Localización de la sede y los espacios de un congreso (II)


En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede.localizacic3b3n_sede_congreso_protocolo_ii

 

 

Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada uno de ellos, pero en el caso de dudas, es conveniente realizar un estudio comparativo de los mismos porque a la hora de elegir un espacio determinado, tendremos siempre varias alternativas y la elección de una de ellas, vendrá dada por las características del congreso que vamos a realizar.

De manera general tendremos posibilidades de elegir entre:

  • Palacio de congresos y/o centros de convenciones
  • Salón en hotel
  • Salón de actos institucional
  • Otros espacios o locales

Vamos a ver las ventajas y desventajas que ofrecen estos espacios:

PALACIOS DE CONGRESOS Y/O CENTROS DE CONVENCIONES

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Se pueden celebrar eventos de distintos formatos, a la medida
  • Suelen disponer de salas paneladas y  adecuadas a todos los tamaños
  • Posibilidad de utilización de salas alternativas complementarias
  • Suelen estar equipados correctamente para el uso de las necesidades técnicas
  • Disponibilidad de espacios para catering
  • Suelen tener buenas comunicaciones en la ciudad
  • Son muy costosos
  • En algunos casos, construidos hace tiempo, no están suficientemente renovados en cuanto a equipamientos
  • Parámetros previamente establecidos bastante inflexibles

HOTELES

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Comodidad: mismo espacio que los alojamientos
  • Posibilidad de otros usos y servicios del hotel
  • Servicios confortables
  • Personal cualificado
  • Flexibilidad ante demandas concretas
  • Salones incluidos con el alojamiento
  • Localización céntrica en las ciudades
  • Facilidad de check in
  • Utilización de servicios del hotel
  • Personalización en habitaciones
  • Fácil transporte
  • Mezcla con otros  clientes del hotel
  • Caterings costosos
  • Construcción no específica para este tipo de eventos: especificaciones técnicas de salones no adecuadas ( alturas…)
  • Salas con capacidad pequeña o media
  • Identidad del congreso mezclada con la del hotel
  • Construcción  complicada de  escenarios

 

SALONES DE UNIVERSIDADES U OTROS ESPACIOS

VENTAJAS DESVENTAJAS
  • Espacios más económicos
  • Entorno más científico ( universidades)
  • Malas comunicaciones
  • Condiciones técnicas deficientes
  • Escasez de salones
  • Equipos técnicos deficientes
  • Necesidad de externalización de servicios
  • Edificios e instalaciones antiguos
  • No son específicos para este tipo de eventos. Poca versatilidad

En base al tipo de congreso que se esté organizando, en función del público potencial, y, sobre todo, en función del presupuesto se elegirá el espacio que se considere más conveniente.

¿Cómo realizar la elección del espacio?

Se deben estudiar dos tipos de aspectos para elegir el espacio adecuado:

  1. Requisitos generales: localización, presupuestos, capacidades, etc.
  2. Requisitos puntuales y específicos para el tipo de congreso que se organiza: necesidad de salas, cuestiones específicas de adaptación del espacio al evento, etc.

A partir de aquí, y una vez que las necesidades, los públicos, etc. se tienen claras, es necesario establecer REQUISITOS BÁSICOS E IMPRESCINDIBLES (si van a acudir 500 personas, es obvio que se necesita una sala de esas dimensiones) y REQUISITOS COMPLEMENTARIOS (aquellos que mejorarán la organización del congreso pero que en algún momento pueden ser prescindibles)

Para tener esto claro se deberá buscar un espacio que, en principio, pueda cumplir con esos requisitos básicos y a partir de ahí se deben inspeccionar los elegidos en base a las mejoras posibles de los requisitos complementarios. Estas visitas a los espacios suelen ser muy pesadas y prolongadas por lo que es muy conveniente planificarlas debidamente. Para ello, se deben seguir una serie de pasos, con el objeto de que no se deje nada olvidado y se pueda preguntar todo, por lo que es bastante efectivo hacer una lista con los requisitos que se necesitan aclarar en esas visitas:

REQUISITOS CONTRACTUALES:Todas aquellas cuestiones que afectan al uso del espacio y términos legales

  • Coste y presupuesto
  • Formas de pago
  • Utilización de otros servicios
  • Tiempos de montaje
  • Horarios
  • Cuestiones generales que puede abordar el espacio: limpieza, mantenimiento,etc

REQUISITOS TÉCNICOS: Necesidades técnicas y uso de las mismas.

