  porque sus tropas se murieron de frío en la invasión de Rusia. Bien pues los alemanes, en la segunda guerra mundial, no aprendieron de Napoleón cuando cometieron el mismo error.

A un soldado hay que trasladarle, hay que darle de desayunar, comer y cenar, tiene que dormir, hay que trasladar heridos y muertos. Hay que uniformarles. Necesitan cuerpos médicos a los que hay que dotar de material quirúrgico y sanitario. Los soldados, necesitan de un sistema de comunicaciones, tienen que descansar y un mínimo de ocio.

En fin se requiere de una extensísima, complejísima, y costosa producción, con un poder mediático enorme y con un elevadísimo número de asistentes, pero todo ello, se va al traste si no  hay una CUIDADOSÍSIMA ORGANIZACIÓN que prevea todas estas cuestiones.

Tampoco aprendieron las tropas USA de Corea, Vietnam cuando en la guerra del golfo no tuvieron en cuenta la importancia de procedimentar todas estas cuestiones.

Mis agradecimientos aquí a @Susana_FP que, en una afán de generosidad, contestó a mi pregunta de cuál es el evento más grande, con un “Gerardo, el tuyo propio” Tener amigos es lo que tiene.

Del mismo modo a la respuesta de @luciablagar, pensando en eventos enormes, como pueden ser unas olimpiadas o  mejor, la cumbre de las américas. Y por supuesto a todos los demás que habéis intervenido en este “debatillo” con vuestras aportaciones

Algunos otros, como @MarinaEIP, se han atrevido con unas olimpiadas, toma de posesión de Obama y todo ello con el hastag #protocoloalogrande.

En la escuela Internacional de Protocolo, que siempre se protesta cuando se establece en alguna institución pública un puesto de protocolo dirigido, también protestamos cuando pasa esto y ya hemos mandado cartas al Consejo de las Naciones Unidas, Unión Europea, Unicef, Médicos sin fronteras,  y distintas ONGs,  reclamando UN PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN DE CATÁSTROFES Y DE CONFLICTOS ARMADOS.

Procedimiento=Planificación.

CADA COSA A SU TIEMPO.

Me gustaría mucho iniciar aquí un debate sobre estas cuestiones.

Espero vuestros comentarios. Muchas gracias.

Aquí la nota de prensa emitida por Ayuda en acción: file:///C:/Users/gerardo/AppData/Local/Microsoft/Windows/INetCache/Content.Outlook/36WH8LQR/NdP%20Ayuda%20en%20Acción_EMERGENCIA%20Terremoto%20Ecuador.pdf

que te lleva a un site, http://www.stopvulnerability.org/ecuador/  en el que como se puede ver, pide alimentos, agua y productos higiénicos, además de aportaciones en efectivo.

¿Por qué no se pide ayuda para la organización?

4 comments

  1. Excelente artìculo, pues cuando leì el tìtulo de cuàl serìa el evento màs grande a organizar se me vino a la mente enseguida unas Olimpìadas o el acto de recibimiento del Papa… pero sì, como organizadores de eventos debemos estar preparadas para muchas situaciones que a la vez pensamos que no van ocurrir y ocurren. Como persona que trabaja en esta àrea, debemos estar en la disposiciòn de resolver cualquier situaciòn que se nos presente con inteligencia y diplomacia; a parte de ser organizados.

    Desde aqui Venezuela, los leo y les sigo, deseando poder participar en algunos de los congresos, cursos o talleres que organiza la Escuela Internacional de Protocolo. Que viva el Protocolo.

    .

  2. Mil felicitaciones por el articulo.

    Está claro que el mayor evento…es la vida…y así lo hace constar por medio de esta catástrofe, dónde una vez más la organización, las imprudencias, y los errores son los mismos.
    Por desgracia tenemos experiencia en estos siniestros, y no aprendemos a reaccionar.

    Ante la pregunta del mayor evento que se puede realizar, uno se imagina, la gran voluminosidad del acto, de la gente que asiste, lo que se quiere recalcar, la importancia y el motivo…pero se nos ha escapado esta tragedia.

    Gracias por hacernos pensar…Claro que es el mayor evento, a pesar de que se trate de una desgracia no solo se dan todas las circunstancias, vía información, ayuda del exterior, conexión y vinculación entre diversos países…sino que necesita de una mayor organización protocolaria.

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