  • Número, tamaño y tipo de salas alternativas
  • Equipamientos de proyecciones, luz y sonido
  • Cabinas de traducción
  • Proveedores exclusivos
  • Otros espacios necesarios
  • Capacidad de adaptación a las necesidades propias
  • Facilidades de transporte
  • Posibilidades de montajes y desmontajes
  • Etc.

REQUISITOS ORGANIZATIVOS.

  • Espacios para salas de atención
  • Acreditaciones
  • Guardarropa
  • Ayudas en montajes
  • Horarios de cierre y apertura
  • Transportes
  • Comercios cercanos
  • Servicios médicos
  • Etc.

Si la visita es a un hotel es conveniente contemplar, además de lo anterior:

–Alojamiento y servicios mínimos

–Habitaciones disponibles
–Release
–Horarios de llegadas y salidas
–Servicios incluidos en hotel
–Amenities
–Horario general

–Reuniones pre congreso
–Periodo de congreso
–Reuniones post congreso

–Número y tipo de salas (aforo)
–Estado y tipo del mobiliario
–Posibilidades de decoración y escenografía
–Servicio de alimentos
–Manejo de recepción y registro
–Trato del personal

REQUERIMIENTOS DE OTROS ESPACIOS

  • Salas de juntas
  • Espacio para ferias complementarias
  • Áreas de servicio
  • Estacionamientos
  • Horarios de comidas y cenas

REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS

  • Borrador de programa
  • Instalaciones
  • Equipos
  • Servicios generales y concretos

En la próxima entrega estableceremos la mejor forma de desarrollar y desglosar la MEMORIA PREVIA que vimos en el capítulo 2 en los tres documentos básicos que nos van a servir para ir planificando el contenido científico , la promoción y difusión del congreso y la organización intrínseca del mismo:

  • DOSSIER DE PRESENTACIÓN
  • PROGRAMA PRELIMINAR
  • DOCUMENTO DIRECTOR

Y a partir de ahí, ya con todos los datos y el trabajo previo realizado,  nos meteremos de lleno  con la  planificación de la Secretaría Técnica, pieza fundamental de la ejecución de cualquier congreso

y……………… ACORDAROS:

NOS VEMOS EN VALLADOLID

La isla mas protocolaria del mundo: La isla de los faisanes


Ha caído en mis manos una noticia que me ha llamado la atención. Su titular es:

La isla que pertenece seis meses a España y seis meses a Francia

Este martes pasa a manos galas la Isla de los Faisanes, el condominio más pequeño del mundo

Aquí tenéis el interesante  ENLACE A LA NOTICIA:

 

Es muy curiosa esta isla, y tiene historia.paz-de-los-pirineos

La Isla de los Faisanes, en la que no hay faisanes,  Está en el río Bidasoa, que hace frontera entre España y Francia. No mide mas de un campo de fútbol y sin embargo ha sido el escenario protagonista de uno de los acontecimientos protocolarios más bonitos de los que he visto.Allí se firmó en 1659 la llamada paz de los Pirineos entre Francia y España ( Rey Sol, Luis XIV  y  Felipe IV) que daba fin a la guerra de los treinta años.

Este tratado, se firmó después de una exhaustiva preparación protocolaria del acto en la que se debatieron los términos del acuerdo entre los que estaba el enlace matrimonial entre la hija del Rey español, María Teresa de Austria con el Rey Sol.

Se dice, se comenta, que lo exhaustivo de la preparación y de la ejecución fueron la causa del agotamiento del  Pintor D. Diego Velázquez  que ocupaba el cargo de  Gran aposentador de la Corte de Felipe IV, entre cuyas funciones estaban las de regir el protocolo regio, que pocos meses después le causó la muerte.

FUE CLARAMENTE UN ÉXITO DEL PROTOCOLO.

Os remito al post que escribí el 29 de enero de 2012, hace cinco años, y en el que explicaba , un poco novelado, cómo se produjo este acontecimiento, en el que dominó el protocolo para salvar la economía y la política de los dos países en litigio. (del que, por cierto, los políticos actuales deberían tomar nota)

Pinchad en el enlace que es interesante:

LA PAZ DE LOS PIRINEOS

Vista de la Isla de los Faisanes,       Cartel informativo frente a la isla

 

Desarrollo Científico del Congreso


Hemos mandado un boletín a los mas de 30.000 registros que constan en nuestra base de datos, informando de los avances en el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO.

Aquí os lo replico, no sin antes dar las GRACIAS a todos los ponentes que nos están ayudando a marcar un antes y un después de la celebración de este congreso:

Ya lo tenemos casi listo.

A falta de cuatro meses ya tenemos conformada una parte muy importante del desarrollo científico del congreso y que se desarrollará tal y como habíamos. prometido: De manera novedosa, adaptada a os tiempos y haciendo de este encuentro una EXPERIENCIA ÚNICA.

Un verdadero lujo los ponentes que nos van a acompañar. Aquí los podéis ver a todos a falta de las últimas incorporaciones:  su foto, su curriculum y su resumen de ponencia

http://www.congresoprotocolovalladolid.com/el-congreso/ponentes-y-ponencias

 Y Aquí tenéis el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO.

Pinchad en los enlaces para verlo con detalle.

13 Mesas de Especialización desarrolladas por 41 Ponentes
25 Exposiciones de Casos con 26 Ponentes internacionales
16 Experiencias Culturales de Protocolo, Comunicación e Imagen personal
4 Vivencias Personales
4 Talleres Prácticos

NOS VEMOS EN VALLADOLID

CONGRESO@PROTOCOLO.COM

Novedades en el Congreso ( XVI CIPROVALLADOLID): La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil.


Seguimos trabajando  en la planificación del congreso y tenemos novedades que queremos compartir con todos y que os iremos contando  en este blog.

APP DEL CONGRESO- GRATUITA

Ya tenemos lista la APP del Congreso que todos, congresistas o no, podrán disfrutar.APP2.PNG

 

Ya se puede bajar, de manera gratuita, a cualquier  Smartphone  desde las tiendas, mediante una sencilla búsqueda en las diferentes tiendas con :

CIPROVALLADOLID17

ES GRATUITA

 

Es una APP muy intuitiva y que consta de TRES partes fundamentales: APP CONGRESO

1.- INFORMACIÓN :

En las cinco primeras pestañas, se encontrará:

INFORMACIÓN GENERAL: Toda la información del congreso y de la ciudad

UBICACIONES– Dónde se encuentra cada sitio del congreso

PROGRAMA: Programa con horarios de todo lo que va  a ocurrir en el congreso

PONENTES: Relación detallada de todos los ponentes, con su curriculum vitae, su foto y el abstract de su ponencia

ÁREAS: Se insertará el programa horario de cada espacio y área del congreso

2.- INTERRELACIÓN ENTRE TODOS, 

En las siguientes 4 pestañas, se podrán utilizar las herramientas necesarias para poder conectarse entre los asistentes (UNO DE LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE ESTE ENCUENTRO)

REGISTRO: Con el fin de salvaguardar la protección de datos, no utilizaremos los que tenemos procedentes de la inscripción sino que cada uno se podrá registrar  incorporando sus datos a su gusto. Cada persona registrada incorporará su propia clave para para poder entrar en el resto.

MUROS: Hemos configurado un macro chat para que los asistentes puedan hablar entre ellos, ya sea uno a uno o en grupos. Se podrá conectar con un ponente determinado, hacer preguntas, intercambiar contactos, hacer citas en el propio congreso, etc. a gusto de cada uno.

ENCUESTAS: Sin faltar al respeto a cada ponente, podremos por medio de esta pestaña valorar de manera instantánea y on line todo lo que está ocurriendo en el congreso

ASISTENTES.- Todo aquel que dé permiso, tendrá a disposición de los demás sus datos de contacto, convirtiendo esta pestaña en un auténtico tarjetero de contactos de los asistentes al congreso.

3.- INFORMACIONES PUNTUALES Y DEL MOMENTO

LUGARES.- Por medio de esta pestaña, no solo podremos encontrar todos los lugares donde estén pasando cosas en el congreso, sino que por medio del GPS, se controlará la ubicación de cada uno y le dirigirá en plano hacia el lugar deseado.

AVISOS.- Continuamente, se dispondrá de una persona que estará enviando avisos a todos de lo que está ocurriendo en cada momento del congreso, pudiendo de esta manera conocer de primera mano y de manera instantánea cualquier cosa que sea de interés.

Con esta APP, también estamos contribuyendo a utilizar menos papel y poner nuestro granito de arena para cuidar el medio ambiente.

Además, tenemos otras novedades de las que iremos informando y que ya os adelanto:

“VAMOS A HACER EL ESCENARIO ENTRE TODOS”.

La próxima semana os contaremos cómo lo vamos a hacer, pero será una experiencia estupenda: Todo aquel que quiera va a participar aportando sus ideas para configurar el escenario. TODAS LAS IDEAS SE EJECUTARÁN

OTRA NOVEDAD QUE YA ESTAMOS IMPLEMENTANDO:

E BOOK, GUÍA RÁPIDA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS.

Otra de las cosas en las que estamos trabajando, como se puede ir viendo, es la elaboración de una GUÍA sobre la planificación y ejecución de los congresos y de la que ya llevamos 4 entregas.

Como actividad de comunicación para  todos, estamos desarrollando distintas entregas que vamos incorporando al blog del Congreso y, con el que pretendemos ofrecer una actividad previa del congreso que genere valor para todos aquellos interesados. Sean o no, congresistas.

http://www.congresoprotocolovalladolid.com/noticias

Cada lunes y, hasta  una semana antes del inicio del congreso, durante estos cinco meses, publicaremos una entrada con un tema concreto con una infografía resumen de lo expuesto para que al final, pondremos a disposición de todos de manera gratuita el  E BOOK.

¿Cómo trabajar para elegir la sede de un congreso?


Cuando hablamos de la SEDE de un congreso, nos referimos a la ciudad en la que se va a celebrar.
La elección de la ciudad es importante ya que es un atractivo para los públicos potenciales por un lado, y por otro, hay que tener en cuenta las infraestructuras que posea en lo que se refiere a oferta hotelera, localización, y un largo etcétera que vamos a desglosar. Además en función de la cantidad de asistentes previstos, incluso hay ciudades que se postulan para albergar el congreso ofreciendo a los organizadores determinadas ventajas debido al impacto económico y mediático que produce la celebración del congreso.

En muchas ocasiones, cuando los promotores del congreso sacan a concurso el mismo, se imponen una serie de condiciones establecidas en las bases para adjudicar la sede.

Factores a tener en cuenta para el estudio de la elección de la sede: localización sede congreso protocolo

  • Localización e historia
  • Motivos e implicación d la ciudad en el congreso
  • Apoyo institucional
  • Repercusión mediática y posibles patrocinios
  • Las comunicaciones
  • Posibilidad de programa social
  • El clima
  • Infraestructuras e instalaciones
  • Capacidad hotelera
  • Tradición de congresos anteriores
  • Oferta de ocio y de cultura de la ciudad
  • Coincidencia con otros eventos que puedan colisionar con el congreso, o complicar el alojamiento o encarecer los servicios
  • Posibilidades turísticas en ciudad y en la región más próxima de interés cultural, geográfico, histórico o gastronómico
  • Coincidencia con fiestas religiosas, locales o nacionales
  • Seguridad y estabilidad política
  • Sistema sanitario: Vacunaciones especiales, etc..

    Una vez analizada la ciudad sede según sus cualidades o defectos hay que seguir estudiando otras cuestiones para elegirla definitivamente. HAY QUE ELEGIR LOS ESPACIOS donde se van a celebrar las distintas actividades a realizar.

Vamos a centrarnos en el ESPACIO donde se va a alojar el Congreso.Caben las siguientes alternativas a analizar:
● Palacio de congresos
● Centros de convenciones
● Salón en hotel
● Salón de actos institucional ( institución pública, privada o universidad)
● Otros espacios o locales

La elección de cualquiera de estas alternativas dependerá de distintos factores pero fundamentalmente se deberá elegir en función, en primer lugar, del presupuesto del que se disponga a sabiendas que cada alternativa tendrá sus ventajas e inconvenientes y se deberá encontrar el equilibrio siempre pensando en los asistentes.

Una vez determinado el tipo de espacio, que deberemos adaptar en función del presupuesto, será preciso analizar con detenimiento LAS NECESIDADES que se van a demandar a este espacio para que cumpla los REQUISITOS BÁSICOS exigidos en la celebración del congreso.
Cuáles son estos requisitos a contemplar:

• La mejor o peor localización del espacio a elegir dentro de la ciudad (mucho espacios se encuentran alejados del centro de la ciudad y eso convierte a los congresistas en “ermitaños” en el propio congreso dificultándoles las actividades turísticas y de ocio.
• La duración del congreso. Habrá que contemplar también los días de montaje y desmontaje.
• La envergadura del congreso, teniendo en cuenta el número total de asistentes y por tanto, los aforos y los servicios que se van a necesitar. (¡cuidado con  los planes de seguridad!)
• El número de salas de intervenciones en función del programa científico
• Posibilidades técnicas de dichas salas.
• El número de salas de apoyo que se puedan necesitar: salas de prensa, salas vip, sala de ponentes, etc.
• Disposición de espacios adecuados para la Secretaría técnica
• Posibilidades de espacios comunes bien para los descansos o bien para los sitios de exposición si se van a ofrecer, etc.
• Posibilidades de carga y descarga para montajes y desmontajes

En este análisis de elección del espacio donde se va a celebrar el congreso, cabe destacar la necesidad de estudiar muy detenidamente las salas principales donde se va a dearrollar el congreso.

EL SALÓN PLENARIO

Para seleccionar el salón plenario, deberemos de tener en cuenta lo siguiente:
• Aforo
• Determinación horaria
• Accesibilidad
• Comodidad ( teatro – escuela)
• Ventilación
• Iluminación
• Acústica
• Indicativos/ señalética
• Mantenimiento
• Instalación técnica
• Escenario
• Posibilidades de escenografía y puesta en escena

Atendiendo al aforo previsto, hay que tener en cuenta dos grandes premisas:
• Sala grande y pocas personas da sensación de Frialdad
• Sala pequeña y muchos asitentes, incomodidad y agobio
Esta es una cuestión complicada ya que normalmente las reservas de espacio deben hacer con una antelación de no menos de un año y no se conocen números exactos de asistencia.

También se hace preciso analizar otras cuestiones, antes de elegir, como son:

Antesala:
Stand de azafatas
Entrega y recogida de auriculares
Entrega y recogida de móviles
Recados para el salón plenario
Control de entrada al salón
Acreditaciones
Capacidad necesaria:
Escuela / Teatro
Posibilidades de decoración
Traseras e identidad
Escenario:
Mesa de presidencia. Autoridades
Atril
Colocación Comité Organizador

Salas alternativas

• Sala de prensa: necesidades según funciones
• Sala de secretaría
• Sala de trabajos y almacén
• Sala Vip
• Despacho Director Comité Organizador
• Sala de traducción simultánea
• Sala de reprografía
• Salas auxiliares…..

Así como los servicios que podremos necesitar y que detallamos algunos a modo de ejemplo:
– presentaciones y proyecciones audiovisuales
– espacios habilitados como tarimas o escenarios
– la alimentación
– pausas y esperas: un servicio completo para todos los asistentes.
– mobiliario adecuado
– servicio Wi-Fi
– ubicación y transporte
– servicio profesional de azafatas
– servicio de traducción simultánea
– montajes y desmontajes
– otros servicios

En la próxima entrega continuaremos hablando de la elección de la sede y desgranaremos ventajas e inconvenientes de la elección de los distintos tipos de espacios que se pueden contemplar para la celebración de un congreso.

El Protocolo NO ES IGUAL a la Educación


Esta es una de las máximas que van a estar presentes los tres días del XVI Congreso Internacional de Protocolo,Comunicación Corporativa, Imagen personal y Organización de Eventos

Y todo ello, no solo lo veremos sino que lo viviremos:APRENDER HACIENDO

Por medio de la coordinación de las disciplinas comunicativas, insertaremos el protocolo en el campo profesional, donde se merece : LA COMUNICACIÓN GLOBAL

Y veremos que no es posible organizar un evento sin tener en cuenta el plan estratégico de comunicación global de la entidad compuesto por acciones puras de comunicación, marketing, relación pública, publicidad e imagen institucional o personal. Todo ello potenciado por un buen hacer protocolario tanto en la organización de eventos como en las acciones diarias de relación social y profesional.

Aquí os paso la transcripción de la entrevista que me hicieron en ABC el pasado día 13 donde explicamos conceptos y en qué va a consistir el Congreso:

http://www.abc.es/espana/castilla-leon/abci-espana-harvard-protocolo-201707161823_noticia.html

El próximo mes de noviembre Valladolid se convertirá en el centro del «mapa delGERARDO EN ENTREVISTA ABC protocolo» gracias al XVI congreso internacional sobre esta materia que acogerá la capital vallisoletana. Un asunto que es una «auténtica herramienta de comunicación» y que está rodeada de muchos tópicos, según el presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, Gerardo Correas, organizador de este evento al que asistirán representantes de cuarenta países y que regresa a España tras cinco años.

-¿Qué esperan de este congreso?

-Nos hemos creado unas expectativas tremendas. Esperamos que los profesionales de la comunicación, no sólo del protocolo, se unan para debatir la necesaria coordinación de todas estas disciplinas y todo esto es lógico porque la transversalidad ya es fundamental para el desarrollo de cualquier tipo de profesional. Esperamos además que sea un congreso basado sobre todo en la experiencia, que los asistentes vivan el congreso. No habrá conferencias magistrales ni ponencias doctrinales.

-¿Se suele confundir protocolo y educación?

-Se confunden, desgraciadamente. La educación sirve para poder convivir y en protocolo hacemos actos sociales donde interviene la educación, pero no es lo mismo, para nada. El protocolo son técnicas para organizar. Es una pena que el protocolo se quede solamente en el saber estar o en la educación social.

-¿También las empresas comienzan a darle importancia a este área?

-En todos los sectores de la sociedad. Cuando tú organizas un cumpleaños en casa, ya estás haciendo protocolo, y en las empresas es brutal porque lo que hacemos ahora es proponer el establecimiento de procedimientos de calidad en la atención protocolaria. El protocolo de empresa sirve para mejorar la cuenta de resultados.

-¿Los jóvenes se interesan por este tema?

-Se interesan muchísimo. Lo vemos en la enorme demanda de estudiantes que quieren entrar en la Escuela Internacional y la gran demada que existe entre los emprendedores que forman sus pautas de trabajo y actuación y ya trabajan el protocolo como las mejores técnicas para relacionarse, aunque quizá no lo sepan.

-¿Se respetan las normas de protocolo actualmente?

-Hay que terminar con la idea de que las normas de protocolo son inflexibles. No existe lo correcto y lo incorrecto, lo que existe es el criterio con el que tú decides que vas a actuar, y aciertas o te equivocas. El protocolo son técnicas de organización, pero siempre en función de lo que el anfitrión quiere transmitir. Por lo tanto, no hay cosa más flexible que esta, que es lo que lo hace apasionante. Es algo absolutamente creativo lo que uno hace por la mejor imagen que quiere transmitir.

-¿Ha evolucionado a lo largo del tiempo?

-Mucho. El protocolo era un instrumento del poder que separaba al poderoso del gobernado. Ha evolucionado porque el mundo también lo ha hecho. No hay un protocolo bueno o malo. Lo que hay es un protocolo adaptado a las vidas.

-¿Es la clase política la que menos cumple el protocolo?

-La clase política cumple perfectamente con el protocolo porque parte de su trabajo es lanzar una imagen determinada. La cuestión es que estamos pensando que los políticos cumplen el protocolo con el orden de ubicación, de entrada o precedencias, pero no sólo eso es el protocolo, sino cómo trasladan y cómo tienen perfectamente estudiado sus acciones públicas. Ahora esto es muy divertido, ahora uno aparece con camiseta abierta otro sin corbata…Quieren trasmitir cuestiones distintas, otra cosa es que guste más o menos. Estamos en el mundo de los hechos, no de la opinión.

-En la visita del Rey a Inglaterra se ha visto mucho respeto por el protocolo, ¿tiene que aprender España de otros países?

-En España se hace un espléndido protocolo, con una tradición tremenda. Es el Harvard del protocolo. Se ha adaptado perfectamente porque tenemos la suerte de haber tenido muchos profesionales dedicados a adaptar el protocolo al mundo actual, cosa que en otro países es incipiente. El mérito que tiene Reino Unido es que, con un peso de la tradición tan enorme, su protocolo resulta moderno y actual. Tienen distinta cultura a la nuestra.

entrevista en ABC

 

El Análisis preliminar y La Memoria previa del Congreso


Se hace necesario, antes de ponerse a trabajar en el congreso, realizar un análisis preliminar con el objeto de sentar las bases previas organizativas al mismo tiempo que se elabora el documento necesario para poder concursar a la hora de postularse ante la entidad promotora para conseguir el contrato de organización.

Este ANÁLISIS PRELIMINAR, estará compuesto de las siguientes acciones:

1.BRIEFING

Lo primero que aconsejamos, es realizar un BRIEFING EXHAUSTIVO, con el que conseguiremos definir la FILOSOFÍA Y OBJETIVOS del congreso.

Hay que tener claro antes de ponerse a trabajar, el porqué del congreso, el para qué, la concreción de los objetivos generales y específicos, que nos permitirán marcar pautas generales para los contenidos científicos, los aspectos sociales de relación del congreso, definir la carga de turismo de la ciudad sede, así como la  necesaria interrelación entre los profesionales.

La realización del briefing es difícil.  Proponemos confeccionar un “check list” con algunos de los puntos principales que se deben contemplar, pero que se debe adaptar a las características singulares de cada congreso:

  • Tipo de evento del que se trataanc3a1lisis_preliminar_de_congreso_protocolo
  • Objetivos generales de la institución promotora
  • Objetivos específicos del evento
  • Públicos objetivos posibles
  • Caracterisitcas de las Localizaciones posibles
  • Aportaciones lúdicas al congreso
  • Necesidades de caterings
  • Métodos de acreditación
  • Azafatas
  • Regalos
  • Seguridad
  • Fecha
  • Duración
  • Necesidades técnicas
  • Tipo de traducción

2. ANÁLISIS DE PÚBLICOS OBJETIVOS

  • Conocimiento EXHAUSTIVO del sector al que va dirigido el congreso
  • Características de ese público o públicos
  • Niveles profesionales
  • Origen de los posibles asistentes
  • Intereses profesionales
  • Intereses turísticos
  • Nivel adquisitivo
  • Colectivos profesionales del sector
  • Intervalos de edad
  • Costumbres y valores
  • Necesidades del sector

3. IMPACTOS DEL EVENTO

Es muy conveniente conocer previamente la problemática del sector, para definir los impactos que el congreso deberá tener no solo en el propio mercado sino  en la entidad promotora y en otros aspectos.

  • Tendencias
  • Oportunidades y retos ante la situación del sector
  • Intercambios y experiencias
  • Posicionamiento de la institución
  • Impactos en la ciudad sede
  • Problemáticas del sector y posibles soluciones
  • Importancia de los profesionales en el sector
  • Impactos indirectos en otros sectores
  • Encuentros entre participantes
  • Imagen y marca país y ciudad 

    A partir de este ESTUDIO PRELIMINAR deberemos realizar una MEMORIA PREVIA que, como decimos, nos podrá servir de propuesta de presentación a efectos de concursos para postularnos a la organización del congreso.

    Esta MEMORIA PREVIA, deberá contener todas las piezas que se van a tratar en la organización establecidas de manera general. Se trata de una exposición de todas las cuestiones en las que van a intervenir, incorporando los datos previos que se tengan de ellas.

    Una relación general de asuntos a incluir en la memoria previa (siempre teniendo en cuenta que habrá que adaptarlo a las singularidades de cada congreso) son:

    • ORGANIZACIÓN INTERNA DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN
    • PROYECCIÓN DEL CONGRESO
    • COMITÉ ORGANIZADOR
    • COMITÉ EJECUTIVO
    • COMITÉ CIENTÍFICO
    • SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA
    • PROGRAMA PRELIMINAR
                    Carta de bienvenida
                    Sede del Congreso
                    Comités
                    Secretaría General Técnica
                    Agencia de Viajes
                    Certificados de asistencia
                    Reconocimientos oficiales
                    Programa tentativo
                    Almuerzos de trabajo
                    Sala de ponentes
                    Sala de prensa
                    Sala VIP
                    Sala de secretaría
                    Apoyo institucional
                    Inscripciones
                    Información general
                   Forma de pago
                   Cuotas
                   Cancelaciones y cambios
                   Alojamiento
                   Transporte
    • IMAGEN CORPORATIVA. DOCUMENTACIÓN
    • PÁGINA WEB
    • SEDE – SEÑALÉTICA
    • RESTAURACIÓN Y CATATERING
    • PROTOCOLO PREVIO
    • GESTIÓN DE  PONENTES
    • DOSSIERES,
    • PATROCINADORES
    • PROGRAMA SOCIAL
    • PROGRAMA SOCIAL DE ACOMPAÑANTES
    • OTRAS CUESTIONES

    De todos estos puntos, se hará un bosquejo inicial en el que se incluirán las intenciones de la entidad promotora del congreso y se constituirá este documento en el texto base a seguir a lo largo de todo el proceso de planificación.

    Incluso explicando a la perfección el método a seguir en cada punto y el trabajo que se va a realizar, este documento bien maquetado para una presentación adecuada, junto con las credenciales y experiencias de los organizadores en una verdadera PRESENTACIÓN DE CANDIDATURA  a enseñar a cualquier entidad.

    De este documento, saldrá, así mismo, un dossier inicial que ampliado en algunos parámetros,  será muy útil para la presentación ante instituciones, posibles patrocinadores, etc.

    Todos  y cada uno de estos puntos los iremos desglosando y ampliando en los posteriores capítulos que se desarrollarán.